ГОСТы делопроизводства

Официально-деловые документы различаются по степени стандартизации речи. Выделяются три вида: 1) документы, которые без стандартной формы теряют юридическую силу (паспорт, свидетельство о браке, о рождении, аттестат зрелости, диплом); 2) документы, не имеющие стандартной формы, но для удобства их использования составляемые по определенному образцу (ноты, договоры и т.п.); 3) документы, не требующие при их составлении обязательной заданной формы (протоколы, постановления, отчеты, деловые письма). Впрочем, и для этих видов деловых бумаг разработаны определенные стандарты, которые облегчают делопроизводство.

Многообразие  жанров в официально-деловом стиле  дает основание выделить в его  составе официально-документальные и обиходно-деловые жанры; в первых представлены особенности языка дипломатии, законов, во вторых - служебной переписки, деловых бумаг. Отметим языковые черты официальных документов, принадлежащих к разным жанрам.

Язык дипломатических документов весьма своеобразен: у него есть своя терминология (атташе, коммюнике, демарш, саммит, пакт, конвенция), некоторые термины исконно русские (посол, посланник, поверенный в делах). Иногда слова в дипломатии получают особое, специальное значение. Например, слово протокол, известное нам в его общеупотребительном значении (протокол собрания - документ с записью всего происходившего на собрании, ср.: протокол допроса - точное отражение вопросов и ответов), в речи дипломатов получает иной смысл: это «совокупность общепринятых обязательных правил, традиционно соблюдаемых в международном общении».

Правила дипломатической  вежливости требуют обращения к высокопоставленным особам с указанием их титулов и форм титулования (принц, королева. Его Высочество, Его Превосходительство и т.п.).

Выработаны строгие  формы начала и окончания различных  документов. Например, личная нота должна быть написана от первого лица (от имени того, кто ее подписывает). Обращение требует добавления слова уважаемый, а в конце, перед подписью, обязательна формула вежливости («комплимент»): Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении.

Синтаксис дипломатических документов отличается сложностью, в нем преобладают длинные предложения, осложненные причастными оборотами, придаточными (преимущественно определительными и изъяснительными), пространным перечнем однородных членов, нередко подчеркнутым графически при помощи абзацного членения конструкции. Например, вводная часть (преамбула) Устава Организации Объединенных Наций выглядят так:

МЫ, НАРОДЫ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ, ПРЕИСПОЛНЕНЫ РЕШИМОСТИ

избавить грядущие поколения от бедствий войны, дважды в нашей жизни принесшей человечеству невыразимое горе, и

вновь утвердить  веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности, в равноправие мужчин и  женщин и в равенство прав больших  и малых наций, и

создать условия, при которых могут соблюдаться  справедливость и уважение к обязательствам, вытекающим из договоров и других источников международного права, и

содействовать социальному прогрессу и улучшению  условий жизни при большей  свободе,

И В ЭТИХ ЦЕЛЯХ

проявлять терпимость и жить вместе, в мире друг с другом, как добрые соседи, и

объединить наши силы для поддержания международного мира и безопасности, и

обеспечить принятием  принципов и установлением методов, чтобы вооруженные силы применялись  не иначе, как в общих интересах, и

использовать  международный аппарат для содействия экономическому и социальному прогрессу всех народов

РЕШИЛИ ОБЪЕДИНИТЬ НАШИ УСИЛИЯ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ НАШИХ  ЦЕЛЕЙ.

Весь этот длинный  фрагмент текста - одно предложение, в  котором абзацами, абзацными отступами  подчеркнуты инфинитивные обороты и шрифтом - значащие части (субъект договора, цели и т.д.).

Язык законов отличается иным стилистическим оформлением: он всегда должен быть прост и краток, главное в нем - точность выражения мысли. Четкость и точность формулировок здесь абсолютно необходимы, так как законы рассчитает на однозначность восприятия, они не должны быть истолкованы по-разному. Приведем для примера классические формулировки прав человека из Всеобщей декларации, принятой Генеральной Ассамблеей ООН еще полвека назад.

Статья 1. Все люди рождаются свободными и равными в своем достоинстве и правах. Они наделены разумом и совестью и должны поступать в отношении друг друга в духе братства.

Статья 3. Каждый человек имеет право на жизнь, на свободу и на личную неприкосновенность.

Статья 4. Никто не должен содержаться в рабстве или в подневольном состоянии; рабство и работорговля запрещаются во всех их видах.

Статья 5. Никто  не должен подвергаться пыткам или  жестоким, бесчеловечным или унижающим  его достоинство обращению и  наказанию.

Лексика таких важных документов не лишена некоторой высокопарности, что определяется содержанием текста. Возвышенное звучание речи вполне закономерно в подобных случаях. Так пишутся ноты правительств, международные договоры и т.д. Однако в ряду законодательных документов немало и таких, которые отличаются сухим, даже скучным языком. Такую репутацию ему создает употребление специальных слов и выражений, так называемых канцеляризмов (жилплощадь, проживает, зачислить на работу, предоставить отгул (отпуск), завизировать, заслушать, надлежащий, по истечении срока, в установленном порядке, вступить в законную силу и т.д.). Этот стиль изобилует стандартными формулировками, множеством повторов, что также функционально обусловлено. Приведем для примера отрывки из «Закона о пенсиях РФ»:

II. Пенсия по  старости

Статья 10. Общие  основания, определяющие право на пенсию.

Пенсия на общих  основаниях устанавливается

мужчинам - по достижении 60 лет и при общем трудовом стаже не менее 25 лет;

женщинам - по достижении 55 лет и при общем трудовом стаже не менее 20 лет.

<...>

Статья 12. Пенсия в связи с особыми условиями  труда. Пенсия в связи с особыми  условиями труда устанавливается:

а) мужчинам - по достижении 50 лет и женщинам - по достижении 45 лет, если они соответственно трудились не менее 10 лет и 7 лет 6 месяцев на подземных работах, на работах с вредными условиями труда и в горячих цехах и их общий трудовой страж не менее 20 и 15 лет.

Гражданам, имеющим  не менее половины стажа на подземных  работах, на работах с вредными условиями труда и в горячих цехах, пенсия назначается с уменьшением возраста, предусмотренного статьей 10 Закона, на один год за каждый полный год такой работы мужчинам и женщинам;

б) мужчинам - по достижении 55 лет и женщинам - по достижении 50 лет, если трудились соответственно на работах с тяжелыми условиями труда не менее 12 лет 6 месяцев и 10 лет и имеют общий трудовой стаж, указанный в статье 10 Закона.

Повторяемость ситуаций, рассматриваемых в законодательных  документах, ведет к стандартизации способов выражения, это накладывает печать и на морфологию этого подстиля. Для него характерно частое использование отыменных предлогов (в целях, за счет, в деле, в области), которые, как правило, «тянут» за собой отглагольные существительные (достижение, урегулирование, взыскание, установление, обжалование, дознание и др.). Кроме отглагольных существительных, здесь частотны и личные, то есть существительные, обозначающие названия людей по их действиям, социальным долям, иным признакам: усыновитель, свидетель, задержанный, отдыхающий, клиент, абитуриент, покупатель, посетитель, зритель, пассажир и т.д. Все эти и подобные слова получают негативную оценку за пределами официально-деловой речи как типичные канцеляризмы, здесь же потребление их оправдано, они выполняют стилеобразующую функцию.

Для языка законов  свойственна безличная форма  изложения, поскольку в законодательстве отражается воля не отдельного лица, а  государства (Пенсия назначается; По окончании расследования составляется обвинительное заключение). Это объясняет обилие глаголов страдательного залога (ср.: Дом. строится акционерным обществом «Тема»; стадион построен и оборудован спонсорами школы-интерната). Из других глагольных форм здесь особенно употребительны инфинитивы: они нужны для императивных конструкций, выражающих предписание, приказ (обеспечить своевременную выплату зарплаты; восстановить в должности; отчитаться... отказать).

Для синтаксиса законодательных документов характерно преобладание сложных предложений; в сложноподчиненных обычны придаточные условные. Здесь много условно-инфинитивных конструкций, что определяется целевым заданием - говорить обусловленность правовой нормы, а также тем, что законы не имеют обратной силы.

В законодательном  языке выработался тип предложения, связанный с особой композицией текста законов. В таких случаях важную роль играет рубрикация, отражающая композиционную структуру текста. Простейшей рубрикой является абзац, который служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Абзац всегда внутренне замкнутая деловая единица.

Характерной чертой законодательного подстиля является употребление специальных сочинительных союзов: а равно, равно как, а также, как... так и. Здесь отмечается преимущественное использование косвенной речи (прямая речь возможна только тогда, когда дословно цитируются законодательные акты, а также в устной судебной речи адвокатов, прокуроров и других членов суда).

Способ изложения  в законодательном подстиле - директивный.

Язык  административно-канцелярского подстиля заслуживает особого внимания, так как знание его важно для каждого гражданина, поскольку такие деловые бумаги, как заявление, расписка, объяснительная записка и многие другие, постоянно сопровождают нас в работе и даже на отдыхе. Умение написать нужную «бумагу» является неотъемлемой чертой грамотности, культуры речи человека. Однако назначение административно-канцелярского подстиля шире, чем составление обиходно-деловой документации. Сфера функционирования канцелярского подстиля - это административно-ведомственные отношения, с которыми связаны различного рода канцелярии, ведающие служебной перепиской, оформлением документации. У административно-канцелярского подстиля две функции: информационно-содержательная (повестка, объявление) и организационно-регулирующая (распоряжение, приказ, деловая переписка). Административно-канцелярский подстиль включает в себя много жанров. К ним относятся так называемые подзаконные (то есть издаваемые на основании и во исполнение законов) документы, выпускаемые исполнительно-распорядительными органами (административные акты, циркуляры, приказы, распоряжения), и договорные документы, а также различная канцелярская документация: заявление, характеристика, автобиография, доверенность, расписка и т.п.

Административно-канцелярские документы выделяются на фоне других деловых текстов некоторыми особенностями в использовании языковых средств.

Лексика этой документации включает различную терминологию (профессионально-техническую, бухгалтерскую, торговую, спортивную и т.п.), обращение к которой обусловлено ситуацией. Используются номенклатурные обозначения различных предприятий, учреждений (Центральный банк России, Государственная налоговая инспекция. Открытое акционерное общество (ОАО), Московская товарная биржа и др.); наименования должностей, ученых званий, степеней; специальная терминология, связанная с оформлением деловых бумаг (входящий, исходящий (документ), документооборот (движение документов в учреждении), индекс (условные обозначения, присваиваемые документам в процессе их учета (регистрации) и исполнения), гриф (пометка, указывающая на особый характер документа &nbso;– «секретно», «срочно», «лично»), реестр (перечень, список чего-либо, применяемый в делопроизводстве), реквизиты (обязательные элементы служебного документа), формуляр документа (совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа) и т.д.

Устойчивый характер получили многие обороты речи, постоянно  используемые в деловой переписке. Арсенал этих языковых заготовок  достаточно обширен, например:

Настоящим отвечаю  на Ваше письмо от...

В соответствии с протоколом о взаимных поставках  прошу Вас...

Фирма «Салют»  заявляет о...

Надеюсь на дельнейшее плодотворное сотрудничество...

Будем рады скорейшему ответу на наше письмо...

К сему прилагается...

Обращение к  ним составителя письма упрощает задачу: он выбирает готовую формулировку, вставляя ее в соответствующую часть  текста.

Стандартизация  делового письма привела к созданию готовых текстов (типовые тексты, трафаретные письма), в которые  следует лишь вписать конкретную информацию. Появление таких образцов для деловых писем связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Такие письма имеют преимущества благодаря гораздо меньшим затратам рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах - заполнение пробелов) и обработку.

Типовой текст  строится на основе не только клишированных  фраз, но и клишированных предложений: