Шпаргалка по "Делопроизводству"

Вопрос 14 «Подготовка и передача дел в архив» Архивное хранение документов и дел Обеспечение сохранности документов Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации: до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению; до сдачи дел на государственное хранение; до ликвидации организации. В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу. Электронные документы в архивах Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин. До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.  Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак. В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству. Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов. При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

 Вопрос 15 «Особенности организации работы с конфиденциальными документами»

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Стоит упомянуть, что информация, составляющая коммерческую или служебную тайну, не существует сама по себе. Она отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать и передавать. И защита этих видов тайны в итоге сводится к защите ее носителей. Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными, а процесс их изготовления и организацию работы с ними  — конфиденциальным делопроизводством. Организация и технология конфиденциального делопроизводства не описана ни одним государственным нормативным актом – технологию обладатель такой информации должен определить самостоятельно. Конфиденциальное делопроизводство определяется как деятельность,  обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение,  прохождение,  исполнение,  отправление, уничтожение, режим хранения и обращения. Помимо этого, важная составляющая конфиденциального делопроизводства  -  защита содержащейся  в  конфиденциальных  документах информации. Конфиденциальная информация должна защищаться и от утраты, и от утечки. Утечка конфиденциальной информации представляет собой неправомерный, т.е. неразрешенный выход такой информации за пределы защищаемой зоны или установленного круга лиц, имеющих право работать с ней, если этот выход привел к получению информации (ознакомлению с ней) лицами,  не имеющими  к  ней санкционированного доступа. Уязвимость документированной информации проявляется в различных формах: 
•  хищение носителя  информации или отображенной в нем информации (кража); 
•  потеря носителя информации (утеря);  
•  несанкционированное уничтожение носителя информации или отображенной в нем информации (разрушение); 
•  искажение информации (несанкционированное изменение, несанкционированная модификация, подделка, фальсификация); 
•  блокирование информации;  
•  разглашение информации (распространение, раскрытие). Конфиденциальное делопроизводство должно осуществлять решение двух задач: 1)  документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности; 2)  защита документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Вопрос16 «Организационно-правовые документы»

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.1 Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. 2 Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.3 С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.4 Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.5 Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.6 Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.7 В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.8 К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция. Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

 Вопрос 17 «Распорядительные документы»

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.1 Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.2 Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.3 Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.4 В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.5 С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на: правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.); правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований; правовые акты организаций, учреждений, предприятий.6 Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.7 Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

 Вопрос 18 «Оформление информационно-справочных документов»

Справочно-информационные документы составляются для получения определенных сведений, или ведут к принятию какого-либо управленческого решения на предприятии. Это не поручения, не указание к действию, а скорее различные предложения или объяснения фактов. Справочно-информационные документы передаются сотрудниками по служебной иерархии, например, работник цеха, пишет заявление об отгуле начальнику цеха, а не генеральному директору или совету директоров предприятия. Существует много разновидностей справочно-информационных документов, рассмотрим некоторые из них: докладная записка - рапорт руководителю о нарушениях, происходящих на предприятии. объяснительная записка - документ, в котором работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины, таких как опоздание на работу, невыполнение или некачественное выполнение порученных обязательств, а также в случаях порчи имущества или продукции по его вине. Предложение - предложение по улучшению на предприятии, советы по внедрению новшеств, а также собственных разработок, которые могут повысить производительность труда и (или) иными способами улучшить финансовую деятельность на предприятии. Акт - составляется при использовании средств на определенные нужды. Акт составляется для списания денежных или материальных средств предприятия. Акт списания составляется для снятия с баланса предприятия оборудования и материалов, не соответствующих предназначенным целям, из-за утраты ими своих свойств.

Вопрос 19 «Прием и первичная обработка обращений»

3.1. Обращения граждан в администрацию города Владивостока могут быть поданы в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, в форме электронного документа на единый адрес электронной почты администрации города Владивостока: vlc@vlc.ru и через Интернет-приемную, размещенную на официальном сайте администрации города Владивостока в сети Интернет: www.vlc.ru, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан. 3.2. Письменные обращения, адресованные главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации, поступают в отдел по работе с обращениями граждан (Океанский пр-т, 15/3, каб. 7). 3.3. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращения пометку "лично", обрабатываются, егистрируются и направляются на рассмотрение на общих основаниях в соответствии с настоящим Порядком. 3.4. Специалисты отдела по работе с обращениями граждан в процессе первичной обработки проверяют адрес получателя корреспонденции, вскрывают конверты, проверяют комплектность и целостность документов и приложений к ним. При обнаружении некомплектности или повреждений документа на оборотной стороне последнего листа обращения ставится соответствующая отметка, составляется в двух экземплярах акт. Один экземпляр акта направляется корреспонденту, другой хранится в отделе по работе с обращениями граждан. 3.5. Ошибочно присланная корреспонденция пересылается отделом по работе с обращениями граждан по назначению, если известен адрес получателя. В противном случае корреспонденция возвращается отправителю. 3.6. Конверты от поступающих писем сохраняются и прилагаются к обращениям для установления адреса отправителя и даты почтового штемпеля в качестве доказательства времени отправки и получения письма. 3.7. Служебные письма (документы на официальном бланке или, имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей), а также письма депутатов без приложений к ним обращений граждан не регистрируются, а передаются в управление делопроизводства для централизованной обработки. 4. Регистрация письменных обращений 4.1. Регистрация обращений граждан производится отдельно от регистрации других видов документов. 4.2. Все поступающие в администрацию города Владивостока письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней. 4.3. Обращение регистрируется один раз. При передаче обращения из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не присваивается. 4.4. Для регистрации обращений применяются единые регистрационные формы электронной программы учета и поиска документов (форма № 1). 4.5. На полученном обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп с указанием наименования администрации города Владивостока, отдела по работе с обращениями граждан, даты поступления обращения и порядкового регистрационного номера. 4.6. В электронную учетную карточку письма вносятся: фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже); дата поступления обращения; почтовый адрес заявителя; адресат обращения (глава города, первые заместители, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации). Отмечается вид обращения (заявление, предложение, жалоба), указывается, от кого поступило обращение (лично от гражданина, с личного приема или переслано другим адресатом). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляется исходящий номер сопроводительного письма и дата его отправки. Если письмо подписано двумя и более авторами, регистрируется первый автор или тот, в чей адрес просят направить ответ. В электронной учетной карточке обращения делается отметка "коллективное". Определяется и отмечается социальное положение и льготный состав авторов (кроме коллективных). Письмо проверяется на повторность. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. В электронной учетной карточке обращения делается отметка "повторно" и указываются номера и даты поступления предыдущих обращений. Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам. Указывается количество листов письма и приложений к нему. Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание обращения. Указывается тема обращения согласно классификатору тем обращений. Определяется и отмечается ответственный исполнитель. Если в письме ставится ряд вопросов, для разрешения которых определяется несколько ответственных исполнителей, то в электронной программе учета и поиска документов на одно обращение создается несколько электронных учетных карточек путем добавления к основному регистрационному номеру буквенных индексов "а", "б", "в" и т.д. 4.7. После ввода данных в электронную программу учета и поиска документов выводится на печать контрольная карточка и прикрепляется к зарегистрированному обращению (форма № 2). 4.8. Зарегистрированные и оформленные обращения передаются на рассмотрение главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации в соответствии с распределением обязанностей и руководителям структурных подразделений администрации по их компетенции. 4.9. Рассмотрение зарегистрированных обращений руководителями производится, как правило, в день их поступления. Указания по исполнению документов даются в форме резолюции на контрольной карточке и включают последовательно фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату написания резолюции. Если руководителем, рассматривающим обращение, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Изменение текста резолюции, переадресование документов другим исполнителям производится руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению. 4.10. Рассмотренные главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации обращения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для внесения в электронную учетную карточку содержания резолюции и передачи непосредственным исполнителям. 5. Рассмотрение обращения 5.1. Обращение, поступившее в администрацию города Владивостока или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению. 5.2. При поступлении обращения глава города Владивостока, первые заместители, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений либо уполномоченные на то лица в пределах своей компетенции решают вопрос о принятии его к рассмотрению либо направлении в государственный орган или другой орган местного самоуправления (или их структурные подразделения) в зависимости от поднятых в заявлении вопросов. 5.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Владивостока, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в п. 6.1.4. настоящего Порядка. В случае необходимости можно запрашивать в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения. 5.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде. 5.5. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения: не предполагающие ответа; не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб; не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединения граждан) и основанные на общих рассуждениях автора; связанные с рекламой товаров и услуг. 5.6. Глава города Владивостока, первые заместители, заместители главы администрации и руководители структурных подразделений администрации при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан: обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, или с выездом на место; запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия; принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан; дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в п. 6.1.1., п. 6.1.6. настоящего Порядка; уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией (форма № 3, пример № 1). 5.7. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. 5.8. Требования к оформлению ответов: 5.8.1. Подготовленный в адрес заявителя ответ оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока, утвержденной постановлением главы города Владивостока от 25.02.2009 № 170 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в администрации города Владивостока". 5.8.2. В случае рассмотрения обращения с выездом на место в ответном документе должно быть отражено данное обстоятельство (форма № 3, пример № 2). 5.8.3. Ответ на обращение подписывается главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителями структурных подразделений (если обращение было им адресовано или им предоставлено данное право) либо уполномоченным на то лицом. 5.8.4. Ответному документу присваивается регистрационный номер поступившего на исполнение обращения.