Автоматизация бухгалтерского учета

Негосударственное Образовательное  Учреждение

«Московский институт права» 
 
 

Экономический  факультет 
 

Специальность –  « Бухгалтерский  учет, анализ и аудит  » 
 

Учебная дисциплина:  Бухгалтерское  дело

  

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

На  тему: « Автоматизация  бухгалтерского учета   » 
 
 
 
 
 

Выполнила:

Студент(ка) - Калько Оксана Владимировна 

Проверил:

Научный руководитель_______________ 

Дата  представления__________________

Дата  защиты________________________

Оценка_____________________________ 
 
 

г. Волгоград 2010 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение ----------------------------------------------------------------------------------------------------3

Глава I. Теоретические  основы автоматизации бухучета ------------------------------5

1. Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления --------------------------------------------------------------------------------5
2. Требования к бухгалтерской системе ---------------------------------------5
3. Элементы компьютерной системы ------------------------------------6
4. Особенности компьютерной обработки данных --------------------8
5. Наиболее распространенные в России системы автоматизации бухучета ----------------------------------------------------------------------9

Глава II. Практическая технология эффективной  автоматизации

Бухучета ---------------------------------------------------------------------------------------------------14

          2.1. Подготовка к  автоматизации --------------------------------------------14

         2.2. Процесс автоматизации ----------------------------------------------------22

         2.3. Этап настройки --------------------------------------------------------------23

        2.4. Этап обучения -----------------------------------------------------------------24

      2.5. Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации

бухгалтерского  и управленческого  учета --------------------------------------------28

Заключение  ---------------------------------------------------------------------------------31

Список использованной литературы -------------------------------------------------32

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Занять  лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

     Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении, которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

     В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие  может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем, часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и, соответственно, невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

     Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно,

компьютерная  программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит

сэкономить  его время и силы за счет автоматизации  рутинных операций, найти

арифметические  ошибки в учете и отчетности, оценить  текущее финансовое

положение предприятия и его перспективы.

    

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава I. Теоретические  основы автоматизации  бухучета

1.1. Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления

     Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

1.2. Требования к бухгалтерской  системе

     На  мой взгляд, хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

     Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

     Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.

     Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Не менее  важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела

значительный  опыт работы и солидную репутацию. При  выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется

неоднократно  обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более новую.

1.3. Элементы компьютерной системы

     В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка  данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные

документы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

     Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратные  средства. К ним относятся: оборудование  и устройства, из

которых состоит компьютер, в частности  центральный процессор, жесткий  жиск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные  средства.

а) Системные  программы. К этим программам, выполняющим  общие функции, обычно, относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это  наборы машинных команд для обработки данных, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры  управления применительно к

вводу, обработке и выводу данных, обработке  сообщений, логическим и другим

командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях  и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

    

1.4. Особенности компьютерной обработки данных

     Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

1.Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.