Классификация современных секретарей

В иностранных компаниях  и российских фирмах, работающих с иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может называться секретарь-reception. Помимо ответов на телефонные звонки, в е обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров. Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.

Таким образом, секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы.

Технический секретарь должен иметь скорость набора текста от 145 знаков в минуту русской и латинской машинописи слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакторах. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой: ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.

В крупных компаниях  часто вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль за соблюдением рабочего графика и т.д. Офис-менеджер должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры. Обязательным требованием являются хорошие организаторские способности³⁰.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность. Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть техникой устного и письменного переводов, возможность сопровождения руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета³¹.

Дополнительно можно сказать о тех специальных познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

Ученому секретарю  необходимо знать:

- научные проблемы  соответствующей области знаний, науки и техники;

- направления  развития экономики в конкретной  сфере деятельности учреждения;

- отечественные  и зарубежные достижения в  аналогичной области знаний;

- установленный  порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения  в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;

- действующее  законодательство, регулирующее защиту  авторских прав и патентов;

- методы организации  труда научных работников и  управления научными исследованиями  и разработками и др.

Рассмотренные категории секретарей – это профессионалы с высшим, а иногда и не с одним высшим образованием, имеющие отличный вкус и владеющие нормами делового этикета.

В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации. Бытующий ныне модный термин «секретарь-референт» не всегда предполагает действительно такой высокий уровень, о котором мы только что говорили. Возникает путаница: там, где «требуется секретарь-референт», вполне подойдет технический секретарь, а на вакансию «секретаря», оказывается, может претендовать только референт с большим опытом работы.

Следовательно, формула идеального секретаря сводится к следующему: совокупность блестящих профессиональных знаний и навыков в гармонии с внешним и внутренним обликом.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, как бы ни называлась профессия – секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя, как бы ни различались обязанности секретаря в зависимости от места и условий его работы, как бы далеко ни шагнул технический прогресс, уже предоставивший в помощники деловому человеку телефон, компьютер, Интернет, электронную записную книжку, - любой руководитель будет нуждаться в человеке, который не только возьмет на себя многочисленные «мелочи», но  и создаст особую атмосферу в приемной, будет надежной опорой и информационным центром в работе всего коллектива.

Специфика профессии секретаря состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих. Даже референт, при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства, должен молниеносно реагировать на телефонные звонки и при необходимости вытереть пролитый кофе. Он помогает руководителю готовиться к важным деловым переговорам и ограждает его от нежелательных посетителей, он обязан быть любезным со всеми сотрудниками фирмы и одновременно уметь соблюдать дистанцию.

В профессии секретаря, независимо от вида и категории, сочетаются два противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Настоящий секретарь должен быть «един в двух лицах» — и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.

 

 

В заключении должны содержаться выводы по Вашей работе, а не общие фразы о секретаре.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Быть незаметной, но незаменимой // Секретарское дело. 2010 - №1. – С. 7-11.
2. Графова Е.А. Место секретаря в организации. // Секретарское дело. 2009. - №9. – С. 7-8.
3. Ишанов П. Секретарь: проблемы профессии. // Секретарь. 2008. - № 8. – С. 5-7.
4. Кузнецова Т. Новые квалификационные характеристики секретарей. // Управление персоналом. 2000. - № 2. – С. 16-19.
5. Немцов А. Злой, плохой, хороший, или один день из жизни «чудо-секретаря» // Секретарское дело 2009. - №1. – С. 14-17.
6. Несмеева А. Секретарь – это звучит гордо. // Справочник Секретаря. 2004. - №9 – С. 10.
7. Седова О.Л. Требования к современному секретарю // Секретарь-референт. 2004. - №1 – С. 13-14.
8. Тарасова М.Е. О статусе секретаря. // Секретарь референт. 2010 № 6.

ИСТОЧНИКИ

 

1. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 27.12.2009).
2. "Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001) (ред. от 21.12.2009).
3. "Уголовный кодекс Российской Федерации" от 13.06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.05.1996) (ред. от 29.12.2009).
4. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009) (с изм. и доп.,  от 01.01.2010).
5. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006.
6. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) //"Российская газета" - 16.05.2008.
7. Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 (ред. от 11.12.2002) "О языках народов Российской Федерации"// "Российская газета" - 14.12.2002.
8. Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"(принят ГД ФС РФ 20.05.2005) // "Российская газета", N 120, 07.06.2005.
9. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 23.11.2009) "О бухгалтерском учете" (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) // "Российская газета" - 27.11.2009.
10. "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552.
11. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 (ред. от 08.08.2009) "О Федеральном архивном агентстве"// "Российская газета", N 130, 22.06.2004.
12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утверждена Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68.
13. "Основные правила работы архивов организаций", одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
14. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку-ментации. Требования к оформлению документов".

ЭЛЕКТРОННЫЕ РЕСУРСЫ

 

1. Ворожеева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.П. Секретарь. Учебное пособие. [Электронный ресурс] Режим доступа http://cde.osu.ru/ demoversion/course139/ свободный.
2. Критерии выбора секретаря для современной фирмы. [Электронный ресурс] Режим доступа http://mar-fotchenko.narod.ru/criteriatochooseasecretary-reader.htm свободный.

Сафарьянова Г. Скромная профессия // [Электронный  ресурс] Режим доступа http://www.pro-rabotu.ru/pub.php?article=true&date=2007&id=83 свободный

3. Секретарь. Успешная карьера. Клуб профессиональных секретарей. [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.clubsecretary.ru/book/ chapter-10 свободный

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 

Таблица 1. Функциональные обязанности секретаря

ФУНКЦИИ	ОПЕРАЦИИ
Документационное обслуживание:  1. Составление и оформление документов управления. 2. Ведение документов  по личному составу 3. Организация работы  с документами	Подготовка протоколов, актов, писем, факсов, справок, докладных записок, контрактов, должностных инструкций. Подготовка приказов по личному составу.  Заполнение трудовых книжек и личных карточек. Ведение личных дел. Обработка поступающих  и отправляемых документов. Регистрация  и контроль исполнения документов. Классификация документов. Составление номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.
Бездокументное обслуживание:  1. Выполнение технических функций	Ксерокопирование материалов и документов.  Отправление и прием факсов.  Набор документов на компьютере. Получение и отправка корреспонденции.  Информационно-поисковая и справочная работа.  Поддержание чистоты и порядка в приемной и кабинете руководителя.  Обеспечение приемной и руководителя канцелярскими принадлежностями.  Обеспечение технической исправности оргтехники. Приготовление чая, кофе для руководителя и отдельных посетителей.  Предварительная закупка продуктов и напитков.
2. Телефонное обслуживание	Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю.  Запись телефонных сообщений в отсутствие руководителя.  Переадресовка телефонных звонков компетентным специалистам.  Составление и постоянное обновление внутреннего телефонного справочника отделов и должностных лиц фирмы.  Составление и постоянное обновление телефонного справочника организаций и лиц, с кем поддерживаются регулярные телефонные контакты.
3. Организация приема  посетителей	Согласование с руководителем  правил приема посетителей и определения  приоритетных лиц.  Согласование с руководителем часов приема сотрудников по текущим и личным вопросам, посетителей других организаций.  Составление графика (предварительная запись) приема посетителей.
4. Подготовка переговоров  и совещаний	Уточнение даты и места  проведения.  Предварительное оповещение участников переговоров и совещаний, контроль за явкой и доклад руководителю о причинах отсутствия участников.  Обеспечение или контроль за подготовкой материалов к мероприятию.  Подготовка канцелярских принадлежностей и напитков. Регистрация участников мероприятия.  Ведение записей и протоколов во время мероприятия.  Подготовка протоколов и записей по прошедшему совещанию (переговорам) и предоставление их руководителю.  При необходимости рассылка материалов заседания в соответствии с указаниями руководителя.
5. Подготовка командировок	Уточнение даты, места  назначения, продолжительности и  цели поездки.  Разработка и согласование программы с руководителем и принимающей стороной.  Составление списка необходимых личных и служебных документов и материалов.  Бронирование проездных билетов и мест в гостинице.  Оформление выездных документов и командировочного удостоверения.  Сообщение принимающей стороне точной даты приезда, номер рейса и время прибытия.  Получение заданий руководителя на время его отсутствия

 

¹ Тарасова М.Е. О статусе секретаря. // Секретарь референт. 2010 № 6

² Графова Е.А. Место секретаря в организации. // Секретарское дело. 2009. - №9. – С. 7

³ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (в ред. от 29.04.2008)

⁴ Седова О.Л. Требования к современному секретарю // Секретарь-референт. 2004. - №1 – С. 13-14.

⁵ Сафарьянова Г. Скромная профессия // [Электронный ресурс] Режим доступа http://www.pro-rabotu.ru/pub.php?article=true&date=2007&id=83 свободный.

⁶ Там же.

⁷ Сафарьянова Г. Скромная профессия // [Электронный ресурс] Режим доступа http://www.pro-rabotu.ru/pub.php?article=true&date=2007&id=83 свободный.

⁸ Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006

⁹ Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) //"Российская газета" - 16.05.2008

¹⁰ Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 (ред. от 11.12.2002) "О языках народов Российской Федерации"// "Российская газета" - 14.12.2002

¹¹ Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"(принят ГД ФС РФ 20.05.2005) // "Российская газета", N 120, 07.06.2005

¹² Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 23.11.2009) "О бухгалтерском учете" (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) // "Российская газета" - 27.11.2009

¹³ "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 27.12.2009).

¹⁴ "Уголовный кодекс Российской Федерации" от 13.06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.05.1996) (ред. от 29.12.2009).

¹⁵ "Уголовный кодекс Российской Федерации" от 13.06.1996 N 63-ФЗ (принят ГД ФС РФ 24.05.1996) (ред. от 29.12.2009).

¹⁶ "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009) (с изм. и доп.,  от 01.01.2010)

¹⁷ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (в ред. от 29.04.2008)

¹⁸ Немцов А. Злой, плохой, хороший, или один день из жизни «чудо-секретаря» // Секретарское дело 2009. - №1. – С. 14-17.

¹⁹ Ишанов П. Секретарь: проблемы профессии. // Секретарь. 2008. - № 8. – С. 5-7.

²⁰ Быть незаметной, но незаменимой // Секретарское дело. 2010 - №1. – С. 7-11