Особенности официально-делового стиля

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Уральский государственный экономический  университет 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по  документационному  обеспечению государственного муниципального управления 

      Тема: Особенности официально-делового стиля  
 
 
 
 

Исполнитель: студент гр.  
 
 
 
 
 

2011

  Введение

  Официально-деловой  стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых –  обслуживание сферы официально-деловых  отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов – содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

  Наиболее  существенные признаки деловой документации.

  1. Специфика культуры официально-деловой  речи заключается в том, что  она включает в себя владение  двумя различными по характеру  нормами: 1) текстовыми, регулирующими  закономерности построения документа, закономерности развертывания его содержательной схемы, и 2) языковыми, регулирующими закономерности отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа. Различение этих двух типов норм деловой речи помогает понять направленность и этапы мыслительной работы над текстом документа: осмысление официально-деловой ситуации –> подбор соответствующего ей жанра документа –> уяснение соответствующих жанру документа норм построения текста –> выбор отвечающих жанру и форме документа языковых средств.

  2. Форма документа (схема, отражающая  семантико-информационную структуру  текста) предоставляет в распоряжение  его составителя определенный  набор реквизитов и определенную  их композицию (последовательность  и порядок их размещения в тексте документа). Наиболее частотные (общие ряду документов) реквизиты: (1) адресат документа; (2) адресант документа; (3) заглавие (жанр) документа; (4) заглавие к содержанию текста документа; (5) список приложений к документу; (6) подпись; (7) дата. Обязательность/необязательность употребления определенных реквизитов определяет жесткость / свободу построения формы документа. Сказанное позволяет характеризовать «пишущего» как составителя текста документа (по известным ему образцам): это относится и к плану текстовых норм, и к плану языковых норм.

  3. Составитель, как правило, использует  традиционные для официально-делового  стиля языковые средства. Таковы: и стилистика текста документа  (нейтральная, неэкспрессивная и  неэмоциональная, и / или книжная); и лексические средства (близкие к однозначности лексемы и привычные словосочетания, включая клише и штампы, не говоря уже о так называемых канцеляризмах – языковых средствах, употребление которых нормы литературного языка ограничивают сферой деловой речи); и морфологические средства (продуктивность отглагольных существительных для называния действий; тенденция к неупотреблению в документах лично-указательных местоимений он, они), и синтаксические средства (усложняющие синтаксическую структуру причастные и деепричастные обороты, сложноподчиненные предложения с придаточными и с выражающими логические отношения союзами; именные цепочки с родительным падежом; синтаксическая схема перечисления).

  Эти и некоторые другие особенности  характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля, ориентируя составителя текста документа на определенный выбор и на определенное восприятие текста документа его «получателем» (читателем). Все эти специфические (и текстовые, и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации. 

  1. Общая характеристика официально-делового стиля

  Деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Из этого могут быть выведены как минимум пять следствий.

  1.  Широта этой сферы позволяет различать по меньшей мере три подстиля (разновидности) делового стиля: 1) собственно официально-деловой (канцелярский, как его часто именуют), 2) юридический (язык законов и указов) и 3) дипломатический. При ряде различий эти подстил и близки друг к другу по своим основным характеристикам. Официально-деловые и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиций сторон, при особо «этикетной» природе дипломатических формул; в отличие от них для «языка законов» характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.

  2.  Соотношение «официально-деловая ситуация – соответствующий жанр документа» означает, что содержание документа покрывает множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу – ситуации. Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизованные (соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывают всю сферу деловой речи.

  3.  В сфере деловой речи мы имеем дело с документом, т.е. с деловой бумагой, обладающей юридической силой, и сам этот факт обусловливает письменный характер реализации языковых средств официально-делового стиля. В то же время сугубо письменный характер делового документа не может не влиять на его язык: письменная речь – речь в отсутствии собеседника, требующая развернутости и полноты изложения, ибо «ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной собеседнику.

  4.        В лингвистике принято противопоставлять два типа текстов: информативный (научный, деловой) и экспрессивный (публицистический, художественный). Принадлежность деловой, речи к первому типу объясняет некоторые ее особенности, и прежде всего – ее стилистический характер.

  Предельная  информативная предназначенность  делового текста находит свое отражение  в стремлении пишущего к максимально  строгому и сдержанному характеру изложения, а тем самым и в стремлении к использованию стилистически нейтральных и / или книжных элементов. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле – все это противоречило бы требованию точности деловой речи.

  5.      Сказанное определяет и требование однозначности, характерное для деловой речи. (Отметим в этом плане различие между научной и деловой речью: в первой однозначность необходима, а во второй просто недопустима неоднозначность). Это требование предопределяет использование в деловой речи терминов или терминизированных (близких к однозначным) специальных средств языка (ясно, что эта тенденция органически связана с юридической силой документа, не терпящей двусмысленности или, как говорил Л.В. Щерба, «кривотолков»); таковы, например: постановление, резолюция – в канцелярском подстиле, истец, ответчик – в юридическом подстиле, свидетельствовать кому-либо свое глубокое уважение – в дипломатическом.

  Не  случайно исследователи отмечают, что  «Профессиональные идиомы, сложившиеся  в деловой письменной речи, выполняют  ту же функцию, что и термины в научной речи». По той же причине характерно стремление не употреблять в деловых текстах лично-указательные местоимения он (она, оно, они), поскольку их использование в контексте – при наличии в нем более одного существительного того же рода – может противоречить требованиям точности и ясности изложения.

  Требованием логичности и аргументированности  изложения в области синтаксиса деловой речи объясняется обилие сложных конструкций. Имеется в  виду большая употребительность  сложноподчиненных предложений  с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия), продуктивность всякого рода уточнений в тексте (причастные и деепричастные обороты, вставные конструкции), дифференциация смысловых отношений с помощью сложных союзов (типа вследствие того что) и предлогов (типа на предмет чего).

  Перечисленные отличительные языковые черты делового стиля (стилистические, лексические, морфологические, синтаксические) органически вписываются  в письменную сферу употребления этого стиля, в свойственные ему жанры документации. Но не только это составляет особенности норм официально-делового (канцелярского) подстиля.

  2. Текстовые нормы делового стиля

  Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной  практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т.п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.

  Начало  наших затруднений относится  не к той стадии, когда мы уже  трудимся над составлением самого текста документа, а к более раннему моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Иначе говоря, первое наше действие в этом плане – мыслительное – лежит в экстралингвистической (внеязыковой) сфере. Попробуем представить себе схему внутренней работы, проделываемой каждым в плане составления какого-либо документа.

  1.      Пишущий (пока еще будущий пишущий), оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего, должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т.д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

  2.       Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания 
формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что 
пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого- 
либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа.

  Под формой документа понимаются сумма  его реквизитов и содержательно-композиционная схема – их взаимосвязь, последовательность и расположение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализации деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация –> жанр документа –> форма документа –> языковое наполнение документа.

  Приведем  схемы организации текста некоторых  наиболее распространенных в нашей  жизненной практике документов. Первый из них – заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресанта (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:

  ______________ 1 ____________________

  _______2___________

  _______ ___________

  ____________ 3 ________

  ______________ ___________________

  ______________ 4____________________

  5 6

  Например:

  Начальнику  отдела доставки почтового отделения 675000 Иванову И.И.

  Петрова Ивана Ивановича, проживающего по адресу:

  ул. Чайковского,

  дом 76, кв. 000, телефон.........

  ЗАЯВЛЕНИЕ

  Прошу сохранить за мной аренду абонентного  ящика №7214 на 2-е полугодие 2007 года.

  07.04.2007                                                                    Петров

  Другой  распространенный жанр документа, с  которым нам приходится иметь дело, – доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя заверена какой-либо организацией – подписью должностного лица и печатью организации. Схема расположения реквизитов доверенности: