Автоматизация бухгалтерского учета

     1. Применяемый план счетов и  использование конкретных счетов.

     2. Применяемая аналитики по различным счетам.

     3. Использующиеся типовые проводки  для отражения типовых хозопераций.

     4. Формы и содержание первичной документации.

     5. Формы учетных регистров.

     Анализ  производится на предмет того, что  можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета.

     Этап II. Выбор масштабов автоматизации

     Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухгалтерский учета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухгалтерский учет ведет один – два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухгалтерский учет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик.

     При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухгалтерского учета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности также в аналитике по должникам и кредиторам, объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухгалтерский учет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется.

     Этап III. Постановка задачи.

     Когда определено, что будет изменяться в бухгалтерском учете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухгалтерский учет будет давать на выходе. На выходе бухгалтерский учет дает:

     1. Первичные документы.

     2. Учетные регистры для бухгалтерии.

     3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия.

     4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

     Если  не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что  программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут.

     Этап IV. Выбор программного средства.

     Только тогда когда спланирована оптимизация бухгалтерского учета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы во множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий.

     Этап V. Вопросы техники.

     Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово "компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера".

     Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных типов сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для функционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединено немного (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого и устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезных дополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которые продают компьютеры и делают "апгрэйд". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Формирование бухгалтерской и налоговой отчетности (документация)

2.1. Понятие, состав бухгалтерской отчетности и общие требования к ней

     Отчетность  представляет собой систему показателей, отражающих результаты хозяйственной деятельности организации за отчетный период. Отчетность включает таблицы, которые составляют по данным бухгалтерского, статистического и оперативного учета. Она является завершающим этапом учетной работы.

     Данные  отчетности используются внешними пользователями для оценки эффективности деятельности организации, а также для экономического анализа в самой организации. Вместе с тем отчетность необходима для оперативного руководства хозяйственной деятельностью и служит исходной базой для последующего планирования. Отчетность должна быть достоверной, своевременной. В ней должна обеспечиваться сопоставимость отчетных показателей с данными за прошлые периоды.

     Организации составляют отчеты по формам, рекомендуемым Минфином РФ. Формы статистической отчетности утверждаются Госкомстатом Российской Федерации. Единая система показателей отчетности организации позволяет составлять отчетные сводки по отдельным отраслям, экономическим районам, республикам и по всему народному хозяйству в целом.

     Отчетность  организаций классифицируют по видам, периодичности составления, степени обобщения отчетных данных.

     По  видам отчетность подразделяется на бухгалтерскую, статистическую, оперативную и налоговую.

     Бухгалтерская отчетность представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности. Составляют ее по данным бухгалтерского учета.

     Статистическая отчетность составляется по данным статистического, бухгалтерского и оперативного учета и отражает сведения по отдельным показателям хозяйственной деятельности организации как в натуральном, так и в стоимостном выражении.

     Оперативная отчетность составляется на основе данных оперативного учета и содержит сведения по основным показателям за короткие промежутки времени — сутки, пятидневку, неделю, декаду, половину месяца. Эти данные используются для оперативного контроля и управления процессами снабжения, производства и реализации продукции.

     Налоговая отчетность налоговые декларации предназначена для фискальных целей, установленных законодательством, и обязательна для составления хозяйствующими субъектами. Налоговая отчетность должна составляться на основе информации, формируемой в бухгалтерском учете, путем ее корректировки по правилам налогового законодательству. Главная задача налоговой отчетности — снижение затрат на ее формирование путем существенного приближения правил налогового и бухгалтерского учета.

     Концепцией  развития бухгалтерского учета и отчетности в РФ на среднесрочную перспективу установлено, что бухгалтерская отчетность разделяется на индивидуальную бухгалтерскую отчетность, консолидированную финансовую отчетность и управленческую отчетность.

     Индивидуальная бухгалтерская отчетность выполняет две функции — информационную (характеризует финансовое положение и финансовый результат деятельности организации) и контрольную (обеспечивает системный контроль достоверности данных бухгалтерского учета по каждому учетному циклу). Поэтому организации должны составлять индивидуальную бухгалтерскую отчетность за каждый отчетный период.

     Индивидуальная  бухгалтерская отчетность используется собственниками для выявления конечного финансового результата деятельности организации — чистой прибыли (убытка) и ее распределения между ними; представления в надзорные органы; выявления признаков банкротства; формирования единой государственной базы статистического наблюдения и макроэкономических показателей; в управлении организацией, судопроизводстве, налогообложении и для иных целей.

     Поскольку главная задача индивидуальной бухгалтерской отчетности — обеспечение пользователей Качественной, надежной и сопоставимой информацией об организации, ее нужно составлять по российским стандартам, разрабатываемым на основе МСФО. В перспективе целесообразно оценить возможность ее составления некоторыми организациями непосредственно по МСФО вместо российских стандартов.

     В ряде случаев в российских стандартах может предусматриваться несколько альтернативных подходов к формированию и представлению информации в бухгалтерской отчетности. Они могут устанавливать разный объем информации в индивидуальной бухгалтерской отчетности отдельным категориям организаций, в частности возможность составления упрощенной бухгалтерской отчетности.

     Консолидированная финансовая отчетность предназначена для характеристики финансового положения и финансового результата деятельности группы хозяйствующих субъектов, основанной на отношениях контроля. Она выполняет исключительно информационную функцию и представляется заинтересованным внешним пользователям.

     Главная задача консолидированной финансовой отчетности — обеспечение гарантированного доступа заинтересованных пользователей к качественной, надежной и сопоставимой информации по группе хозяйствующих субъектов. Для решения этой задачи консолидированная финансовая отчетность должна составляться по МСФО, подвергаться обязательному аудиту и публикации.

     Управленческая отчетность предназначена для использования в управлении хозяйствующим субъектом. В связи с этим ее содержание, сроки, формы и порядок составления определяются организацией самостоятельно.

     По  периодичности составления различают  внутригодовую и годовую отчетность. Внутригодовая отчетность включает отчеты за день, пятидневку, декаду, половину месяца, месяц, квартал и полугодие. Внутригодовую статистическую отчетность обычно называют текущей статистической отчетностью, а внутригодовую бухгалтерскую — промежуточной бухгалтерской отчетностью. Годовая отчетность — это отчеты за год.

     По  степени обобщения отчетных данных различают отчеты первичные, составляемые организациями, и сводные, которые составляют вышестоящие или материнские организации на основании первичных отчетов.

     В настоящее время организации  представляют в обязательном порядке промежуточную и годовую бухгалтерскую отчетность.

       Промежуточная бухгалтерская отчетность включает:

• форма № 1 «Бухгалтерский баланс»;
• форма № 2 «Отчет о прибылях и убытках».

     Кроме указанных форм в составе промежуточной бухгалтерской отчетности организации могут представлять иные отчетные формы, а также пояснительную записку, входящие в состав годовой отчетности.

     В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» и ПБУ 4/99 годовая бухгалтерская отчетность организаций, за исключением отчетности бюджетных организаций, состоит из:

• бухгалтерского баланса;
• отчета о прибылях и убытках;
• приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;
• аудиторскою заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;
• пояснительной записки.