Информационное обеспечение в планировании

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Марта 2011 в 21:57, реферат

Описание работы

Целью работы является изучение современного состояния информационного обеспечения в планировании на предприятиях торговли.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1) ознакомиться с сущностью и особенностями информационного обеспечения;

2) определить назначение информационных технологий;

3) рассмотреть автоматизацию планирования и правления;

4) изучить информационное обеспечение стратегического планирования;

5) ознакомиться с термином «контроллинг».

Файлы: 1 файл

Информац. обеспеч. в планировании.docx

— 74.53 Кб (Скачать файл)
 
     
      
     

     Из  таблицы 1 видно, что стратегическое управление в реальном масштабе времени опирается, преимущественно, на сугубо специальную информацию, которая необходима только в конкретный момент возникновения той или иной угрозы со стороны внешней среды. В отличие от него, стратегическое планирование является периодическим инструментов в руках многих руководителей. Поэтому оно требует периодических наблюдений за одним и тем же набором основных параметров, характеризующих ту или иную стратегическую зону хозяйствования с целью составления рекомендаций для выбора стратегий, оценки и контроля выбранной стратегии.

     Согласно  системе стратегического планирования, руководители при использовании данного вида управления в компании в процессе принятия решений опираются на периодическую информацию, которая представляется им в виде рекомендаций матриц стратегического анализа, анализа возможностей и угроз, а также на информацию о внутреннем состоянии компании, наличии стратегических резервов, данные о кадрах и т.д.

     Учитывая  специфику стратегического управления и планирования и опираясь на вышеизложенные данные, всю информацию об окружающей среде компании, которую руководители используют для принятия решений, целесообразно  разделить на внешнюю и внутреннюю. К внешней информации относится  как информация обо всех участниках того или иного рынка, так и  о непосредственном окружении.

     При этом матрицы стратегического анализа  строятся, в основном, по данным о  внешней среде, в то время как  анализ возможностей и угроз, сильных  и слабых сторон организации предполагает исследование как внешних, так и  внутренних факторов. Окончательные данные по информационной потребности системы стратегического планирования в конкретных показателях представим в таблице 2.

Таблица 2 – Показатели, характеризующие состояние окружающей среды предприятия в системе стратегического планирования.

     Внешняя информация Внутренняя  информация
     Темпы роста отрасли;

     Относительная отраслевая норма прибыли;

     Цена  покупателя;

     Приверженность  покупателя торговой марке;

     Значимость  конкурентного упреждения;

     Относительная стабильность отраслевой нормы прибыли;

     Технологические барьеры для входа в отрасль;

     Значение  договорной дисциплины в отрасли;

     Влияние поставщиков в отрасли;

     Влияние государства в отрасли;

     Уровень использования отраслевых мощностей;

     Заменяемость продукта;

     Имидж отрасли в обществе;

     Перспективы развития;

     Дифференциация  продукции;

     Особенности конкуренции;

     Норма прибыли в отрасли;

     Ценность  потребителя;

     Преданность потребителя торговой марке;

     Покупатели - географическое положение, демографические  характеристики, социально-психологические  характеристики, отношение покупателей  к продукту;

     Поставщики - стоимость поставляемого товара, гарантия качества, временной график поставок, пунктуальность и обязательность выполнения условий поставщиком;

     Конкуренты - выявление слабых и сильных сторон;

     Рынок рабочей силы;

     Экономические факторы - величины ВНП, темпов инфляции, уровня безработицы, процентной ставки, производительности труда, норм налогообложения, платежного баланса, норм накопления и т.п.;

     Политические  факторы - ясное представление о  намерении органов государственной  власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых  государство намерено проводить  в жизнь свою политику;

     Рыночные  факторы - многочисленные факторы, которые  могут оказать непосредственное воздействие на успехи  и провалы организации;

     Технологические факторы - возможности, которые наука  открывает для производства новой  продукции;

     Международные факторы - угрозы и возможности могут  возникнуть в результате легкости доступа  к сырьевым материалам, деятельности иностранных картелей (например, ОПЕК), изменений валютного курса и  политических решений в странах, выступающих в роли инвестиционных объектов или рынков;

     Правовые  факторы - изучение законов и других нормативных актов, действенность  правовой системы;

     Социальные  факторы - отношение людей к работе и качеству жизни, демографическая  структура, разделение ценностей, рост населения, уровень образования  и т.д.

Кадры фирмы, их потенциал, квалификация, интересы;

Организация управления;

Производство, включая операционные и технико-технологически характеристики и научные исследования и разработки;

Финансы фирмы;

Маркетинг;

Организационна культура;

Охват дистрибьюторской сети;

Эффективность дистрибьюторской сети;

Технологически навыки;

Ширина и глубина  товарной линии;

Оборудование  и месторасположение;

Эффективность производства;

Кривая опыта;

Производственные  запасы;

Качество продукции;

Научно-исследовательский  потенциал;

Экономия масштаба производства;

Послепродажное  обслуживание;

Кадры.

 

     Таким образом, информационное обеспечение  стратегического управления и планирования в общем виде строится с использованием вышеизложенных показателей, которые  называются стратегической информацией.  
 

     5 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ 

      5.1 Информационные системы планирования  и управления предприятием 

     Информация  – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и  т.п.), которые уменьшают имеющуюся  степень неопределенности, неполноты  знаний, отчужденные от их создателя  и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в  виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно  воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

     Информация  позволяет организациям:

       - осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

       - определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

       - принимать обоснованные и своевременные решения;

       - координировать действия подразделений в достижении целей. 

       Информационная  потребность – осознанное понимание  различия между индивидуальным знанием  о предмете и знанием, накопленным  обществом. 

       Данные  – информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.  

       Документ  – информационное сообщение в  бумажной, звуковой, электронной или  иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном  порядке. 

       Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением  и защиты от несанкционированного доступа.  

       Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере. 

       Информационные  ресурсы – весь имеющийся объем  информации в информационной системе.  

       Информационная  технология – система методов  и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления  и использования информации. 

       Автоматизация – замена деятельности человека работой  машин и механизмов. 

       Информационная  система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией. 

       Миссия  информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для  осуществления управления организацией.  

       Обычно  в системах управления выделяют три  уровня: стратегический, тактический  и оперативный. На каждом из этих уровней  управления имеются свои задачи, при  решении которых возникает потребность  в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы  обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы  и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой  для принятия соответствующих решений.  

       В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами. 

       Информационный  продукт или услуга – специфическая  услуга, когда некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированная производителем для  распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется  в пользование потребителю. 

       В настоящее время бытует мнение об информационной системе как о  системе, реализованной с помощью  компьютерной техники. Это не так. Как  и информационные технологии, информационные системы могут функционировать  и с применением технических  средств, и без такого применения. Это вопрос экономической целесообразности.  

       Преимущества  неавтоматизированных (бумажных) систем:

       - простота внедрения уже существующих решений;

       - они просты для понимания и для их освоения требуется минимум тренировки;

       - не требуются технические навыки;

       - они, обычно, гибкие и способны к адаптации для соответствия деловым процессам. 

       Преимущества  автоматизированных систем: в автоматизированной ИС появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных. 

       Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую  совокупность частных решений и  компонентов их реализации, в числе  которых:

       - единая база хранения информации;

       - совокупность прикладных систем, созданных разными фирмами и по разным технологиям. 

         Информационная система компании должна:

       - позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

       - постоянно совершенствоваться и развиваться;

       - быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;

       - соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии. 

       Итак, информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию о всех бизнес-процессах предприятия, необходимую  для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими  словами, ИСУП - это система, несущая  в себе описание полного рыночного  цикла – от планирования бизнеса  до анализа результатов деятельности предприятия 

         Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

       Примерный перечень задач, которые должна решать ИСУП на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб, к настоящему времени можно считать общепризнанным. Он приведен в таблице 3.

       Таблица 3 – Основные задачи ИСУП

Уровни  и службы управления        Решаемые  задачи
Руководство предприятия - обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; 
- обеспечение контроля за работой служб предприятия; 
- обеспечение четкой координации работ и ресурсов; 
- предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; 
- формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат.
Финансово-бухгалтерские  службы - полный контроль за движением средств; 
- реализация необходимой менеджменту учетной политики; 
- оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; 
- контроль за выполнением договоров, смет и планов; 
- контроль за финансовой дисциплиной; 
- отслеживание движения товарно-материальных потоков; 
- оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности.
Управление  производством - контроль за выполнением производственных заказов; 
- контроль за состоянием производственных мощностей; 
- контроль за технологической дисциплиной; 
- ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); 
- оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов.
Службы  маркетинга  - контроль за продвижением новых товаров на рынок; 
- анализ рынка сбыта с целью его расширения; 
- ведение статистики продаж; 
- информационная поддержка политики цен и скидок; 
- использование базы стандартных писем для рассылки; 
- контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку.
Службы  сбыта и снабжения - ведение баз данных товаров, продукции, услуг; 
- планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; 
- оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;

- компьютерное  ведение контрактов.

Службы  складского учета - управление многозвенной структурой складов; 
- оперативный поиск товара (продукции) по складам; 
- оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; 
- управление поступлениями с учетом контроля качества;  
инвентаризация.
 

  

 

      5.2 Контроллинг как средство повышения  эффективности плановой  работы  

       Коротко говоря, контроллинг – это информационно-аналитическая  поддержка принятия решений в  менеджменте. В свою очередь, информационные системы управления являются компьютерной поддержкой контроллинга. Контроллинг, в свою очередь, является основным поставщиком  информации для управления предприятием. Цель информационной поддержки контроллинга – обеспечить руководство информацией  о текущем состоянии дел предприятия  и спрогнозировать последствия  изменений внутренней или внешней среды.

       Контроллинг является современным средством  повышения качества и эффективности  плановой работы на предприятии. Современный контроллинг включает в себя управление рисками, обширную систему информационного снабжения предприятия, систему оповещения путём управления системой ключевых («финансовых») индикаторов, управление системой реализации стратегического, тактического и оперативного планирования и систему менеджмента качества.

       Основные  задачи контроллинга согласно представлены в таблице 4.

       Таблица 4 – Основные задачи контроллинга

Виды  контроллинга        Основные  решаемые задачи
Контроллинг в системе управления        Целевая задача стратегического контроллинга – обеспечение продолжительного успешного функционирования организации. Основная задача оперативного контроллинга – обеспечение методической, информационной и инструментальной поддержки менеджеров предприятия
Финансовый  контроллинг        Поддержание рентабельности и обеспечение ликвидности  предприятия
Контроллинг на производстве        Информационное  обеспечение процессов производства и управления
Контроллинг маркетинга        Информационная  поддержка эффективного менеджмента  по удовлетворению потребностей клиентов
Контроллинг обеспечения ресурсами        Информационная  обеспечение процесса приобретения производственных ресурсов, анализ закупаемых ресурсов, расчет эффективности работы отдела снабжения
Контроллинг в области логистики        Текущий контроль за экономичностью процессов  складирования и транспортировки  материальных ресурсов

Информация о работе Информационное обеспечение в планировании