Информационное обеспечение

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Тольяттинский филиал

МОСКОВСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

ПИЩЕВЫХ ПРОИЗВОДСТВ

Реферат по дисциплине «Информационные технологии в экономике»

на тему: «Информационное обеспечение»

Выполнила

студентка 3 курса, группы Э-301

              Тольятти, 2010

Информационное обеспечение

Информационное обеспечение предназначено для отражения ин­формации, характеризующей состояние управляемого объекта; слу­жит основой для принятия управленческих решений.

Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки информация рассматривается в от­ношении технологии ее преобразования в целях управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом и сред­ством труда.

В качестве средства труда информация воздействует на объект управления с целью выработки управляющих решений. Как предмет труда информация является основой построения информационных технологий.

Информационными единицами низшего уровня являются рек­визиты и показатели, служащие основаниями для составления до­кументов и хранения в памяти машины.

Реквизит — самая простая единица, состоит из знаков — цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальней­шему делению. Реквизиты не однозначны по своему назначению и подразделяются на реквизиты-признаки, отражающие качественную сторону объекта, например наименование материала, и реквизиты-основания, отражающие количественную строку объекта, например количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.

Реквизиты-признаки подлежат логической обработке (сортировке, группировке, поиску), реквизиты-основания — арифметической обра­ботке. Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему при­знаков, образует показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления.

Документ является составной единицей информации, вклю­чающей множество реквизитов и дающей определенные количест­венную и качественную (либо только качественную) характеристи­ки объекта, процесса, явления.

Каждая экономическая задача характеризуется определенными формами документов и содержащейся в них системой показателей.

Документ отражается на бумажных носителях. Далее в памяти машины все однородные документы (информационные сообщения) формируются в информационный файл — основную структурную еди­ницу хранения информации в памяти компьютера при автоматизи­рованной обработке экономических задач.

Совокупность различных информационных файлов, используе­мых для обработки какого-либо комплекса экономических задач (например, учета кассовых операций), организует следующую, уже довольно сложную, структурную единицу информации — информа­ционный поток.

Совокупность всех информационных подсистем объекта состав­ляет структурную единицу информации высшего уровня — инфор­мационную систему, реализующую различные функции управления.

Создание информационных систем и информационных техноло­гий требует организации и выделения специальной подсистемы — информационного обеспечения.

Основой информационного обеспечения является система по­казателей предметной области. Например, в бухгалтерском учете система показателей определяется различными участками учета, финансовой отчетностью; в банковской деятельности системы по­казателей связаны с расчетно-кассовым обслуживанием юридиче­ских лиц, кредитных, депозитных и валютных операций, вкладов частных лиц и др.

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая деление ИО на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, доку­ментация, потоки информации) и внутримашинное (информацион­ные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

Можно считать, что деление информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное является весьма условным, так как современная автоматизированная технология обработки экономиче­ских задач основывается в основном на информационных файлах, размещенных в памяти информационной системы компьютера. Про­исходит автоматическое создание первичных документов компьюте­ром, в то время как ввод с бумажных носителей постоянно сокра­щается. Документооборот приобретает автоматизированную форму; маршрут их движения устанавливается машинной программой.

Структура информационного обеспечения включает:

•     систему показателей предметной области (например, показа­тели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельно­сти и др.);

•     системы классификации и кодирования экономической ин­формации;

•     унифицированную систему документации, создаваемую руч­ным или автоматическим способом;

•     потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;

•     информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях, имеющие различную степень органи­зации (банк данных) и подлежащие автоматизированной об­работке.

Автоматизированная обработка учетной и финансово-кредитной информации в условиях применения персональных компьютеров позволяет получать различные сводки, таблицы, ведомости, где ин­формация расположена по каким-либо группировочным реквизи­там-признакам, например по счетам бухгалтерского учета, клиен­там, работающим и т.п. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-приз­наков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.

Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений. Код — ус­ловное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами ко­дирования.

Кодирование — процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, бук­венными и комбинированными (примеры: цифровой код — 21325, буквенный — АБС; комбинированный — АБ180).

Систематизация экономической информации вызывает необ­ходимость применения различных видов классификаторов: между­народных и действующих только на территории Российской Феде­рации. Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами. К ним от­носятся, например, такие принятые ООН классификаторы, как Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК), Международная стандартная торговая классификация, классификация основных продуктов (КОП), классификация продовольственных и сельскохозяйственных орга­низаций и др.

Классификаторы, действующие на территории Российской Федера­ции, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), созданную по постановлению правительства в 1970-х годах.

ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:

•     общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываются в цен­трализованном порядке и являются едиными для всей страны;

•     отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности;

•     региональные, единые — для данной территории;

•     локальные, составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка, (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).

Система автоматизированной обработки банковской информа­ции также предусматривает обязательное использование обозначе­ний номенклатур кодовыми знаками. Наиболее сложным является код лицевого счета, структура которого с 1998 г. строится в соответ­ствии с новым планом счетов и международным стандартом.

Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управ­ления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономиче­ских задач. Наряду со специалистами по информационной техноло­гии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи.

В технологии компьютерной обработки финансово-экономи­ческих задач значительное место уделяется вопросам автоматизированного ввода первичной информации. С этой целью в различных сферах деятельности (торговле, банковской системе, почтовых ведом­ствах и др.) используется информационная технология, основанная на использовании штрихового кодирования. С этой целью товары массового спроса снабжаются этикетками и ярлыками, на которых нанесен штрихкод, однозначно идентифицирующий товар и его производителя. В местах приемки и продажи товаров имеются тех­нические средства — сканеры, позволяющие автоматически считы­вать этот код и вводить полученную информацию в компьютер для ее обработки, а также производить кассовые расчеты за проданные товары, что в конечном счете повышает эффективность управления.

Штриховой код представляет собой чередование темных и свет­лых полос разной ширины и основан на принципе двоичной сис­темы счисления: широким линиям и широким промежуткам при­сваивается значение 1; узким — 0.

Выполнение функций управления тесно связано с преобразова­нием, анализом и оценкой информации. Основным носителем ин­формации является документ — материальный носитель, содержа­щий информацию в зафиксированном виде, оформленный в уста­новленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ является средством осуществления подтверждения хр-зяйственных операций и широко используется для оперативного управления.

Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность докумен­тов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.

Документы классифицируются по ряду признаков:

•     характеру информации: первичные и результатные;

•     отношению к объекту управления — входящие и исходящие;

•     сфере деятельности  —  плановые,  учетные,  статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

•     содержанию хозяйственных операций — материальные, денеж­ные, расчетные;

•     назначению — распорядительные, исполнительные, оправда­тельные, комбинированные;

•     способу использования — разовые и накопительные;

•     числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

•     способу заполнения — вручную или при помощи средств ав­томатизации.

Электронный документ — структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Элек­тронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содер­жать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требовав ниям компьютерной обработки. Наряду с текстовым содержанием

применяется кодирование реквизитов-признаков, по которым ведется группировка информации. Вывод электронного документа на печать оформляется в соответствии с требованиями, установленными для документа, составляемого ручным способом.

Документооборот — последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив. Лю­бая экономическая задача решается на основании различных форм первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения ка­ких-либо производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях экономического объекта

Автоматизация документооборота на современном этапе реали­зуется программными продуктами различного вида:

•     в программах, предназначенных для автоматизации делопро­изводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением;

в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финан­совых, банковских и др.). Программы электронного делопроизводства обеспечивают единый порядок обработки документов в управлении делами организации (предприятия), секретариате, канцелярии.

Под внутримашинным информационным обеспечением (ИО) по­нимают систему специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хране­нию, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техниче­скими средствами. Это могут быть информационные файлы (мас­сивы), базы данных, хранилища данных, базы знаний

Файл — это именованная совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинном носителе.

Информационные массивы (файлы) могут храниться в памяти компьютера и на машинных носителях. Более сложной организацией является база данных, которая включает массивы для решения рег­ламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями.

Информационный массив — совокупность зафиксированной ин­формации, предназначенная для хранения и использования и рас­сматриваемая как единое целое. Информация может быть представ­лена в виде публикаций, отчетов, электронных записей и т.д. Обыч­но на предприятиях и в учреждениях информационные массивы формируются по функциональному признаку.

Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед ИТ и от­ражает их специфику.

Информационные массивы по их роли в машинной обработке и технологии использования классифицируются следующим образом.

•      Постоянные массивы относятся к категории нормативно-спра­вочных, составляют информационный базис ИТ и содержат отно­сительно редко меняющиеся сведения. В их состав входят массивы классификаторов, справочников, каталогов и другой условно-пос­тоянной информации. В массивах классификаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта. Они формируются до начала эксплуатации системы, в процессе работы обновляются и по мере надобности изменяются.

Текущие {переменные) массивы включают переменную информа­цию, которая поступает в систему от управляемого объекта и характе­ризует как состояние внешней среды, так и сам процесс управления объектом. Чаще всего текущие массивы образуются на основе первичных  документов,   например,   массив  отчетных  авизо,   расчета проекта плана поступления налога с оборота и т.п.

•     Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач. Формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, которая не имеет са­мостоятельного значения для целей управления.

•     Выходные массивы хранят информацию, полученную в резуль­тате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений, например дан­ные по лицевым счетам, численности работающих, фонду заработ­ной платы и т.д.

•     Хранимые массивы чаще всего формируются на основе выход­ных и содержат информацию, необходимую для обработки в буду­щих отчетных периодах, сопоставления данных за разные отчетные периоды, расчетов нарастающим итогом.

•     Поисковые (информационные) массивы представляют собой со­вокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определенных документов, либо конкретный объ­ект, систему, организацию и т.д.

•     Служебные массивы содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.

•       

для ИС целесообразна организация хранения хо­рошо структурированных данных, доступных различным прикладным программам. Этим средством хранения являются базы данных.

База данных — это организованная в соответствии с определен­ными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера имено­ванная совокупность данных, которая характеризует актуальное со­стояние некоторой предметной области.

Банк данных представляет собой автоматизированную систему, представляющую совокупность информационных, программных, тех­нических средств, персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Для преобразования больших объемов детализированных данных, накопленных в БД, в форму, удобную для стратегического планиро­вания, реорганизации бизнеса и необходимую лицам, принимающим решения, используют хранилища данных.

Хранилище данных — это система, которая предназначена для информационного обеспечения управления крупной корпорацией или иной организацией и интегрирует в себе данные из учетных автоматизированных систем, внешних источников, консолидирует данные филиалов. Предоставляет разнообразные инструментальные средства для анализа данных.

Базу знаний можно представить как семантическую модель, пред­назначенную для представления в компьютере знаний, накоплен­ных человеком в определенной предметной области. В экспертных системах, основанных на правилах продукции {если описание ситуа­ции, то описание действия), база знаний состоит из базы правил и базы данных, содержащей известные факты, касающиеся предмет­ной области

Банк данных (БнД) — это автоматизированная система специ­альным образом организованных данных — баз данных, программ­ных, технических, языковых, организационно-методических средств и персонала, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

Банк данных призван обеспечивать интегрированность и цело­стность баз данных, независимость и минимальную избыточность хранимых данных, их защиту от несанкционированного доступа или случайного уничтожения.

Организация данных в базе данных требует предварительного мо­делирования, т.е. построения логической модели данных.

Модель данных — это некоторая абстракция, которая, будучи приложима к конкретным данным, позволяет разработчикам и поль­зователям трактовать их уже как информацию — сведения, содержа­щие не только данные, но взаимосвязь между ними. Главное назна­чение модели данных — систематизация разнообразной информации и отражение ее свойств по содержанию, структуре, объему, связям, динамике с учетом удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей.

К классическим моделям представления данных относят иерар­хическую, сетевую и реляционную.

Иерархическая модель данных представляет информационные отображения объектов реального мира — сущности и их связи в виде ориентированного графа, или дерева

Система управления базами данных (СУБД) — комплекс программ­ных и языковых средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. СУБД раз­личают по используемой модели данных. Они обеспечивают многоце­левой характер использования БД, защиту и восстановление дан­ных. Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов делает СУБД удобным средством для конечного пользователя.

Язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language) является стандартным языком запросов по работе с реляционными БД.  Он предназначен для выполнения операций над таблицами

Банк данных и БД в случае расположения на одном компьютере называются локальными, при расположении на нескольких компью­терах, соединенных компьютерной сетью, — распределенными.

на сегодняшний день наиболее востребованной технологией, исполь­зуемой при реализации аналитической информационной системы, являются хранилища данных, с помощью которых решается задача сбора, очистки и преобразования первичных данных.

Основными идеями, лежащими в основе концепции хранилища данных, являются:

•     интеграция разъединенных детализированных данных, кото­рые описывают некоторые конкретные факты, свойства, со­бытия и т.д., в едином хранилище;

•     разделение наборов данных и приложений на используемые для оперативной обработки и применяемые для решения за­дач анализа.

Хранилище данных (ХД) — это система, содержащая непротиво­речивую   интегрированную   предметно-ориентированную  совокупность исторических данных крупной корпорации или иной органи­зации с целью поддержки принятия стратегических решений

Информационные ресурсы ХД формируются путем извлечения моментальных снимков БД операционной ИС организации и раз­личных внешних источников. ХД собирает, очищает, загружает, агрегирует, хранит данные и предоставляет к ним быстрый доступ.

При эффективном использовании ХД может быть одним из ос­новных источников достоверной информации для руководителей и специалистов всех подразделений организации. Это обеспечит со­гласованность, своевременность и обоснованность принятия управ­ленческих решений, облегчит выверку обязательной отчетности, выпуск управленческой отчетности.

Под базой знаний (БЗ) понимают совокупность знаний, накоп­ленных человеком в определенной предметной области, выраженную с помощью некоторого языка представления знаний.

Для создания БЗ разрабатываются соответствующие программ­ные средства. Они позволяют обеспечивать загрузку, актуализацию, поддержание в достоверном состоянии, расширение БЗ, формиро­вание, обработку и включение новых знаний, соответствующих те­кущей ситуации. Базы знаний составляют основу экспертных сис­тем при подготовке управленческих решений.

Экспертные системы (ЭС) — прикладные системы искусствен­ного интеллекта, в которых база знаний представляет собой форма­лизованные эмпирические знания высококвалифицированных спе­циалистов (экспертов) в какой-либо узкой предметной области, а также может содержать результатную информацию, полученную при решении экономических задач.

База знаний предназначена для хранения экспертных знаний о предметной области, которые используются при решении задач экспертной системой. База знаний состоит из набора фреймов и правил-продукций. Фрейм — это структура данных, состоящая из слотов (полей). Фреймы используются в базе знаний для описания объектов, событий, ситуаций, прочих понятий и взаимосвязей меж­ду ними. Правила используются в базе знаний для описания отно­шений между объектами, событиями, ситуациями и прочими понятиями. На основе отношений, задаваемых в правилах, выполняется логический вывод. В условиях и заключениях правил присутствуют ссылки на фреймы и их слоты.