Вопрос
1 «Понятие документа и делопроизводства.
Особенности юридического делопроизводства»
Делопроизводство
(документационное обеспечение управления)
— отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы
с официальными документами.
При создании документов используют различные
способы документирования в зависимости
от содержания информации: звукозапись
(фонодокумент), фотографию (фотодокумент),
запись изображений и звуков (аудиовизуальный
документ) и т. д. Документ, созданный юридическим
или физическим лицом, оформленный и удостоверенный
в установленном порядке, называется официальным
документом. Официальный документ, используемый
в текущей деятельности организации, называют
служебным документом. Если документ создан
лицом вне сферы его служебной или общественной
деятельности, то он считается документом
личного происхождения.
Документы выполняют ряд важных функций:
информационную: являются носителем и
источником информации;
управленческую: позволяют организовывать,
регулировать, контролировать, анализировать
производственные процессы; правовую:
служат юридической основой производственной
деятельности, подтверждают факты, удостоверяют
сведения и показатели;
коммуникативную: помогают организовывать
обмен информацией и общение между различными
объектами;
учетную: накапливают сведения за определенные
периоды времени и позволяют их анализировать,
выявляя тенденции и закономерности;
социальную: отражают социально-экономическую,
политическую, общественную и другие сферы
жизни государства и его граждан;
культурную: являются памятником культуры
данной эпохи, показывают ее специфику,
колорит, нравы, обычаи, традиции;
историческую: являются источником знаний
о событиях и деятелях различных эпох,
полнее и конкретнее других исторических
памятников раскрывают исторические события,
подтверждают и дополняют факты, помогают
восстанавливать историческое прошлое
стран и народов.
Делопроизводство (документационное
обеспечение управления) — отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами.
Вопрос
2 «Классификация документов»
Современная
организация делопроизводства начинается
с классификации документов по
заданным признакам. По средствам
фиксации все документы в организациях
можно подразделить на следующие
группы:
• письменные — документы рукописные
и машинописные, а также изготовленные
на множительных аппаратах и изданные
типографским способом. В общем документообороте
они составляют примерно 95% всех документов;
• графические — чертежи, схемы, планы,
карты, графики, рисунки и т. п. Большое
преимущество этих документов в том, что
они наглядны и доступны для любого специалиста,
не владеющего иностранным языком, поэтому
находят все большее применение в народном
хозяйстве;
• фотокинодокументы — разновидность
документов, которые дают возможность
запечатлеть те объекты или процессы,
фиксация которых с помощью других средств
была бы затруднительной, а иногда и невозможной.
По видам деятельности независимо от средств
фиксации все документы принято разделять
на три большие группы:
• организационно-распорядительные;
• по финансово-расчетным операциям;
• по снабжению и сбыту.
Организационно-распорядительные документы
имеют исключительно важное значение.
В них отражены вопросы общего руководства
предприятием и его производственной
деятельностью. Эти документы составляются
работниками всех подразделений предприятия.
Документы по организации учета и отчетности
составляют непосредственно работники
отдела учета. Документы по финансово-расчетным
операциям составляют в основном работники
финансового отдела и бухгалтерии. Правильно
составленные документы по финансово-расчетным
операциям способствуют рациональному
использованию денежных средств. Документы
по снабжению и сбыту составляют преимущественно
работники планового отдела, отделов материально-технического
снабжения и сбыта, а также работники учета.
Документы классифицируют и по наименованиям.
Однако изучать документацию предприятий
лучше не по наименованиям, потому что
структура и особенно их содержание, несмотря
на общие наименования, могут быть различными.
По месту составления документы подразделяются
на:
• внутренние, составленные работниками
данного предприятия;
• внешние, поступающие от других предприятий
и лиц. По юридической силе документы классифицируются
на:
• подлинные, которые выдаются уполномоченными
работниками организации с соблюдением
всех правил;
• подложные, содержание или реквизиты
которых не соответствуют действительности.
Вопрос 3 «Нормативно-методическая
база делопроизводства»
Нормативно-методическая
база делопроизводства – это
совокупность законов, нормативных
правовых актов и методических
документов, регламентирующих технологию
создания документов, их обработки,
хранения и использования в
текущей деятельности учреждения,
а также деятельность службы
делопроизводства: ее структуру, функции,
штаты, техническое обеспечение
и некоторые другие аспекты. Нормативно-методическая
база делопроизводства включает в себя:
- законодательные акты Российской Федерации
в сфере информации и документации; - указы
и распоряжения Президента РФ, постановления
и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие
вопросы документационного обеспечения
на федеральном уровне; - правовые акты
федеральных органов исполнительной власти
субъектов Российской Федерации (министерств,
комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого,
так и ведомственного характера; - правовые
акты нормативного и инструктивного характера,
методические документы по делопроизводству
учреждений, организаций, предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической
и социальной информации. Методические
документы регламентируют: - технологию
создания, обработки, хранения, использования
документов в организации; - работу службы
делопроизводства (ее структуру, функции,
штаты, техническое обеспечение и т.д.).
В России существует государственная
система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ). Основные требования
к документам и службам ДОУ приведены
в нормативных документах по организации:
- управленческого труда и охране труда;
- архивного хранения документов.
Вопрос 4 «Оформление реквизитов
документов» Оформление реквизитов
Реквизит - место
нахождения учреждения, организации или
лица, которому направляют документ. Согласно
Почтовым правилам Министерства связи
он включает в себя, следующие элементы:
индекс, область (край), город, улицу, дом.
При оформлении адреса допускаются общепринятые
сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село),
р-н, ул., пер., наб., пр, или просп., корп.,
кв. Города, в наименование которых входит
слово "град" или "город", а также
столицы указывают без сокращения - "г"
(Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением
(г. Омск, г. Мурманск). В обозначениях номеров
домов, корпусов, квартир знак "№"
не ставят, при литерном написании номеров
букву пишут слитно с цифрой (кв.57а). Наименование
адресата указывают на документе одним
из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97.
Место расположения адресата на документе
в правом верхнем углу в ограничительных
отметках (уголки или риски) на бланках,
нанесенных типографским способом. Если
документ напечатан на листе бумаги, адресат
оформляют с 4-го положения табулятора
(45 деление на линейке, после 32 печатных
знаков от начального поля), через 1 межстрочный
интервал, с 1,5-2 интервалами между составными
частями реквизита. Составные части реквизита
"Адресат": - наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- должность; - фамилия и инициалы должностного
лица, кому направлен документ; - почтовый
адрес. Каждый из элементов реквизита
"Адресат" должен начинаться с новой
строки. В конце смысловых строк (составных
частей этого реквизита) знаки препинания
не ставят (открытая пунктуация). В середине
строк знаки препинания сохраняют. Переносы
слов не допускаются.
Вопрос
5 «Виды бланков документов и требования
к ним»
Бланк
документа - это стандартный лист
бумаги с нанесенными на нем
постоянными реквизитами. На рабочем
поле бланка, предназначенном для
переменной информации, могут также
размещаться символические графические
знаки (ограничительные отметки): уголки,
линии и т. п., которые служат
ориентирами при оформлении документов,
указывают место размещения переменных
реквизитов, отмечают места для
пробивки отверстий под подшивку документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных
формата бланков документов: А4 (210x297 мм)
и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному
стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве
также находит применение формат A3 (297x420),
используемый для подготовки больших
таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений
к различным видам документов. Согласно
ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь
поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое;
20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее. Для организации,
ее структурного подразделения, должностного
лица стандартом установлены следующие
виды документов: общий бланк, бланк письма,
бланк конкретного вида документа. Общий
бланк используют для изготовления любых
видов документов, кроме письма. В зависимости
от учредительных документов организации,
общий бланк включает в себя реквизиты
01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа
и Общий бланк организации (образец)). Бланк
письма в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки
для верхних границ зон расположения реквизитов
11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем
характерны два варианта размещения постоянных
реквизитов в рамках выделенной зоны -
угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример
2). Бланк конкретного вида документа, кроме
письма, в зависимости от учредительных
документов организации включает в себя
реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости,
ограничительные отметки для границ зон
расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец
бланка приказа). ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает
определенные требования к размещению
на бланках постоянных реквизитов и ограничительных
отметок. Реквизит 01 (02 или 03) располагают
над серединой реквизита 08. Реквизит 03
допускается располагать на уровне реквизита
08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные
отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах
границ зон расположения реквизитов размещают
одним из способов: центрированным (начало
и конец каждой строки реквизитов равно
удалены от границ зоны расположения реквизитов)
или флаговым (каждая строка реквизитов
начинается от левой границы зоны расположения
реквизитов). Центрированный вариант расположения
реквизитов используется при типографском
способе изготовления бланков. При этом
под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные
места. Флаговый вариант расположения
реквизитов используется в основном при
воспроизведении угловых бланков на чистом
листе бумаги с помощью печатающих устройств
(компьютер, печатная машинка) непосредственно
при подготовке документа. При эгом воспроизведение
постоянных реквизитов, предусмотренных
ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов
считается обязательным. Для внутренних
документов часть реквизитов (01 - 07, 14),
как правило, не воспроизводится. Для организаций
субъектов Российской Федерации, имеющих
наряду с государственным языком Российской
Федерации государственный язык субъекта
Российской Федерации, целесообразно
использование продольного бланка; при
этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух
языках: русском (слева) и национальном
(справа) на одном уровне. Бланки документов
следует изготавливать на плотной белой
бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение
реквизитов на бланках может производиться
типографским способом, с применением
средств оперативной полиграфии или с
помощью вычислительной техники при подготовке
конкретного документа. При изготовлении
бланков типографским способом размеры
шрифтов выбирают в зависимости от количества
печатных знаков в реквизите. Более крупным
шрифтом выделяется наименование организации
и вида документа. Допускается реквизит
08 (наименование организации) печатать
рисованными шрифтами. Бланки печатаются
красками насыщенного цвета, обеспечивающими
незатруднительное чтение текста в удовлетворительных
условиях освещения и получение качественных
копий документов с помощью средств копировальной
техники. ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды
шрифтов, которыми следует пользоваться
при подготовке текста документа с использованием
средств вычислительной техники. Основное
требование к шрифтам сводится к тому,
чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым
образом конкретизируется требование
к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти. Инструкция рекомендует при подготовке
документов применять текстовый редактор
Word версии от 6.0 и выше с использованием
шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления
табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером
N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.
При изготовлении документов на двух и
более страницах вторую и последующие
страницы нумеруют. Номера страниц проставляют
посередине верхнего поля листа. Номер
страницы пишется арабскими цифрами без
знаков препинания (точки), без указания
слова "страница" и его сокращенных
вариантов или знаков тире (– 2 –). Особые
требования предъявляются к изготовлению,
учету, использованию и хранению гербовых
бланков. Эти требования в отношении воспроизведения
реквизита 01 (Государственный герб Российской
Федерации) оговорены Федеральным конституционным
законом "О государственном гербе Российской
Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ
(с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).
Вопрос 6 Язык и стиль
официальных документов. Юридическая
техника
Языком делового
общения, используемым в делопроизводстве,
является официально-деловой стиль. Деловой
стиль - это функциональная разновидность
языка, предназначенная для общения в
сфере управления. Официально-деловому
стилю присуще использование слов только
в тех значениях, которые признаются нормой
общелитературного словоупотребления,
а также в значениях, традиционных именно
для деловых документов, которые не нарушают
их стилистического единообразия и соответствуют
общей тенденции стандартизации делового
языка. Для текстов официальных документов
не характерно использование образной
фразеологии, оборотов со сниженной стилистической
окраской. Стандартные обороты речи типа:
«в связи с распоряжением Правительства»,
«в порядке оказания материальной помощи»,
«в связи с тяжелым положением, сложившимся
…»- постоянно воспроизводятся в служебных
документах, приобретают устойчивый характер
и по своей роли сближаются с фразеологизмами.
В языке документов они выполняют ту же
функцию, что и устойчивые сочетания типа:
«принять во внимание», «довести до сведения».
Но если нормы нарушаются из-за незнания
особенностей употребления того или иного
фразеологизма, возникают ошибки. Например,
глагол «допускать» («допустить») в значении
«сделать что-либо, совершить» принято
сочетать со словами «нарушение», «ошибка»,
«просчет» и некоторыми другими именами
существительными, характеризующими отрицательные
явления, но не называющими конкретного
поступка. Юридическая техника — совокупность
методов, средств и приемов, используемых
в соответствии с принятыми правилами
при выработке и систематизации нормативно-правовых
актов для обеспечения их совершенства.
Важнейшая ее разновидность — законодательная
(правотворческая), в частности кодификационная,
техника.
Вопрос 7 «Понятие и основные
этапы документооборота. Форма организации
делопроизводства»
Под документооборотом
понимается движение документа от момента
их составления или получения от других
организаций до сдачи в архив. Четкая
организация документооборота обеспечивает
полноту и своевременность получения
необходимой информации для работы предприятия
и отдельных лиц, что повышает действенность
бухгалтерского контроля. Основные этапы
документооборота:
· составление и оформление документов;
· движение документов по рабочим местам;
· прием документов в бухгалтерии;
· обработка документов в бухгалтерии;
· сдача документов в архив. Процесс документооборота
регулируется графиком, который вставляет
главный бухгалтер и утверждает руководитель
предприятия. График должен устанавливать
на предприятии рациональный документооборот,
то есть предусматривать оптимальное
число подразделений и исполнителей для
прохождения каждым первичным документом,
определять минимальный срок его нахождения
в подразделении. График документооборота
должен способствовать улучшению всей
учетной работы на предприятии, повышению
контрольных функций бухгалтерии. График
может быть оформлен в виде схемы или перечня
работ по созданию, проверке и обработке
документов, выполняемых каждым подведением
предприятия, с указанием их взаимосвязи
и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю
вручается выписка из графика документооборота,
в ней перечисляются исполнители, документы,
сроки их представления и подразделения
предпринял, куда представляются документы.Работники
предприятия, которые имеют дело с прохождением
учетной документации, создают и представляют
документы, связанные с их деятельностью,
в соответствии с графиком. Ответственность
за соблюдение графика документооборота,
а также ответственность за своевременное
и доброкачественное создание документов
и их передачу несут лица, составившие
документ. Контроль за процессом документооборота
на предприятии осуществляет главный
бухгалтер.
Вопрос 8 «Прием и первичная обработка
входящих документов. Регистрация
документов»
Документы,
поступающие в организацию на
бумажных носителях, проходят первичную
обработку, предварительное рассмотрение,
регистрацию, рассмотрение руководством
и доставляются исполнителям. Прием
и первичная обработка документов
осуществляются работниками службы
делопроизводства. Конверты с документами
вскрываются (за исключением конвертов
с пометкой «лично»), проверяется
правильность доставки, целостность
упаковки документов. Ошибочно доставленные
документы пересылаются по принадлежности
или возвращаются отправителю. При
отсутствии на документе адреса
отправителя конверт прилагается
к документу. Полученный документ
регистрируется в регистрационно-контрольной
форме (далее— РКФ), приведенной в приложении
28. На полученном документе в правой нижней
части лицевой стороны первой страницы
документа проставляется регистрационный
штамп. Он содержит сокращенное наименование
организации, дату и регистрационный номер.
Документы, адресованные руководству
организации, а также документы, в которых
в качестве адресатов не указаны конкретные
лица или структурные подразделения, предварительно
рассматриваются в службе делопроизводства,
а затем направляются руководству или
в подразделение. Предварительное рассмотрение
документов проводится с целью распределения
поступивших документов на требующие
обязательного рассмотрения руководством
и направляемые непосредственно в структурные
подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется
исходя из оценки их содержания, на основании
установленного в организации распределения
обязанностей. Без предварительного рассмотрения
передаются по назначению документы, адресованные
непосредственно структурным подразделениям
или должностным лицам. Рассмотренные
руководством документы возвращаются
в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание
резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется
несколькими структурными подразделениями,
получает ответственный исполнитель,
остальным исполнителям передаются копии.
Поступившие телеграммы принимаются под
расписку с проставлением даты и времени
приема, регистрируются, а затем передаются
на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается
(печатается) получателем на бланке, регистрируется
и оперативно передается руководителю,
которому она адресована. При передаче
и приеме документов по каналам факсимильной
связи необходимо руководствоваться следующими
требованиями. Объем передаваемого документа
(текста, схемы, графического изображения),
выполненного на бумаге формата А4 черным
цветом, не должен превышать пяти листов.
Документ для передачи по каналу факсимильной
связи сдается с заявкой установленного
образца, подписанной руководителем подразделения.
Заявки хранятся в течение одного года.
Ответственность за содержание передаваемой
информации возлагается на исполнителя,
подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения.
Факсограммы на иностранных языках отправляются
при наличии перевода, заверенного лицом,
подписавшим факсограмму. Запрещается
передавать текст конфиденциальных документов.
Подлежащий передаче документ регистрируется.
Подлинники документов после передачи
возвращаются исполнителям с отметкой
о времени отправки. Поступившие факсограммы
регистрируются, передаются адресатам
под расписку в день их приема, срочные
— немедленно. Поступивший вслед за факсограммой
подлинник документа направляется в соответствующее
подразделение-исполнитель. Факсограммы
на иностранных языках доставляются адресату
без перевода. Контроль за использованием
факсимильной техники, установленной
в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Документы в электронном виде, поступающие
в организацию по электронной почте, проходят
прием, регистрацию, предварительное рассмотрение,
рассмотрение руководством и доставляются
исполнителям. Прием и регистрация документов
в электронном виде в РКФ, поступивших
на электронный адрес федерального органа
исполнительной власти, осуществляется
службой делопроизводства или другим
структурным подразделением по разрешению
руководителя организации. Правила приема,
обработки и распределения документов
в электронном виде определяются инструкцией
по делопроизводству организации, с учетом
имеющихся в организации технических
и программных средств. Регистрация документов
Регистрация документов - это запись учетных
данных о документе по установленной форме,
фиксирующая факт его создания, отправления
или получения. Подписанные приказы по
основной деятельности передаются в канцелярию
для регистрации, размножения и рассылки
вместе с приложениями, на которые имеются
ссылки в тексте, и списком на рассылку.
Регистрация приказа должна проводиться
в день его подписания. В случае задержки
сдачи подписанного приказа на регистрацию
или рассылку более чем на два дня он должен
быть снова доложен лицу, его подписавшему,
с объяснением причин задержки для изменения
даты подписи, а в случае необходимости
и сроков исполнения. Регистрационно-учетные
журналы (книги) ведутся в организации
для учета кадровой документации (приказов
по кадрам, трудовых книжек, личных дел,
удостоверений личности) и для упорядочения
работы с кадровой документацией. Практика
отделяет понятия «учет» и «регистрация».
Учет предполагает фиксацию факта или
показателя, привязку его к дате или событию.
Регистрация документа (с присвоением
определенного номера и с отметкой о дате
регистрации) придает ему юридическую
силу (силу доказательства). Применительно
к делопроизводству понятия «журналы»
и «книги» не имеют нормативно закрепленных
определений. Как правило, журналом именуется
регистрационно-учетный документ книжного
формата, заводимый на определенный период,
по окончанию которого он считается законченным.
Книгой часто именуют регистрационно-учетный
документ альбомного формата, ведущийся
постоянно, без привязки к календарным
периодам. Полный перечень регистрационно-учетных
форм не определен ни одним законом или
нормативным актом трудового законодательства.
Решение о ведении и содержании большинства
из них самостоятельно принимает каждый
работодатель. Исключение составляют
только приходно-расходная книга по учету
бланков трудовой книжки и вкладыша в
нее и книга учета движения трудовых книжек
и вкладышей в них. Обязанность их ведения
возложена на работодателей Постановлением
Правительства Российской Федерации от
16 апреля 2003 г. N2 225 «О трудовых книжках».
Отделы кадров, как правило, используют
следующие регистрационные формы: - журнал
ознакомления с правилами внутреннего
трудового распорядка и с иными актами,
связанными с трудовой деятельностью
работников; - журнал регистрации трудовых
договоров; - журнал регистрации приказов
о приеме, переводе и увольнении работников;
- журнал регистрации приказов о предоставлении
отпуска; - журнал регистрации приказов
о командировках работников; - журнал регистрации
командировочных удостоверений; - журнал
регистрации служебных заданий; - журнал
регистрации локальных нормативных актов;
- книга учета движения трудовых книжек
и вкладышей к ним; - журнал регистрации
приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных
взысканий; - журнал выдачи справок по
личному составу; - журнал учета больничных
листов. Формы некоторых журналов и книг
утверждаются официальными органами,
другие же формы разрабатываются самой
организацией. Например, форма книги учета
движения трудовых книжек и вкладышей
к ним утверждена Постановлением Министерства
труда и социального развития РФ от 10 октября
2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по
заполнению трудовых книжек». С другой
стороны, журнал учета личных дел или журнал
учета прохождения медицинских осмотров
не имеет рекомендуемой формы и поэтому
разрабатывается самой организацией по
своему усмотрению. При ведении учетно-регистрационной
работы удобно пользоваться готовыми
формами журналов, предлагаемыми производителями
книжной продукции. Допускается и самостоятельное
проектирование и изготовление канцелярских
книг и журналов. Обложка книги (журнала)
проектируется и изготавливается в той
же проекции, что и страницы — в книжной
или альбомной. (наименование организации)
Регистрация документа - это фиксация
факта создания или поступления документа
в организацию. Регистрация включает проставление
регистрационного номера документа и
запись сведений о документе в регистрационных
формах. Регистрация документа необходима
для учета, контроля и поиска нужных документов.
Утверждение документов проводится должностным
лицом (руководителем) соответствующего
подразделения или руководителем предприятия
или специально издаваемым документом
для придания документу юридической силы.
В утвержденных документах присутствует
гриф утверждения документа, содержащий
слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование
должности, подпись инициалы и фамилию
лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
Перечень документов, подлежащих утверждению
Акты (проверок, ревизий, выполненных работ,
списания, экспертизы, приема-передачи
дел и т. д.) Инструкции (должностные, по
технике безопасности и т. д.) Отчеты (о
производственной деятельности, о командировках
и т. д.) Перечни (должностей, работников,
документов и т. д.) Планы (производственные,
развития, внедрения новой техники и т.
д.) Положения (о структурном подразделении,
премировании и т. д.) Программы (проведения
работ, мероприятий, командировок) Структура
и штатная численность Сметы (расходов,
использования средств и т. д.) Перечень
документов, на которых ставится печать
На документах, удостоверяющих права должностных
лиц, фиксирующих факт расходования денежных
средств и материальных ценностей, а также
специально предусмотренных правовыми
актами ставятся печать и подпись. Подпись
должна быть заверена печатью предприятия.
Оттиск печати следует проставлять таким
образом, чтобы он захватывал часть личной
подписи должностного лица, подписавшего
документ, и текст был разборчивым. Акты
(приема объектов, оборудования, выполненных
работ, списания, экспертизы, приема-передачи
дел и т. д.). Архивные справки, а также копии
(выписки) архивных документов. Доверенности
(на получение товарно-материальных ценностей,
ведение дел в арбитраже и т. д.). Договоры
(о материальной ответственности, поставках,
подрядах, совместной деятельности, аренде
помещений, о производстве работ и т. д.).
Заявки (на оборудование и т. д.). Заявление
(на аккредитив, об отказе от акцепта и
т. д.). Командировочные и другие служебные
удостоверения. Лицензии на право ведения
какой-либо деятельности. Образцы оттисков
печатей и подписей работников, имеющих
право совершения финансово-хозяйственных
операций. Письма гарантийные (на выполнение
работ, услуг и т. д.). Поручения бюджетные,
банковские, пенсионные, платежные (сводные
в банк, на получение и перевод валюты,
на импорт и т. д.). Реестры (чеков, бюджетных
поручений, представляемые в банк, на отправку
международной корреспонденции). Свидетельства
об открытии представительств. Смета расходов
(на производство новых изделий на капстроительство,
калькуляцию к договору и т. д.). Совместные
документы, подписанные руководителями
предприятий. Спецификации (изделий, продукции
и т. д.). Учредительные документы (устав,
протокол и т. д.). Характеристики. Штатные
расписания и изменения к ним. Перечень
документов, не подлежащих регистрации
В данный перечень включены документы,
не подлежащие регистрации. Этот перечень
может быть конкретизирован с учетом рода
деятельности предприятия и доведен до
секретарей-референтов, или лиц, ведущих
журналы регистрации. Сообщения о заседаниях,
совещаниях и повестках дня. Графики, наряды,
заявки. Сводки и информация, присланные
для сведения. Учебные планы, программы.
Рекламные извещения, плакаты, программы
совещаний, конференций, пребывания и
т. д. Прейскуранты, прайс-листы. Технические
условия. Нормы и нормативы расходов материалов.
Поздравительные письма. Пригласительные
билеты. Печатные издания (книги, журналы,
бюллетени, каталоги). Формы статистической
отчетности. Корреспонденция, адресованная
работникам предприятия с пометкой "лично".
Объяснительные записки.