Делопроизводство в СССР

    Введение

    В начале XX в. Россия стояла на пороге новых  преобразований в области делопроизводства. Начинался процесс формирования теории делопроизводства, который связан с именами Ф. Русанова, Н. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта. Однако смена  государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

    Главная особенность делопроизводства XIX - начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу.

    Были  изданы правовые акты, регламентировавшие порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления законов в силу; оформление официальных документов; порядок использования печатей.

    Становление советского государственного аппарата, несмотря на трудности гражданской войны, сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства.

    В результате, уже после Великой  Отечественной войны, в конце  1950-х гг. был издан ряд правительственных постановлений, реализация которых предполагала решение трех задач:

1. создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД);
2. разработка и внедрение средств механизации в сферу управления;
3. подготовка специалистов высшего и среднего специального образования в области делопроизводства.

    В результате, ЕГСД был одобрен Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 года, что послужило новым толчком к развитию делопроизводства в СССР и предопределило черты современного делопроизводства в организациях Российской Федерации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

История делопроизводства как  научная дисциплина

История делопроизводства как научная дисциплина занимается ретроспективным изучением делопроизводственной документации. Она тесно смыкается как с документоведением, данные которого с течением времени превращаются в объект изучении истории делопроизводства, так и с архивоведением, черпая свою источниковую базу из архивных фондов учреждений.

Последовательное  изучение изменений в содержании и форме делопроизводственных документов, предпринятое в работах по истории  делопроизводства, предоставляет источниковедению материал для разработки малоисследованных теоретических проблем: изучения видовой эволюции делопроизводственных источников, уровня зрелости разновидностей источников внутри вида и др.

После истечения срока  оперативной службы «средой обитания»  делопроизводственного документа, отобранного на хранение, становится архивный фонд соответствующего учреждения - фондообразователя, являющийся потенциальной источниковой базой исторического исследования. Основополагающую роль в формировании целостного комплекса архивной документации, способной адекватно отразить исторические процессы и события, играют разработка и осуществление научных принципов комплектования государственных архивов, проведения экспертизы ценности документов. Учитывая тесную связь теории и методологии источниковедения с этими разделами архивоведения, В. Н. Автократов и А. В. Елпатьевский предложили и обосновали термин «архивное источниковедение». О многосложной источниковедческо - архивоведческой отрасли исторической науки писала и О. М. Медушевская.

К сожалению, свое влияние на состав и содержание архивных документов оказывают и Субъективные причины. Нехватка помещений для хранения, рост объема современной документации, сверхплановый прием на хранение в связи с многочисленными реорганизациями госаппарата в последние годы, отсутствие какой-либо техники вынуждают архивистов проводить прием документов, не всегда соблюдая необходимые требования.

Еще одной стороной взаимодействия двух научных дисциплин, источниковедения и архивоведения, в области изучения делопроизводственных документов является решение эвристических задач. Успешный поиск необходимых источников, полное представление о составе и содержании, степени сохранности имеющихся в фонде документов невозможны без научно-справочного аппарата: путеводителей и справочников, различных каталогов по фондам архивов, описей и указателей к конкретным фондам. В свою очередь, научный уровень справочного аппарата в немалой степени обусловлен разработанностью источниковедческих аспектов архивных документов, уровнем источниковедческой подготовки работников архивной службы.

Ряд исследований посвящен изучению функционирования архивной службы в условиях административно-командной  системы и влиянию этих условий  на дошедший до потомков комплекс архивных документов. На первый план выдвигается изучение достоверности и полноты информации, содержащейся в делопроизводственных документах. Информационная диктатура ведомств, необоснованное засекречивание документов, их массовое уничтожение в 30—40-е годы, расхождение цифровых показателей в архивных документах и официальных публикациях плановой и статистической документации — таков неполный перечень особенностей документальной базы отечественной истории, которые еще предстоит изучить источниковедению.

Значительный вклад  в источниковедческое и историческое освоение информационного потенциала делопроизводственных источников вносят научные публикации документов. Как правило, подготовка фундаментальных издании сопровождается выходом в свет источниковедческих работ, отражающих конкретные наблюдения участников. В ходе подготовки сборников документов проводится фронтальное изучение широкого круга фондов, что дает богатый материал для анализа различных видов документов, исследования информационных и иерархических связей между ними, выявления пробелов в источниковой базе. Важную роль в создании целостной исторической картины играют комментарии к публикуемым документам, основанные на широком круге источников.

Следует иметь в  виду, что тематические публикации, по мнению С. Н. Валка, носящие субъективный характер, уступают научное преимущество пофондовым публикациям (это отмечали Д. А. Чугаев, Е. Н. Городецкий и др.). Но до настоящего времени издано очень ограниченное число пофондовых публикаций. Так как фонды, представляющие значительный научный интерес, весьма объемны, а финансовые возможности ограничены, в ближайшее время не приходится ожидать новых подобных изданий. В значительной степени заменить пофондовую публикацию в информационном плане может публикация документов, занимающих ключевое место в архивном фонде. Такими документами являются протоколы руководящего органа учреждения: протоколы Президиума ВСНХ, протоколы Президиума Госплана и т. п. При подготовке подобной публикации важное значение имеет изучение сохранности комплекса протокольной документации, информационной ретроспективности по отношению к документам всего фонда. Для видовой публикации характерно также использование метода сокращенной передачи содержания отдельных структурно законченных частей документа — регестов.

Использование разнообразных  методик при публикации текста делопроизводственных документов в видовых сборниках основано на особенностях их формы и характере содержащейся в них информации, видовые публикации раскрывают информационное богатство всего архивного фонда и облегчают историку работу с документами. Так, по мнению Л. Е. Шепелева, «решение некоторых исследовательских задач широкого плана вообще невозможно без предварительной подготовки публикаций». К сожалению, среди части историков существует нигилистическое отношение к документальным публикациям, независимо от их типа и уровня подготовки. Сам факт обнародования документа либо автоматически исключает его из поля зрения таких исследователей, либо при использовании документа приводится архивная легенда. В данном случае перед нами не что иное, как отсутствие должной профессиональной подготовки и научной культуры.

Некоторые аспекты  формы и содержания делопроизводственных документов изучаются и другими  научными дисциплинами: лингвистикой, информатикой, сфрагистикой и т. д., но документы не являются их главным объектом.

Развитие источниковедческих исследований делопроизводственной документации советского общества проходило в  русле общеисторического процесса, отражая как сильные, так и  слабые стороны становления историографии  отечественной истории.

Слом старой государственной  машины и строительство нового аппарата выдвинули на одно из главных мест проблему организации эффективной  системы функционирования государственного аппарата. Решать ее приходилось на ходу, в условиях саботажа служащих-профессионалов, учитывая отсутствие какого-либо управленческого опыта, а зачастую и низкую грамотность сотрудников советских» учреждений.

Принципиально новыми требованиями, которым должны были отвечать документы советского госаппарата, по сравнению с дореволюционными, являлись краткость, отражение существенных вопросов, гласность и периодичность отчетных документов, наличие документов-приложений, оформление всех элементов формуляра.

Делопроизводственная  документация советского периода возникла не на пустом месте. Формуляры большинства документов без изменений вошли в практику послереволюционного времени. Изменялись приоритету среди разновидностей, социальная окраска и направленность, характер информации, заключенной в традиционных формулярах. 

     Делопроизводство в России до 1917 года.

     Государственное делопроизводство как система начинает самоуправляться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала высший законодательный орган – боярскую душу, центральные исполнительные органы-приказы, на местах приказные избы (губная, съезжая, земская и др.).

     Период  с XVI-XVII в.в. получил название «приказное делопроизводства» по названию первых государственных учреждений – «приказов».

     Сначала возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. появляются приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и определенной системой делопроизводства.

     Возглавлял  приказ приказный судья, в его  подчинении находились дьяк (их могло  быть несколько) и подьячие – «старые», «средней руки», «молодим».

     Ответственность за все делопроизводство возлагалась  на дьяка. При поступлении на документе  делали отметку о дате получения. Дьяк проставлял на документе пометку, после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбивал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект естественного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки «чернил» в проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело. Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего, края означали ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавали документу юридическую силу. Документ обретал ее после «прописи» дьяка, после чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (конспекта).

     Ни  царь, ни бояре свои подписи на документах не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. Дьяк проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки местах так, чтобы буквы захватывали оба конца склепных листов. Такой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

     Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная  сторона использовалась для проставления помет, резумоций, адреса (бумага вместо пергамента применялась в России с XV в. ее привозили из Западной Европы, отечественное производство бумаги началось во второй половине XVII в.). Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток «столбец». Для учреждений XVI-XVII в.в. характерна «столбцовая техника делопроизводства».

     От  верховой власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы, приговоры Боярской думы. Между собой приказы сообщались памятями. Из местных учреждений в приказы послали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

     Существовали  системы документации, в которые фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета.