Классификация современных секретарей

Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле"⁹ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

В соответствии с Законом "О языках народов РФ" от 25.10.1991 № 1807-1¹⁰ официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации - русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик. В Законе "О государственном языке Российской Федерации" от 01.07.2005¹¹ отмечено, что государственный язык подлежит обязательному использованию в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства.

Федеральный закон  от 21.11.1996 № 129-ФЗ (с изм. от 31.12.2002 № 191-ФЗ) "О бухгалтерском учете"¹² указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст.9) определил правила оформления первичных учетных документов.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении)¹³.

Государственное регулирование вопросов, связанных с хранением документов, нашло частичное отражение в Уголовном кодексе РФ¹⁴, который предусматривает ответственность за контрабанду, утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов. В него включены нормы, устанавливающие ответственность за хищение предметов или документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность (ст. 164 УК РФ). В Кодекс включены и нормы ответственности за уничтожение или повреждение памятников истории или культуры (ст. 243). Статьи 324, 325 относят к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13, 20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов¹⁵.

Трудовой кодекс Российской Федерации¹⁶ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др. Кодекс не только устанавливает применение тех или иных документов, но и определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из них (например, трудового договора). Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) - все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.

Огромное значение при работе секретаря имеют и  нормативно-методические акты.

Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)", разработанная Росархивом в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и  повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий  для применения технических средств  и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

Положения ГСДОУ  получили развитие в "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти", утвержденной Приказом Федеральной  архивной службы России от 27.11.2000 № 68. В соответствии с Инструкцией организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления - службой ДОУ.

Основные положения  об организации архивного хранения документов изложены в Положении "Об Архивном фонде Российской Федерации", утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 № 552 и в Положении "О Федеральном  архивном агентстве", утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290. Данные Положения регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Немаловажным  нормативно-методическим документом в  области хранения документов являются "Основные правила работы архивов  организаций", одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный характер, является "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

"Квалификационный  справочник должностей руководителей,  специалистов и других служащих" (утвержден Постановлением Минтруда  России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 29.04.2008)¹⁷) является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

При работе с  кадровой документацией  секретарю необходимы "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" (утверждены Постановлением Правительства РФ от 06.02.2004 № 51) и "Инструкция по заполнению трудовых книжек" (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Знание "Правил оказания услуг почтовой связи" (введены  в действие Постановлением Правительства  Российской Федерации от 15.04.2005 № 221) и "Правил оказания услуг телеграфной  связи" (утверждены Постановлением Правительства Российской от 15.04.2005 № 222) позволит секретарю грамотно оформить любое почтовое, телеграфное или телексное отправление.

Ключевую роль при оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

Особенно важно  хорошее знание делопроизводства для  секретарей небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

Итак, работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения. Знание и грамотное владение нормативно-методической документацией важный элемент первоклассного секретаря.

1.3. Деловой этикет как признак высокой квалификации секретаря

Думаю, что это т раздел здесь не нужен  и во введении в  задачах Вы ничего не писали вообще о  содержании 1 главы

Важным психологическим аспектом работы секретаря является умение и желание общаться с людьми. Если у него не будет такой потребности и к тому же он не будет соблюдать общепринятые правила общения с клиентами, поставщиками и другими категориями людей, обращающихся в фирму, работу такого секретаря-референта нельзя будет оценить как эффективную. В этой связи можно отметить, чего не должен делать секретарь-референт, даже если он отлично справляется с составлением реферативных материалов, готовит материалы к докладам своего руководителя, быстро выполняет все данные ему задания. В качестве отрицательного примера одного из навыков работы секретаря-референта можно взять манеру отвечать на телефонные звонки, когда используются стереотипные «избитые» фразы в ответах клиентам, к тому же окрашенные отрицательными эмоциями. Секретарь-референт не имеет права, как и любой другой работник, приходить в фирму со своим ''домашним'' настроением.

Неуважительной манерой секретарей-референтов является распространенная привычка, сняв трубку телефона, продолжать с кем-то говорить, кто находится поблизости. Поэтому секретарям-референтам советуют не снимать трубку телефона до того момента, пока они заняты. В противном случае клиенты начинают сердиться, проявляя явное неудовольствие. Они должны начинать разговор с любым человеком, позвонившим в фирму, словами: ''Добрый день!'', далее нужна пауза, а вслед за ней четкое и внятное произнесение названия фирмы. Выдача неопределенных ответов на вопросы клиентов является совершенно недопустимой. Не допускается также при разговорах с клиентами по телефону грубость, вербальная агрессия, жаргонные выражения, а также проявление своего неудовольствия по поводу задаваемых им вопросов¹⁸.

Отсутствие внешней и  внутренней культуры у секретарей-референтов проявляется в нарушении общения  с клиентами не только по телефону, но и ''лицом к лицу'' с ними. Многие из нас неоднократно слышали, позвонив по важному делу в учреждение: ''Позвоните через час''. Такой ответ расценивается как пример нетактичного обращения с клиентом. Наиболее приемлемый ответ в этом случае такой: ''Не будете ли вы так любезны позвонить еще раз или подождать у телефона?''

Секретарь фирмы должен понимать, что он не является частным лицом, а представителем конкретной фирмы, чьи интересы должен поддерживать и  отстаивать. Каждый секретарь должен также четко осознавать, что он является непосредственным связующим звеном между руководителем фирмы и ее персоналом. Это обязывает секретаря нести ответственность за свое поведение, что также является психологическим аспектом его деятельности¹⁹.

Служебное положение и статус секретаря как вспомогательного персонала не позволяет ему участвовать в принятии решений, но в реализации их он обязан активно участвовать и помогать в этой работе своему руководителю. В этой связи можно отметить еще другой психологический аспект в деятельности секретаря-референта как особого координирующего звена внутри самой фирмы. Этот аспект в деятельности секретаря-референта проявляется наиболее ярко, когда он применяет в своей работе наиболее эффективную стратегию в поведении - сотрудничество. Эта стратегия характеризуется прежде всего стремлением достигнуть успеха в деятельности и учитывать при этом интересы другой стороны (клиента, заказчика и др.), проявляя большую активность в достижении поставленной цели²⁰.

Установка на сотрудничество в работе секретаря-референта прямым образом связана с проявлением доброжелательности и проявления эмпатии по отношению к другим людям. В содержание термина ''эмпатия'' входит не только понимание состояния другого человека, оно гораздо шире. В содержание этого термина включается также представление того, что происходит внутри другого человека (руководителя, клиента и т.д.), как он переживает и к чему в данном конкретном случае стремится. Наличие эмпатии - очень ценный и важный аспект деятельности секретаря-референта, поскольку эмпатия помогает осуществлять правильные действия как самому секретарю, так и посетителям. Важно заметить при этом, что такой дар, как эмпатия, зависит от типологии человека, его личностных особенностей, а не является результатом научения²¹.

В кабинет руководителя секретарь входит без стука, если нет специального указания.

Секретарь имеет право задавать руководителю также конкретные вопросы: куда и как надолго он уходит?

Входя и выходя из кабинета руководителя, секретарь плотно закрывает за собой дверь. Дверь можно оставить приоткрытой, если надо продемонстрировать посетителю, что его ждут и к встрече с ним готовы.

Таким образом, секретарь как лицо фирмы должен соответственно выглядеть и уметь  общаться с посетителями, как посещающими приемную, так и обращающимися в организацию по телефону. Близость к руководителю требует от секретаря подстройки под его психоэмоциональные особенности, что в последствии приводит к слаженной работе и снижает риск эмоционального выгорания секретаря.