Анализ технологического процесса на предприятии оптовой торговли на примере ЗАО «Брацлавское»

Глава 1. Сущность, принципы построения и основные операции технологического процесса предприятия оптовой торговли

1.1 Сущность и принципы построения

Главная цель в управлении технологическими процессами в организациях оптовой  торговли – обеспечение бесперебойного и планомерного товароснабжения  торговых предприятий розницы. Оно  включает в себя управление запасами товаров, ассортиментом, их хранением, транспортными и погрузо-разгрузочными  операциями, товаропотоками на складах. [5, с 3]

При управлении товарными  запасами решаются задачи их нормирования, оперативного учета, регулирования  и контроля. Управление товарным ассортиментом  на предприятиях оптовой торговли осуществляет коммерческий отдел. Этот процесс направлен  на поддержание на складах и оптовых  базах оптимально-взвешенной номенклатуры товаров в объеме, необходимом  для бесперебойного снабжения торговой розничной сети.                Важное средство управления товарным ассортиментом на предприятиях оптовой  торговли - ассортиментные перечни. Товароведы осуществляют оперативный контроль над полным соответствием товарного ассортимента на складах и оптовых базах обязательному ассортиментному перечню.

В процессе управления хранением товаров  на складе или оптовой базе решаются задачи сохранности товаров в их количественной и качественной составляющих, эффективной эксплуатации складской площади и емкости. Поэтому в процессе организации хранения товаров следует учитывать различия в регламентируемых периодах хранения тех или иных товаров (грузов, изделий), их физико-химические свойства, а также иные факторы. В результате разрабатывается структурная схема размещения товаров, позволяющая быстро найти нужный товар, вести грамотный учет поступления, наличия и расходования товаров и обеспечивающая сохранность товаров по количеству и качеству.

Важное условие оптимальной  укладки и размещения товаров  при их хранении – технически и экономически обоснованные схемы (карты) размещения товаров на складских площадях с закреплением за определенными товарными группами, подгруппами и наименованиями постоянных (приписных) мест их хранения [7, с 3].

При хранении товаров на складах  следует поддерживать  регламентированный газо-температурно-влажностный режим, постоянно осматривать товары на предмет их сохранности, контролировать очередность реализации.

 Карты (схемы) размещения товаров на складе не только важный элемент в управлении хранением товаров, но и серьезнейшее условие рационального и грамотного с точки зрения менеджмента  управления товарными потоками. Наличие  таких карт (схем),  а также  распределительно приписная адресация товаров дает возможность оперативно отбирать необходимые товары на складе (оптовой базе), определять наиболее удобные  маршруты, которые  обеспечивают минимальный грузооборот. Ведь управление товарными потоками в значительной степени состоит из регулирования цикличности и скорости движения транспорта, разметки размещения штабелей и стеллажей. При этом определяющее значение принадлежит стандартной знаковой системе, с помощью которой устанавливаются рекомендуемые направления движения складских технологических машин и транспорта.

Процесс управления транспортными  и погрузо-разгрузочными операциями на складе (оптовой базе) направлен  на сокращение периода выполнения определенного  цикла работ, уменьшение простоя  транспорта и достижение ритмичности  складских работ. Он предусматривает  облегчение труда водителей средств  механизации, машинистов подъемно-транспортного  оборудования, грузчиков при выполнении ими складских технологических  операций. При этом определяющее значение принадлежит правильному выбору технологических механизмов и профессиональной подготовке рабочего персонала.

На крупных современных  складах (складских комплексах и  мощных оптовых  базах) управление транспортными  и  погрузо-разгрузочными работами осуществляется диспетчерскими службами. В их ведении находится парк технологических  подъемно-транспортных механизмов и  машин. Они обеспечены диспетчерской  связью (радио, GSM, модемной), промышленными  видеокамерами, пневматической почтой для передачи документов в тубах. Имея в распоряжении такие технические  средства, диспетчерские службы могут  оперативно и эффективно регулировать погрузо-разгрузочные операции, передвижение транспортных средств и технологических  механизмов, определять самые рациональные направления перемещения товаров  и грузов, обеспечивать ритмичность  текущей деятельности всех подразделений  предприятия-оптовика.

Высшая форма организации технологического складского процесса на предприятии  оптовой торговли – автоматизированная система управления (АСУ) выполняемыми складскими работами и операциями. АСУ – это комплексная поточная линия внутрискладской переработки складских грузов. [18, с 9]. Чтобы создать такую систему нужен высочайший уровень комплексной механизации при выполнении складских операций и применение современной компьютерной техники с соответствующим программным обеспечением (стандартным либо разработанным индивидуально для управления торгово-технологическими процессами именно на данном конкретном предприятии-оптовике).

Основа для автоматического отбора, укладки товаров с  использованием дистанционной системы  программного управления – 2 метода размещения товаров: на гравитационных стеллажах или в ячейках. Автоматизированные системы на оптовых базах и складах наиболее эффективны в случаях узкой номенклатуры товаров, имеющих высокую степень оборачиваемости.

Автоматизированное управление операциями на складах предусматривает  управление всеми технологическими процессами по переработке товаров (грузов, изделий) из единого центра. При внутрискладском перемещении грузов используется система погрузчиков (автоматических, межстеллажных) и высокотехнологичных конвейеров.

Управление торгово-технологическим  процессом на складе должно обеспечивать решение следующих задач:

1) определение и учет  особенностей работы каждого  склада;

2) своевременное и квалифицированное  проведение приемки товаров по  количеству и качеству;

3) применение современных  механизмов, складского технологического  оборудования и приспособлений, способствующих росту производительности  труда складских работников, эффективному  использованию площадей, емкостей  и средств механизации;

4) использование прогрессивных  методов хранения и переработки  товаров, обеспечивающих их сохранность,  и техники безопасности;

5) создание условий для  планомерного товароснабжения розничной  торговой сети товарами и ускорения  их оборачиваемости;

6) повышение качества  обслуживания оптовых покупателей;

7) применение рациональной  системы управления ассортиментом  и товарными запасами на складах  оптовой базы;

8) сокращение продолжительности  циклов складской обработки грузов;

9) снижение затрат на  выполнение операций торгово-технологического  процесса.

Рациональная  организация торгово-технологического процесса основывается на соблюдении следующих основных принципов: 

• механизации и автоматизации  технологических операций;

• оптимального использования площади и емкости складских помещений;

• организации сквозного "прямоточного" товарного потока;

• планомерности и ритмичности  складских работ;

• полной сохранности товаров.

1.2 Основные операции технологического процесса оптового предприятия

Совокупность технологического процесса оптового предприятия включают следующие операции: разгрузку, перемещение, распаковку, приемку, размещение, укладку, хранение, отпуск товаров.

Количество  и характер складских операций зависят  от ассортимента, физико-химических свойств, условий приемки и отпуска  товаров, степени механизации и  автоматизации операций и других факторов.

Всеми операциями по движению товаров на складе руководит менеджер (заведующий складом), являющийся в ряде случаев одновременно и материально ответственным лицом. С учетом возможного большого количества одновременно производимых операций, связанных с приемкой и отпуском товаров, структурно возможно деление материально ответственного персонала склада, работающего непосредственно с товарами (грузами) на следующие группы: приемки, комплектации, отпуска (отгрузки), инвентарного контроля. При приеме на работу с данным персоналом заключают договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Освобождение любого материально ответственного лица от работы осуществляется только после сплошной инвентаризации и передачи материальных ценностей другому лицу.

Организация приемки. Порядок  и сроки приемки товаров зависят  от договорных условий, от того, в какой  таре (упаковке) доставлен товар, от физико-химических свойств и особенностей тех или иных товаров, способа  доставки и некоторых других причин.

Вместе  с товарами/грузами склад получает сопроводительные документы: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, инвойсы и т.п. Эти документы регистрируются в журнале учета поступающих  грузов и транспортных средств и  в базе данных складской компьютерной системы.

В процессе приемки происходит сверка фактических  параметров поступившего груза с  данными товарно-сопроводительных документов. Это позволяет актуализировать  информацию о количественном и качественном составе принимаемого товара путем  его идентификации.

Идентификация товара может производиться на основе текстово-числовой информации, содержащейся на этикетке, расположенной на упаковке или путем считывания штрих-кода с помощью переносных считывателей или другим способом.

Приемка упакованных товаров в зависимости от договорных условий может осуществляться грузовыми местами или по номенклатуре. Приемка по грузовым местам заключается  в проверке соответствия их количества , массы брутто, указанным в транспортных и сопроводительных документах отправителя. Отсутствие указанных документов, пломбы , какое-либо несоответствие или повреждение  тары (упаковки) не приостанавливает приемки. В этих случаях необходимо составить  коммерческий акт, который будет  служить в дальнейшем основанием для предъявления претензий к  перевозчику, если недостача или  порча груза произошла по его  вине, или к поставщику.

При автомобильных  перевозках коммерческий акт, как правило, не составляется, а факты, свидетельствующие о несохранной перевозке, фиксируются записи в товарно-транспортных накладных и удостоверяются подписями грузополучателя (склада) и водителя.

Акт составляют лишь в случае, когда между грузополучателем и перевозчиком возникают разногласия, а также, если требуется подробное  описание сложившихся обстоятельств, что не может быть сделано в товарно-транспортном документе. Ни одна из сторон не имеет права отказаться от составления акта. Каждая сторона при несогласии с содержанием акта излагает свое мнение о нем. О составлении акта делается отметка в товарно-транспортной накладной. [9, с 25]

При приемке  по номенклатуре вскрывают тару (упаковку) и производят идентификацию товаров, их количество в каждом грузовом месте. Если будет  обнаружена недостача  количества товарных единиц в отдельных  местах, несоответствие массы брутто (упаковка при этом не вскрывается), получатель обязан приостановить  приемку  остальных мест, сохранить  и предъявить при необходимости  уполномоченному  лицу, вызванному для участия в  дальнейшей приемке, тару и упаковку вскрытых мест, и  продукцию, находящуюся  внутри этих мест. В акте должно быть указано  количество вложений, стоимость  и  заключение о причинах и месте  образования недостачи и другие данные. К акту прилагаются все  необходимые документы, подтверждающие те или иные обстоятельства недостачи.

Если  возникла необходимость приемки  товаров по качеству, то с этой целью  может быть приглашен эксперт  торгово-промышленной палаты. Акт о  ненадлежащем качестве товара оформляют  в соответствии с установленными требованиями. В нем приводят точные сведения об условиях хранения на складе получателя, состоянии упаковки в  момент осмотра, наличии упаковочных  листов, пломб, количестве и полном наименовании товара, подробном описании обнаруженных недостатков, дают их характеристику, перечисляют основания, по которым  товары забракованы, заключение о  характере  выявленных недостатков и причине  их возникновения.

После проверки фактического наличия грузовых мест или номенклатуры товаров производится ввод информации в базу данных (БД) складской  информационной системы, генерация  складских этикеток на грузовые места  или упаковки товарных единиц с обозначением необходимых параметров для складского учета и размещения (№ заказа, владельца товара, количества поступивших  грузовых мест и т.п.) и формирование шаблона приходного ордера, в котором  в случае учета товаров по номенклатуре против каждого наименования обязательно  должен быть записан товарный код  поставщика. Этот код является важным параметром для идентификации и  контроля над движением товара.

Следует отметить, что товары приходуются  в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах, но при этом следует учесть, когда  товар поступает в одной единице  измерения, а расходуется в другой, то его оприходование  и  отпуск  учитываются  и  отражаются  в  документах       одновременно в двух единицах измерения, когда  товар  поступает  в  более   крупных  единицах  измерения (например, тоннах), а  расходуется  в  более  мелких (килограммах), то  его  приходуют  и учитывают в тех единицах, в которых он расходуется (в данном примере - в килограммах).

Организация размещения и укладки. После окончания проверки товара, наклейки маркировочных этикеток, шаблон приходного ордера передается бригаде грузчиков для размещения поступивших грузов в зоне хранения.

Правильное  размещение и  укладка товаров  на складе –  непременное условие рациональной организации внутрискладского технологического процесса. При большом ассортименте товаров, хранящихся на складах, это позволяют создать надлежащие условия и режим хранения, сократить потери, повысить эффективность использования складских площадей, позволяет быстро отыскать нужный товар, вести точный учет его наличия, поступления, расхода, обеспечивает сохранность качества товаров и т.д.

Организация отпуска товаров. Отпуск товаров со склада - заключительная стадия складского технологического процесса. Она включает в себя следующие операции: