Классификация современных секретарей

Федеральное агентство  по образованию

 

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

Исторический  факультет

 

Кафедра истории  и документоведения

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

КЛАССИФИКАЦИЯ СОВРЕМЕННЫХ СЕКРЕТАРЕЙ

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студентка V курса, ОЗО

Ю.Н. Рязанцева

    

             

Руководитель:

ст. преподаватель

Н.А. Томилова

 

 

 

 

 

 

 

Томск 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы исследования обусловлены переменами, происходящими  в сфере экономических отношений  и взаимосвязей как внутри предприятия, так и по отношению к смежным  структурам, а также активное формирование информационных связей предъявляет новые требования к выполнению работниками повседневных обязанностей и используемому при этом инструментальному аппарату¹. Данные изменения коснулись и такой должности как секретарь. в обосновании актуальности неуместно приводить цитату! Ну и не вполне она к месту

Быть незаметной, но незаменимой  – такое кредо избирают для  себя сотни представителей секретарского дела. Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различных категорий: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.

Секретарь XXI века берет  на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, освобождая тем самым своего начальника от нерациональной траты времени. Секретарь  XXI века  - это лицо фирмы, которое всегда поддержит на высоком уровне авторитет руководителя и компании в целом. Именно секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону².

Можно сказать, что компания начинается с секретаря. Труд секретаря весьма разнообразен, необычайно сложен и интересен. Он формируется из многообразных творческих, логических и технических операций.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (в ред. от 29.04.2008), относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей. Секретарь - это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию³.

Квалифицированный секретарь  освобождает до 30% рабочего времени  руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов⁴.

Секретарь, как и любой  другой сотрудник компании, не может  оказаться в стороне от общекорпоративных  процессов, которые оказывают влияние  на уровень доверия. Но в отличие от прочих сотрудников для него кроме выполнения профессиональных обязанностей необходимо установить доверительные отношения с руководителем. В этом микроколлективе только два сотрудника – секретарь и его руководитель, который должен видеть в секретаре именно своего помощника номер один, а не «говорящую голову в приемной».

В 70-е гг. в США был  проведен эксперимент, который наглядно доказал, что сокращение должности  секретаря в организации приводит не столько к экономии фонда заработной платы, сколько к нарушению контакта руководителя с другими членами коллектива. Потеря взаимопонимания между начальником и подчиненным неизбежно приводит к ухудшению производственного микроклимата, конфликтам в коллективе и, в итоге, к массовому увольнению ведущих специалистов организации, отвечающих за различные аспекты ее деятельности. Убытки, которые несет фирма при увольнении высокопрофессиональных менеджеров, весьма значительны, а в некоторых случаях и невосполнимы.

Цель курсовой работы – исследовать современные категории секретарей.

 

Для достижения цели ставятся следующие задачи:

1. Выявить категории современных секретарей;

2. Изучить общие требования к секретарю, независимо от категории.???

При написании  курсовой работы использовались: нормативно правовые акты, научные работы, учебные пособия, публикации в периодических изданиях и информация Интернет – ресурсов таких авторов как: Ворожеева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.П., указавших в учебном пособии различные категории секретарей и требования к должностным обязанностям секретаря; Графова Е.А., раскрывшая проблему место секретаря в современной организации; Ишанов П. затронул проблемы профессии, такие как престиж и профессионализм; Кузнецова Т. В своей в какой7статье указала новые квалификационные характеристики секретарей и провела сравнительное исследование с ранее действовавшими должностными инструкциями; Мурина И.В. рассмотрела современные функции секретаря; Несмеева А. рассмотрела современные представления о деятельности секретаря, Сафарьянова Г. выявила общие современные требования к профессии секретаря и спрос на рынке труда; Седова О.Л. выявила требования к современному секретарю, Тарасова М.Е. посвятила статью статусу секретаря и его месту в крупных организациях, привела методы доработки должностных инструкций под требования конкретной организации.

Это не анализ, а краткое  перечисление авторов. Необходим анализ источников и литературы! Со сносками или указанием  названий работ!

 

 

 

1. ЗНАЧЕНИЕ ПРОФЕССИИ СЕКРЕТАРЯ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Общие требования к профессиональной деятельности секретаря

 

Конец двадцатого века многое изменил в деловой  жизни секретарей: появились новые  названия административных позиций, значительно  расширился круг административных обязанностей, повысились требования к уровню профессионализма, возрос и сам статус профессии секретаря.

Если обратиться, например, к рекламным объявлениям  о вакансиях на позицию помощника  руководителя, то можно увидеть стандартный  набор из 5-7 компетенций, или профессиональных умений и личных качеств, требуемых от кандидатов на должность секретаря, а именно:

- знание делопроизводства;

- уверенное  пользование компьютером; 

- организованность;

- коммуникабельность;

- стрессоустойчивость; 

- грамотная  речь;

- знание бизнес-этикета.  Это отсюда http://www.pro-rabotu.ru/pub.php?article=true&date=2007&id=83 Почему нет сноски?

Современный секретарь – это специалист с профессиональным (все чаще с высшим) образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Они хорошо разбираются  в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранными языками. Не случайно, самый предпочтительный возраст секретаря – от 23 лет, так как на сегодняшний день чаще всего необходимым условием для приема на работу является уже законченное высшее образование. В последние годы заметно увеличились требования, предъявляемые  работодателем к опыту работы кандидатов. Их пожелания о том, чтобы претенденты имели опыт работы не менее 2-х лет на одном месте, желательно в крупной компании,  кажутся вполне адекватными. Степень владения иностранными языками тоже имеет большое значение. Свободное владение хотя бы одним иностранным языком сегодня является неотъемлемой частью обязательных профессиональных навыков⁵.

А еще секретарю  очень важно хорошо знать русский  язык, обладать развитой речью и  богатым словарным запасом.

Высокий уровень  корпоративных отношений требует также умения поддержать разговор и уверенно вести беседу.  Поэтому самое востребованное качество секретаря на сегодня – это интеллигентность. Именно его, в первую очередь, называют  работодатели, говоря о личностных качествах, предъявляемых к соискателю. Всему остальному можно научиться: узнать азы работы с компьютером, овладеть языком, быстро научиться делопроизводству, но вот чтобы быть культурным, интеллигентным человеком, нужны годы и годы⁶.

В работе секретаря  немало принципиально разных видов  работ, например, документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание управленческих процессов.

Основываясь на общих тенденциях развития бизнеса (динамичность, конкуренция, ориентация на прибыль, развитие информационных технологий, глобализация), а также на перспективах развития самой профессии (всесторонняя административная поддержка, управление информационными потоками, обеспечение равноценной замены руководителю), можно выделить десять ключевых компетенции администратора:

1. Коммуникабельность;

2. Ориентация на клиента;

3. Планирование и анализ;

4. Координирование;

5. Корпоративность;

6. Проактивность (предвидение и действия на опережение);

7. Принятие решений;

8. Знание компьютерных технологий;

9. Владение бизнес-этикетом и протоколом;

10. Знание иностранных языков и межкультурных различий.

Именно эти  компетенции необходимо развивать, чтобы стать не просто профессиональным секретарем, но и равноправным по вкладу и значимости сотрудником своей  компании, надежным рабочим партнером  своего руководителя.

Кроме делопроизводства, у секретаря имеется еще масса  обязанностей, которые требуют от него в каждом конкретном случае совершенно разных навыков и неожиданных  решений. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении всех лиц своей организации, правильное оформление переписки, подготовку  телефонных разговоров и т.д. Все это является необходимым условием оперативного выполнения срочных заданий руководства.

Сегодня высокопрофессиональный секретарь – одна из наиболее востребованных профессий на рынке труда. Поэтому  у секретарей, как правило, отсутствует  такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица. Спрос на профессиональных секретарей-референтов превышает предложение. К тому же хорошие места имеют свойства освобождаться по причине карьерного роста и еще чаще - декретных отпусков их обладательниц. А еще, работа секретаря, секретаря-референта или помощника руководителя практически не привязана к какой-либо определенной отрасли⁷. К тому же здесь достаточно низка и конкуренция. Во-первых, мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только в должности помощников или персональных ассистентов руководителя. Во-вторых, серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплат, а наличие незначительных конкурентных преимуществ (опыт, высшее образование, знание иностранного языка) позволяет реально претендовать на высокую зарплату.

Итак, престиж секретаря возрастает с каждым днем. Это обусловлено востребованностью профессии, повышением квалификационных требований, возрастанием уровня заработной платы. Создаются различные сообщества, клубы секретарей, у этой профессии существуют специализированные  печатные издания, во всемирной сети Интернет появляются все больше статей, всевозможных форумов в помощь людям этой профессии. 

Сегодня секретарь  – это сложная и важная профессия, от которой зависит успех фирмы.

1.2. Нормативно-методическая база работы секретаря

 

Учитывая тот  факт, что делопроизводство занимает важное место в деятельности большинства секретарей, поэтому профессиональное знание делопроизводства абсолютно необходимо каждому без исключения секретарю. Требуется быть компетентным в таких вопросах, как:

- Предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейшее движение;

- Разработка официальных (фирменных) бланков служебных документов;

- Составление и оформление документов;

- Придание документам юридической силы;

- Организация обработки документов и их последующего хранения;

- Рациональное распределение документопотоков;

- Информационно-справочное обслуживание работников организации и т.п.

В настоящее  время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких направлений: законодательное регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Для деятельности секретаря  наиболее важны такие законы, как Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", Федеральный закон "Об архивном деле", Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации", Закон "О государственном языке Российской Федерации", Федеральный закон "О бухгалтерском учете", Федеральный закон "Об акционерных обществах", Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и другие.

Федеральный закон  РФ от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"⁸ закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.