Технология работы с электронными таблицами

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………...………………………………...................3

ГЛАВА 1. Понятие и виды редакторов электронных таблиц……………...…......5

1.1 Понятие и назначение  электронных таблиц………………………….......5

1.2 Виды редакторов электронных таблиц……………………………….......6

1.2.1 Редактор Microsoft Excel. Краткое описание……………………….......6

1.2.2 Редактор OpenOffice.org Calc. Краткое описание………………….......8

1.2.3 Редактор  Gnumeric. Краткое описание…………………………………9

1.2.4 Редактор Microsoft Word. Краткое описание………………………….10

1.3 Применение таблиц MS Word и MS Excel в юриспруденции………….11

ГЛАВА 2. Требования к оформлению электронных таблиц…………………….14

ГЛАВА 3. Методика создания электронных таблиц в MS Word………………..17

ГЛАВА 4. Методика создания электронных таблиц в MS Excel………………..21

Заключение………………………………………………………………………….24

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………….26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Информатизация всех сфер общественной жизни, в первую очередь сферы профессиональной деятельности, является одним из главных и важных процессов развития цивилизации.

На сегодняшний день, информация считается основным ресурсом развития общества, а информационные системы и технологии – средствами повышения производительности труда и эффективности любого специалиста.

Как показывает практика, одним из самых эффективных направлений повышения производительности труда юриста в настоящее время, является использование информационно-коммуникационных технологий на базе современных компьютеров. Решение профессиональных задач с помощью информационно-коммуникационных технологий даёт возможность воздействовать на качество и эффективность всей юридической деятельности, повысить производительность труда специалистов.

Информационная технология – это процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи первичной информации для получения информации нового качества.

Таблицы – одна из основных и наиболее распространённых форм представления и обработки информации, в том числе и в случае, когда информация обрабатывается при помощи персонального компьютера. Известно, что информация лучше воспринимается человеком, если она представлена в наглядной форме.

В очень большой степени это касается числовой информации, которая обычно и обрабатывается при помощи электронных таблиц. Часто соотношения между величинами удобнее показать в табличной форме: в виде столбцов, строк, полей и диаграмм. Электронные таблицы являются эффективным средством наглядного представления числовых значений и соотношений между ними.

В данной курсовой работе будет рассмотрен теоретический вопрос «Технология работы с электронными таблицами». Целью работы является:

1. Получение представления об электронных таблицах.

2. Рассмотрение основных возможностей и назначения электронных таблиц.

3. Проведение анализа  различных видов табличных процессоров.

4. Рассмотрение особенностей  применения электронных таблиц  в юриспруденции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. Понятие и виды редакторов электронных таблиц

 

1.1 Понятие и назначение  электронных таблиц

Во многих сферах деятельности, а в частности в юриспруденции, широкое распространение получило использование электронных документов, многие из которых представляют собой электронные таблицы.

Электронные таблицы - это особый вид прикладных программ, обеспечивающих организацию данных в виде таблиц и их обработку. Электронные таблицы состоят из ячеек, которые могут содержать данные разных типов - текст, числа или формулы. Можно ввести зависимости между отдельными ячейками или целыми группами, тогда изменение содержимого одной ячейки приводит к изменению значений в других, зависящих от нее ячейках. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации вычислений.1

Электронная таблица - это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач, таких как:

1. Выполнение вычислений. Многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение целого ряда математических задач, удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. С их помощью стало возможно реализовать решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования.

2. Математическое моделирование. Использование математических формул в электронных таблицах позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство электронных таблиц - мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:

-подбор параметров;

-прогноз поведения моделируемой  системы;

-анализ зависимостей;

-планирование.

Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы).

3. Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

4. В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.2

 

1.2 Виды редакторов электронных таблиц

1.2.1 Редактор Microsoft Excel. Краткое описание

Итак, электронные таблицы или табличные процессоры - программы, предназначенные для проведения расчётов над данными, представляющими собой таблицу. На сегодняшний день Microsoft Excel является самой мощной программой, предназначенной для работы с электронными таблицами. Она обладает множеством математических и статистических функций и возможностей, таких как, связывание ячеек друг с другом с помощью формул, работа с разными форматами отображения чисел и многое другое. Поэтому в данной курсовой работе основное внимание будет уделено именно программе Microsoft Excel. Рабочее окно MS Excel показано на рисунке 1.

 

      

 

                           Рисунок 1 - Рабочее окно MS Excel

 

При запуске программы MS Excel открывается окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга - это многостраничный документ Excel, каждая страница которого называется рабочим листом. В окне документа отображается активная страница. По умолчанию книга содержит три рабочих листа с именами Лист 1, Лист 2 и Лист З. Пользователь может вставить в книгу дополнительные листы (максимально возможное их количество - 255). На левом конце горизонтальной полосы прокрутки находятся ярлычки листов и кнопки прокрутки для их просмотра.

Таблицы в программе MS Excel создаются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится содержимое таблицы. Рабочий лист состоит из 256 столбцов (от А до IV) и 65 536 строк. По умолчанию строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами.

 Каждая ячейка имеет  собственный адрес, он определяется именем столбца и номером строки, которым принадлежит ячейка. Например, выделенная ячейка в левом верхнем углу рабочего листа (рисунок 1) имеет адрес А1.

Активная ячейка А1 на рисунке окружена рамкой, которая называется рамкой активной ячейки, а заголовки столбца и строки этой ячейки подсвечиваются. В каждый момент времени активной является только одна ячейка, и данные можно вводить лишь в нее. Для выбора ячейки необходимо щелкнуть на ней кнопкой мыши, при этом ячейка становится активной (текущей).3

 

1.2.2 Редактор OpenOffice.org Calc. Краткое описание

OpenOffice.org Calc - табличный процессор, входящий в состав офисного  программного пакета OpenOffice.org. Функциональность  приложения стандартная: создание таблиц, использования формул, построение диаграмм и графиков, составление сводных таблиц. Внешний вид рабочего окна OpenOffice.org Calc представлен на рисунке 2.

 

    

  

Рисунок 2 -  Внешний вид рабочего окна OpenOffice.org Calc

 

В чем же отличие бесплатного редактора электронных таблиц Calc от распространенного платного аналога Excel.

Внешний вид прикладных программ аналогичен, пользователь без труда может самостоятельно сопоставить наименования заголовков разделов меню и иконки различных задач в рабочей панели инструментов. Внешний вид бесплатной прикладной программы радует пользователя приятным сочетанием цветовых решений и удобным подбором пиктограмм. Кроме того, бросается в глаза привыкшим к "плюсу" вместо курсора пользователям Excel его отсутствие в Calc, где курсор выглядит стандартным образом. Возможно, некоторым пользователям внешний вид рабочей панели Calc покажется не такой загруженной как в Excel.

Рабочая область редакторов электронных таблиц устроена идентичным образом - верхняя часть занята строкой меню и пиктограммами рабочих инструментов, центральная область отдана непосредственно полю электронной таблицы, в самом низу устроена строка со сведениями о состоянии, а также область перемещения с одного рабочего листа на другой. В отличие от Calc приложение Excel имеет "Область задач", свойственная также и всем прочим составным элементам программного пакета Microsoft Office.4

 

1.2.3 Редактор Gnumeric. Краткое описание

 

Gnumeric является частью GNOME Office, набора офисных приложений  с некоторой долей интеграции. Позволяет проводить вычисления, использовать функции, строить диаграммы различных видов. Программа имеет стандартный интерфейс, а функциональность близка к платному аналогу Microsoft Excel. Внешний вид рабочего окна Gnumeric представлен на рисунке 3.

 

  

 

                    Рисунок 3 - Внешний вид рабочего окна Gnumeric

 

Разработчики старались обеспечить поддержку полнофункциональных электронных таблиц и простой переход для пользователей и организаций с программ, требующих для использования лицензии.

Gnumeric поддерживает систему подключаемых модулей, позволяющую расширять функциональность — добавлять функции, использовать иные форматы ввода-вывода и возможности обработки данных в реальном времени.5

 

1.2.4 Редактор Microsoft Word. Краткое описание

 

Текстовый редактор Microsoft Word имеет обширные возможности. Данная офисная программа используется не только для отображения текстовой информации, но и для создания электронных бланков, шаблонов квитанций, повесток, извещений, справок, писем и т.п. документов, которые представляют собой различные виды электронных таблиц. Внешний вид таблицы MS Word представлен на рисунке 4.

                  

                       Рисунок 4 - Внешний вид таблицы MS Word

 

Таблица MS Word состоит из строк и столбцов ячеек. Таблицы MS Word могут содержать цифры, текст и рисунки. Таблицы MS Word используются для упорядочения и представления данных. Они позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить некоторые простые вычисления, такие как подсчет суммы чисел в строке или столбце таблицы.6 Но MS Word не позволяет производить расширенную сортировку, устанавливать связи между ячейками и многое другое, необходимое при работе с числовыми табличными данными. Поэтому, когда требуется произвести какие-либо существенные по объему вычисления, делать это целесообразно в MS Excel – программе, предназначенной для работы с табличной информацией и вставлять результат в MS Word через буфер обмена или специальной вставкой.

 

1.3 Применение таблиц MS Word и MS Excel в юриспруденции

 

Юристу, как специалисту любой другой области, в настоящее время просто необходимо уметь использовать текстовый пакет Microsoft Office, в частности применять на практике навыки и умения работы с программами MS Word и MS Excel.

MS Word предназначен для работы с текстом, простенькой графикой, может работать и с табличными значениями, вставлять картинки и составлять диаграммы. Наличие такого широкого спектра услуг в этом редакторе делают его пригодным для составления документов в любой сфере деятельность включаю и юридическую. С помощью программы Word, юрист сможет быстро составить любой документ, оформить любое заявление и быстро подготовить любой отчет, будь хоть он с диаграммами или таблицей. Также эта программа сама пользуясь своим словарем может тут же проверить орфографию и показать неправильно написанные слова, что позволяет юристу сделать качественный документ и не перепечатывать его после каждой незаметной ошибки.

Программа Garant (поисковая система по законодательству) совместима с программой Word и если вам необходимо вставить текст закона в свой документ, то просто нужно нажать специальную кнопку с нарисованной на ней буквой W и весь закон перенесется в ваш документ.