Автоматизация бухгалтерского учета

     Содержание

Введение………………………………………………………………..…3

1. Автоматизация  бухгалтерского учёта…………………………….….5

2. Автоматизация  бухгалтерского учёта

 в программе  1с Бухгалтерия…………………………………………....7

2.1 Настройка  программы……………………………………………….7

2.2. Входящая  информация………………………………………….…10

2.3. Методика  применения………………………………………….….14

Заключение………………………………………………………….…..34

Литература……………………………………………………………....36 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. 

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     На  наш взгляд, хорошие бухгалтерские  системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы  и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. 

     В функциональном аспекте бухгалтерские  системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных  и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив). 

     Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию  бухгалтерского учета на предприятии  и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Автоматизация бухгалтерского  учёта.

 

     В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно. 

     Компьютерная  система включает в себя следующие  элементы. 

1. Аппаратные  средства. К ним относятся: оборудование  и устройства, из которых состоит  компьютер, в частности центральный процессор, жесткий жиск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п. 

  2. Программные средства.

     а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые  управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

     б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика. 

      3. Документация - описание системы  и структуры управления   

          применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке 

          сообщений, логическим и другим  командам. 

   4. Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и   снабжают программами, эксплуатируют  и контролируют систему обработки  данных. 

 5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе. 

6. Процедуры  контроля - Процедуры, обеспечивающие  соответствующую  запись операций, предупреждающие или регистрирующие  ошибки.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Автоматизация бухгалтерского  учёта в программе  1с Бухгалтерия. 

2.1 Настройка программы. 

     Прежде  чем начинать работу с открытой бухгалтерской  программой ее необходимо настроить  на специфику учета в конкретной организации, а именно:

• настроить список констант и ввести их значения;
• настроить синтетическую и аналитическую структуру плана счетов;
• организовать структуру справочников;

         Проиллюстрируем пошаговое  выполнение предварительной настройки  программы на примере компьютерного  учета основных средств.

     Константы в «1С: Бухгалтерии» используются для хранения постоянной или условно-постоянной информации, например, полного наименования организации, юридического адреса, вида деятельности, фамилий руководителя и главного бухгалтера, ставок налогов и т.д.

     Удобство  использования констант заключается  в том, что в них один раз  заносится какая-либо информация, которая  затем может многократно использоваться в расчетах, при формировании документов и отчетов. Например, уже упоминавшееся  наименование организации можно занести в специально объявленную константу, а в многочисленных первичных документах, бланках бухгалтерской и налоговой отчетности использовать имя константы для получения ее значения – наименования организации. При каких-либо изменениях в наименовании организации достаточно изменить его всего один раз - в константе – и все изменения автоматически будут отражены в тех местах, где эта константа используется. Вот так выглядит фрагмент списка констант программы: 

     

      В соответствии с инструкцией № 122 от 03 11.93 г. учет основных средств в бюджетных учреждениях ведется в разрезе инвентарных объектов по местам хранения и ответственным лицам.

      В типовой конфигурации синтетический  учет основных средств ведется на счетах: 010 «Здания», 011 «Сооружения», 012 «Передаточные устройства», 013 «Машины и оборудование», 015 «Транспортные средства», 016 «Инструменты, производственный (включая принадлежности) и хозяйственный инвентарь», 017 «Рабочий и продуктивный скот», 018 «Библиотечный фонд», 019 «Прочие основные средства». Кроме того, за балансом учитывается имущество, принятое в аренду, но учитываемое у арендодателя (счет А01 «Арендованные основные средства»).

      Все счета по отношению к балансу  являются активными. Остатки основных средств и их приход записываются по дебету счета, а выбытие по кредиту.

      Аналитический учет на балансовых счетах ведется  в разрезе инвентарных объектов (субконто 1 вида «Основные средства» типа справочник «Основные средства») и материально-ответственных лиц (субконто 2 вида «МОЛ» типа справочник «МОЛ») в количественном и стоимостном измерителях. 
 

      Аналитический учет на забалансовом счете А01 «Арендованные  основные средства» ведется в разрезе инвентарных объектов (субконто 1 вида «Основные средства»), материально-ответственных лиц (субконто 2 вида «МОЛ») и арендодателей (субконто 3 вида «Контрагенты» типа справочник «Контрагенты») в количественном и стоимостном измерителях. 

        
 

      Для хранения информации об объектах основных средств используется справочник «Основные  средства», в котором для каждого объекта можно указать место хранения выбором из справочника «Подразделения».

       Ввиду того, что справочники в  программе допускают многоуровневую (вплоть до 10 уровней) структуру возможно организовать двухуровневый учет основных средств. На первом уровне расположим группы основных средств: 

       На втором уровне расположим объекты  ОС как таковые, задав в качестве кода ОС их инвентарные номера:

      После такого рода предварительной настройки  основных параметров программы пользователь может немедленно приступить к вводу хозяйственных операций по учету основных средств. 

2.2. Входящая информация. 

      Справочник "Основные средства" является прообразом картотеки основных средств. Программа  предусматривает два варианта ввода  информации в справочник:

• справочная информация подготавливается предварительно, а затем осуществляется ввод операций и документов;
• справочная информация вводится непосредственно во время ввода бухгалтерских операций и документов.

      Рассмотрим  первый вариант, когда ввод справочной информации об объекте предваряет ввод операций. Выполним ввод сведений об инвентарном объекте основных средств в справочник.

       Вот каким образом выглядит типовой  диалог по вводу информации о новом  основном средстве:

      После занесения всей необходимой информации об основном средстве нажатием кнопки печать можно вывести инвентарную карточку учета основных средств по форме № ОС-6 (Приложение 1).

      После настройки нашей системы: уточнения  плана счетов, определения структуры  аналитики, создания и прикрепления к счетам справочников объектов аналитического учета, настройки констант необходимо перейти к заключительной части подготовки системы к эксплуатации: вводу остатков основных средств на начало года.

      Справочник  «Основные средства» может быть либо заведен заранее, либо его можно дополнять при вводе остатков.

      Перед началом вводом остатков необходимо установить рабочий период. Входящие остатки в «1С: Бухгалтерии» вводятся как конечные за предшествующий период, а затем, при закрытии периода, переносятся  в следующий квартал как начальные.

      Проводки  с остатками по счетам (субсчетам) и объектам аналитического учета  вводятся в корреспонденции с  фиктивным счетом «00». В бюджетном  плане счетов предусмотрен счет «000».

      Прежде  всего необходимо определиться с  датой, начиная с которой начнется ведение учета в «1С: Бухгалтерии».

      Учет  в «1С: Бухгалтерии» можно начинать вести с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между  необходимостью ввода большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала и пользой от возможности анализа бухгалтерских данных за весь отчетный год и автоматического составления отчетности.