ГОСТы делопроизводства

В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым  выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Однако трафаретных  текстов сегодня становится все  меньше, потому что увеличивается  количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Отсутствие типовых текстов затрудняет делопроизводство. Как преодолеть эти трудности? Тем, кто связан с деловой перепиской, можно порекомендовать освоить набор закрепившихся в этой сфере речевых стандартов.

Приведем примеры фраз-клише, используемых в регламентированных текстах.

1. В письмах,  содержащих мотивацию тех или  иных действий, пишут:

При этом обычно используют устойчивую речевую формулу  ввода информации:

Ставлю Вас  в известность...

Требуем принять  решение о...

Просим принять меры к...

Сообщаем Вам...

Отвечаем Вам  настоящим письмом...

ЗАО «Яхонт»  заявляет о...

Информируем Вас  о...

Мотивация должна быть выражена в убедительной и вежливой форме (Мы будем рады получить от Вас ответ не позднее... Просим незамедлительно погасить задолженность...).

Выработаны разнообразные  языковые формулы, которые удобно использовать при объяснения причин, мотивов, цели написания делового письма. Так, ряд  стандартных выражений указывает  на причину составления текста:

По причине  задержки оплаты...

В связи с  неполучением счета-фактуры...

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...

Ввиду задержки получения груза...

Вследствие изменения  цен на энергоносители...

Учитывая, что  производственные показатели снизились  на...

Учитывая социальную значимость объекта...

При ссылках  на известные документы приняты  такие формулы:

Ссылаясь на Ваше письмо от...

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...

Ссылаясь на Ваш запрос от...

Ссылаясь на устную договоренность...

В ответ на Ваше письмо (запрос)...

В соответствии с нашей договоренностью...

На основании  нашего телефонного разговора...

На основании  устной договоренности...

Согласно постановлению  правительства...

Согласно Вашей  просьбе...

При указании на цель отправления письма употребляются такие обороты:

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов...

Для согласования вопросов участия...

Для наиболее полного  освещения деятельности Вашей организации  в СМИ...

Для решения спорных вопросов...

В целях безопасности прохождения груза...

В ответ на Ваш  запрос...

Во избежание  конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

Все перечисленные  выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой  ситуации. Например, если вам нужно сослаться на какой-либо документ, лучше всего использовать выражения, начинающиеся со слов «В соответствии...», «Согласно...». Однако при ссылках на телефонный разговор эти стандартные выражения неуместны.

В письмах, содержащих ответ на запрос, просьбу, приняты такие формулировки:

Иные речевые  стандарты закреплены за информационными  письмами. Так, в письмах-сообщениях пишут:

Есть множество  и других стандартных выражений, используемых в различных видах  деловой переписки, их лексика определяется содержанием писем (письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, предложение (оферта), рекламация и  др.).

Для морфологии административно-канцелярского подстиля характерно употребление личных форм глагола и личных местоимений, что объясняется конкретизацией речевых средств в деловых документах рассматриваемой группы. Правда, здесь чаще представлены формы множественного числа, поскольку адресат и автор деловой переписки выступают от имени коллектива. И только в заявлении, объяснительной записке, расписке, автобиографии личные формы глаголов и местоимений употребляются в единственном числе (Прошу предоставить мне очередной отпуск... Или: Я, Комарова Елена Владимировна, взяла в библиотеке...).

Административно-канцелярской речи чужда  экспрессия, но в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почетная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения прилагательных, образных выражений.

Синтаксис канцелярских документов отличается сложностью: употребительны сложноподчиненные предложения, длинный перечень однородных членов, причастные и деепричастные обороты. В приказах и распоряжениях преобладают побудительные предложения с инфинитивом, выступающим в значении повелительного наклонения (зачислить, назначить, представить развернутый план работы, контроль за исполнением приказа возложить на...). Однако в других видах административно-канцелярских документов побудительные предложения используются редко. Это объясняется тем, что по сравнению с законодательным в канцелярском подстиле смягчена модальность долженствования (она характерна лишь для приказов и распоряжений), поэтому способ изложения в канцелярских текстах в основном описательный (в отчете, акте, характеристике) и повествовательный (например, в автобиографии), менее распространено рассуждение, оно употребляется главным образом в служебном письме, где нужно что-либо обосновать, доказать. В канцелярских документах повествование, описание и рассуждение очень часто сочетаются между собой. Директивный стиль изложения в этих документах встречается редко (в основном в приказах, распоряжениях).

Большую роль в  канцелярском подстиле играет графика, написание и расположение реквизитов.

Приведем примеры  некоторых распространенных деловых документов, для которых графическое оформление закреплено стандартом.

 

 

Доверенность      

Я, Давыдова Юлия Дмитриевна, проживающая в г. Москве по ул. Широкая, дом 5, кв. 25, доверяю Петрову Ивану Васильевичу, проживающему по ул. Енисейская, дом 2, кв. 8, паспорт серия ___ № ___, кем и когда выдан, получить причитающуюся мне за март 2000 г. заработную плату.     

28 февраля 2000 г.          (подпись)

Подпись Давыдовой  Ю.Д. удостоверяется

Делопроизводитель ДЭЗ № 53

(дата) (печать) (подпись)   

Расписка      

Я, Журавлева  Раиса Лаврентьевна, библиотекарь, получила от спортивного общества «Спартак»  две (2) пары коньков на весь зимний сезон. 5 декабря 1999 г.

(подпись)  

Докладная записка     

Извещаю Вас  о том, что необходимо купить новые  наглядные пособия по физической географии. Прошу выделить сумму денег (____), необходимую для приобретения этих наглядных пособий.      

21 октября 2000 г.

(подпись)   

Отчет о  командировке     

По заданию  кафедры русского языка филологического  факультета с 25 ноября по 1 декабря 1999 г. я находился в командировке в Москве, где изучал материалы в Государственном историческом архиве и занимался в Российской библиотеке им. В.И. Ленина. Мною сделана следующая работа: собраны архивные материалы и составлена библиография научных статей, необходимых для моей работы над диссертацией.

Аспирант__________(подпись)

13 декабря  1999 г.

Упражнения к разделу 1