Применения электронных таблиц в финансово-экономической сфере

     Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

     При работе с табличными процессорами создаются  документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы  можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

1.3 Основные возможности

     Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная  таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. На экране виден не весь документ, а только часть его. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти, а экран  можно считать окном, через которое  пользователь имеет возможность  просматривать таблицу. Для работы с таблицей используется табличный  курсор, — выделенный прямоугольник, который можно поместить в  ту или иную клетку. Минимальным  элементом электронной таблицы, над которым можно выполнять  те или иные операции, является такая  клетка, которую чаще называют ячейкой. Каждая ячейка имеет уникальное имя (идентификатор), которое составляется из номеров столбца и строки, на пересечении которых располагается ячейка. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация — AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк — с помощью десятичных чисел, начиная с единицы. Таким образом, возможны имена (или адреса) ячеек B2, C265, AD11 и т.д.

     Следующий объект в таблице — диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — ячейка. Примеры диапазонов — A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.

     Если  диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено  минимальное или максимальное значение и т.д.

     Иногда  электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel).

     Ячейки  в электронных таблицах могут  содержать числа (целые и действительные), символьные и строковые величины, логические величины, формулы (алгебраические, логи-ческие, содержащие условие).

     В формулах при обращении к ячейкам используется два способа адресации — абсолютная и относительная адресации. При использовании относительной адресации копирование, перемещение формулы, вставка или удаление строки (столбца) с изменением местоположения формулы приводят к перестраиванию формулы относительно её нового местоположения. В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях используется абсолютная адресация. В приведенных выше примерах адресов ячеек и диапазонов ячеек адресация является относительной. Примеры абсолютной адресации (в Microsoft Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $M10; K$12 (в предпоследнем примере фиксирован только столбец, а строка может изменяться, в последнем — фиксирована строка, столбец может изменяться).

     Управление  работой электронной таблицы  осуществляется посредством меню команд.

     Можно выделить следующие режимы работы табличного процессора:

• формирование электронной таблицы;
• управление вычислениями;
• режим отображения формул;
• графический режим;
• работа электронной таблицы как базы данных.

     При работе с табличными процессорами создаются  документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней  памяти для хранения, распечатывать  на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).

     Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

     Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.

     Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

     В современных табличных процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:

• столбцы списков становятся полями базы данных;
• заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;
• каждая строка списка преобразуется в запись данных.

1.4 Возможности Excel при  работе с функциями

     Функции в Excel используются для выполнения стандартных  вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при  помощи средств Excel. Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть  формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле  символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в  формуле имеется ошибка.

     Если  функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

     Аргументы функции записываются в круглых  скобках сразу за названием функции  и отделяются друг от друга символом точка с запятой. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и  где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться  аргументы. Помните о том, что  при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять  пробелы между названием функции  и скобками.

     В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы  могут быть как константами, так  и формулами. В свою очередь эти  формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.

     Задаваемые  входные параметры должны иметь  допустимые для данного аргумента  значения. Некоторые функции могут  иметь необязательные аргументы, которые  могут отсутствовать при вычислении значения функции.

     Типы  функций:

     Для удобства работы функции в Excel разбиты  по категориям: функции управления базами данных и списками, функции  даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и  ссылок. Кроме того, присутствуют следующие  категории функций: статистические, текстовые и математические.

     При помощи текстовых функций имеется  возможность обрабатывать текст: извлекать  символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место  текста и многое другое.

     Логические  функции помогают создавать сложные  формулы, которые в зависимости  от выполнения тех или иных условий  будут совершать различные виды обработки данных.

     В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять  различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.

     Функции просмотра и ссылок позволяет "просматривать" информацию, хранящуюся в списке или  таблице, а также обрабатывать ссылки.

 

2. Описание  программы Excel

2.1 История развития  электронных таблиц

     Впервые электронные таблицы появились  в 1979 году. Это были VisiCalc. Особенность  электронных таблиц заключается  в том, что информация заносится  и обрабатывается в таблицах. Эту  идею предложил 26-летний программист  Бриклин. Электронные таблицы оказались  благодатной почвой для дальнейшего  развития.

     В 1982 году фирма Lotus Development создала пакет Lotus 1-2-3 для машин типа IBM PC. В этом пакете возможна большая скорость обработки  данных.

     В 1983 году фирма Microsoft начала работать над  пакетом MultiPlan над его созданием  трудились Пол Аллен и Билл Гейтс. Кландер параллельно с Windows работал над новым типом электронных  таблиц. Первоначально она называлась Odyssey, потом преобразовалась в Excel.

     Одновременно  с этим фирма Lotus выпустила пакет  электронных таблиц Jass. В девяностых годах появлаются такие версии: Excel 2.1, Excel 3.0, Excel 4.0, Excel 5.0 (1990-1994 гг.). Для  версии Excel 5.0 характерна такая особенность, как организация связи с другими  приложения типа Access (база данных), Word (текстовый  редактор) и другие. Электронные  таблицы разрабатываются дальше. Появляется в этой области - Visual Basic, Excel 6.0, Excel 7.0, SuperCalc 4.5. Существуют такие  интегрированные пакеты электронных  таблиц как: Symphony, Frame Work, Smart, Ms Works, Quattro Pro.

     Развитие  электронных таблиц не останавливается. Последние разработки в настоящее  время наиболее популярны пакеты Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro (есть Quattro Pro для Windows). Эти программные продукты во многом подобны.

     Пакеты  программного обеспечения электронных  таблиц по-прежнему оснащены средствами для вычислений и обработки данных, построения диаграмм и графиков, оценки макетов презентаций, а также  дополнены современными средствами для совместной групповой деятельности и новейшими инструментами для  работы с Internet.  

2.2 Интерфейс программы  Excel 7.0

     После запуска Microsoft Office Excel 2007 появляется окно программы (рис.1).

     Рис. 1. Окно программы Microsoft Office Excel 2007 

     Рассмотрим  элементы интерфейса более подробно.

     - Работа с лентой. В этой версии  программы меню и панели инструментов  выполнены в виде ленты. Команды  упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Например, если строка формул не отображается  на экране, то её можно включить, выбрав на вкладке Вид кнопку Показать или скрыть и установив там соответствующий флажок «Строка формул».

     На  ленте (рис. 2) отображены наиболее часто используемые команды. Если данная группа содержит больше команд и настроек, чем отображено на ленте, кнопка со стрелкой внизу группы откроет соответствующее диалоговое окно с остальными командами или область задач. Какое именно окно вы увидите, поможет определить всплывающая подсказка.  

       

     Рис. 2. Лента программы Microsoft Office Excel 2007 

      Некоторые группы команд, которые используются не очень  часто, сразу на ленте не отображаются, а появляются только при определенных действиях пользователя. Так, например, вкладка «Работа с рисунками» появится при выделении рисунка. Если размер окна Excel недостаточно большой  для отображения всех кнопок на ленте, одна или несколько групп команд (в зависимости от ширины окна) будут  свернуты до одной кнопки с раскрывающимся списком. При разворачивании списка вы увидите все остальные кнопки данной вкладки.