Официально-деловой язык и стиль служебных документов

 

                                                ВАРИАНТ 10 

     1. Официально-деловой язык и стиль служебных документов.

Специфика языка. Заимствованные слова.

     План:

1.1. Официально-деловой язык и стиль служебных документов

1.2. Специфика языка

1.3. Заимствованные слова 

     

1.  Формулировки  документа должны быть правильными  в юридическом отношении. Основными  чертами делового языка являются  простота, лаконичность, ясность, точность. При составлении документов необходимо  избегать длинных фраз с большим  количеством причастных и деепричастных оборотов. Не следует употреблять эпитеты, метафоры и т. д. В деловом письме не допускается употребление устаревших слов и выражений, например, таких слов, как: ибо, коего, посему, нежели, обрести и т. д. Из состава современных служебных документов следует исключить такие выражения, как: настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, доношу, действительно работает и т. д.

       Недостатком при составлении  текстов документов является  тавтология (повторение одних и  тех же слов), например: «В целях улучшения работы целесообразно…»; «Объединить воедино…» и т. д.

      Применяя  в тексте узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности  в том, что адресатом они будут  поняты, следует в скобках объяснить  их значение. 

     

2.  В документах  должны применяться только общепринятые сокращения. Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например: Белорусский государственный экономический университет - БГЭУ. Сокращенные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например: вуз – высшее учебное заведение. Употребляются и сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например: главбух, завхоз, физрук, или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например: капремонт, хозрасчет и т. д. Употребляются традиционные текстовые сокращения, принятые во всех разновидностях документов. После текстового сокращения всегда ставится точка. Допускаются следующие сокращения: «и т. д.» (так далее), «и т. п.» (тому подобное), « и пр.» (прочие),  «и  др.» (другие). Разрешается сокращение «т. е.» (то есть). Сокращения «т. к.» (так как), «т. о.» (таким образом), «п. ч.» (потому что), «т. н.» (так называемый) не являются общепринятыми, и поэтому  употребляться не должны. Не допускается сокращение слов через косую черту.

      Названия  географических понятий сокращают  только перед словом, к которому они относятся, например: оз. Нарочь, р. Неман. Слово «город» сокращают до одной буквы – г. (с точкой). При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы «г» без точки между ними. После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1941-1945 гг.

      Учебные и финансовые годы пишут через  косую черту, сокращая последний  год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном  числе, например: 2009/10 г. Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «… в начале 2008 года».

      В текстах документов должны быть указаны  конкретные даты (точное календарное  время), например: 29 октября 2009г., 29.10.2009, а не 29 октября   с. г. или 29 октября  т. г. 

      1.3. В деловом письме используются  слова иноязычного происхождения,  когда им не находится соответствующих  синонимов, обозначающих те же  понятия. Не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: конвенция - условие, дефекты – недостатки и т. д.

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.Какие реквизиты применяют при удостоверении документов? Каковы структурные элементы и варианты оформления реквизита «Гриф утверждения»? Как следует оформлять элементы текста «Приложение» и «Основание»? Надо ли оставлять слова «приложение» и «основание» открытыми, а относящийся к ним текст печатать слева? 

     При оформлении документов уделяется большое внимание их юридическому значению. Для удостоверения документов применяют следующие реквизиты:

     - оттиск штампа ( бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления;

     - оттиск печати, являющийся дополнительным свидетельством подлинности документа. Ставится на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для предприятия, организации, рабочих и служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Оттиск печати используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;

     - индекс документа, указывающий на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;

     - дата создания документа, необходимая для правовой оценки отношений, возникающих или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления;

     - подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц. Является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа.

     Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов.

     Реквизит  «гриф утверждения» состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, её расшифровки и даты. Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким- либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:   

                                                                                        УТВЕРЖДЕНО

                                                                                        Приказ министра

                                                                                        внутренних дел

                                                                                        Республики Беларусь

                                                                                        03.01.2004   №1 

     Элементы  текста «Основание» и «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа, строчными буквами, кроме заглавной. Элемент текста «Приложение» располагается после основного текста, а «Основание»- перед основным текстом документа. Данные слова не оставляются открытыми, а относящийся к ним текст располагается после двоеточия (справа от слов). 

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3.В каких случаях издают указание? Состав реквизитов. Технология

создания. Требования к тексту. Есть ли различие между  текстами приказа, распоряжения и указания? Могут  ли организации изготавливать  специальные бланки для приказов, распоряжений и указаний? 
 

     Указание – правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно- методологического характера, а также связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной организации или вышестоящих органов управления. Указания относятся к распорядительным документам.

     Состав  реквизитов указания:

     - герб республики (для государственных  учреждений);

     - наименование вышестоящей организации;

     - наименование организации;

     - название вида документа;

     - дата;

     - индекс документа;

     - место составления или издания  документа;

     - заголовок к тексту;

     - текст;

     - подпись;

     - визы;

     - отметка об исполнении документа  и направление его в дело

     Все распорядительные документы в зависимости  от порядка разрешения вопросов делят  на две группы: издаваемые в условиях единоличного принятия решений (рис. 1) и издаваемые в условиях коллегиальности (рис. 2).

     Перед текстом указания располагается заголовок, который кратко отражает содержание и отвечает на вопрос «о чём?». Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части приводятся цели, задачи и принципы  издания  указания.  Она начинается со слов «В связи», «В целях» и т.д. Но данная часть может и отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

     Распорядительная  часть указания излагается в повелительной  форме и начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя  нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности  по занимаемой должности), которые пишутся  прописными буквами без кавычек на отдельной строке от нулевого положения табулятора. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам. В каждом пункте указываются конкретный исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ,  в родительном- после ОБЯЗЫВАЮ), предписываемое действие и срок исполнения. Распорядительная часть заканчивается постоянной формулировкой: «Контроль за исполнением указания возложить на…» (указывается конкретное лицо или структурное подразделение).

     Указание  составляется и оформляется (на общем  или специальном бланке формата  А4) аналогично приказу по основной деятельности и распоряжению.  

     Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков конкретных видов организационно- распорядительных документов, если таких документов создается более 200 в год. 
 
 
 
 
 

       

       

       

       

       

 
 

     Рис. 1. Технология создания документа в условиях единоличного принятия решения