Технология работы с электронными таблицами

Пакет Microsoft Office, помимо текстового редактора Word, так же содержит и много других полезных программ, таких как программа MS Excel, предназначенная для составления таблиц, диаграмм или вычисления математической части чего-либо, допустим при составлении суммы ущерба причиненным нарушителем. Возможности MS Excel используются для исследования закономерностей разнообразных правовых процессов. Также программа MS Excel предназначена для подготовки, обработки и хранения данных в виде электронных таблиц, для проведения сложных расчетов, для сортировки и фильтрации баз данных. Например, можно сортировать список юридических литературы по определенным параметрам (по годам, по алфавиту и т.п.) Создавать различные виды графиков и диаграмм, например, график снижения правонарушений среди подростков населенного пункта за указанный период, диаграмму роста числа заключенных, освобожденных досрочно за примерное поведение.7

При помощи офисной программы MS Excel можно анализировать информацию, взятую из информационно-правовой системы в виде диаграмм. Например, в информационно-правовой системе «Yurida» есть раздел «Судебная практика», в котором имеются все уголовные, административные и гражданские дела, рассмотренные в судах. С помощью этих данных, можно выявить статистику рассмотренных в судебной практике дел, или определить динамику видов преступности.8

Конечно это не все возможности MS Word и MS Excel, которые применяются в юриспруденции. Область и спектр использования данных программ очень обширен и многофункционален.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. Требования к оформлению электронных таблиц

 

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. На все таблицы в тексте должны быть ссылки. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера. Таблица должна располагаться непосредственно после текста, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице. Все таблицы нумеруются. Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире. Точка в конце названия не ставится.

Таблицу с большим количеством столбцов допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. Если строки и столбцы таблицы выходят за формат страницы, то в первом случае в каждой части таблицы повторяется головка, во втором случае - боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером столбцов и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами столбцы и(или) строки первой части таблицы.

Заголовки столбцов и строк таблицы следует писать с прописной буквы в единственном числе, а подзаголовки столбцов - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков столбцов и строк точки не ставят. Разделять заголовки и подзаголовки боковых столбцов диагональными линиями не допускается.

Заголовки столбцов, как правило, записывают параллельно строкам таблицы, но при необходимости допускается их перпендикулярное расположение.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Но головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.9

Требования к оформлению электронных таблиц аналогичны требованиям к оформлению «обычных» таблиц и должны соответствовать ГОСТ 1.5 и ГОСТ 2.105.

Основные особенности составления электронных таблиц.

Следует отметить, что таблицы могут быть двух видов: типовая форма или произвольная таблица для решения задачи.

Если это типовая форма, вверху табличного документа должно быть указано название организации, наименование таблицы, дата или период расчёта; внизу – подписи ответственных лиц (напр., бухгалтер, кассир и пр.).

При решении задач необходимо выделить в таблице три условные зоны (на одном листе): исходные данные, константы и формулы с результатами.

В ячейках с текстом должны быть правильно отрегулированы параметры выравнивания: у заголовков (шапка таблицы) – по центру, у данных (боковик) – по левому краю. Если в ячейке много текста, то он должен быть расположен в несколько строк.

Правила выравнивания ячеек: ячейки в шапке таблицы выравниваются по центру; остальные ячейки с текстовым форматом – влево; ячейки с числовыми данными – вправо; все данные с денежным форматом должны быть с двумя знаками после запятой.

В ячейках с формулами не должно быть ни одного конкретного числа. Все числа-константы должны быть вынесены в отдельные ячейки–константы. Адреса констант в формулах должны быть абсолютными (зафиксированы).

Формулы вводятся только в первую строку расчётов, а на нижние строки формулы следует скопировать так, чтобы соответственно поменялись относительные адреса ячеек.

Если в алгоритме расчёта имеются условия, то к ним должны быть правильно применены условные формулы:

=ЕСЛИ(условие;выражение1;выражение2). Условие – это равенство или неравенство (=, >, <, >=, <=).

Выражение 1 – это формула (без зн.=) – что делать, если условие выполняется.

Выражение 2 – это формула (без зн.=) – что делать, если условие не выполняется.

Таблица должна быть красиво оформлена и разграфлена, причём, ширина столбцов должна соответствовать размеру данных в них.

При окончательном оформлении следует позаботиться о том, чтобы таблица умещалась по ширине на одном листе (с помощью Параметров страницы )

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. Методика создания электронных таблиц в MS Word

 

Создание новой таблицы Word можно осуществить тремя способами:

-Нарисовать

-Вставить

- Создать на основе существующих данных (текста, чисел)

1. Нарисовать (создать) таблицу Word

Для создания таблицы Word со сложным заголовком целесообразно использовать способ Нарисовать таблицу. Для этого надо выбрать команду Таблица / Нарисовать таблицу. Появится плавающая панель инструментов Таблицы и границы, показанная на рисунке 5. С помощью этой панели можно создать таблицу и осуществить ее редактирование и форматирование.

            

 

         Рисунок 5 – Панель инструментов Таблицы и границы

 

2. Вставка (создание) таблицы Word

Чтобы быстро создать простую таблицу в Word, необходимо воспользоваться командой Таблица/Вставить/Таблица. Появится диалоговое окно Вставка таблицы, изображенное на рисунке 6.

                       

                       Рисунок 6 – Диалоговое окно Вставка таблицы

В этом окне можно задать размер (количество столбцов и строк), установить Автоподбор ширины столбцов, выбрать один из вариантов Автоформатирование. Установив флажок По умолчанию для новых таблиц, можно сохранить выбранный формат и в дальнейшем использовать его по умолчанию.

3. Преобразование существующего  текста в таблицу.

При преобразовании текста в таблицу необходимо указать, в каком месте должен начинаться каждый столбец. Для этого используют символы разделителей. В качестве разделителя может быть выбран знак абзаца, знак табуляции, точка с запятой или другой.10

Таблица, представленная на рисунке 7, отражает Зависимость опыта вождения транспорта от возраста виновников ДТП, была выполнена методом Вставка (создание) таблицы Word.

Рисунок 7 – Таблица, отражающая Зависимость опыта вождения                     транспорта от возраста виновников ДТП

 

С помощью таблиц Word можно решить некоторые задачи, которые характерны для электронных таблиц. К этим задачам относятся различные вычисления и сортировка элементов таблицы. Эти задачи выполняются командами Сортировка и Формула в меню Таблицы. На рисунке 8 показано окно Сортировка, в котором таблица Зависимость опыта вождения транспорта от возраста виновников ДТП была отсортирована по столбцам 3 (Число виновников ДТП, ед). Результат сортировки виден на рисунке 9.

            

                           Рисунок 8 – Окно Сортировка

 

    

            Рисунок 9 – Сортировка по возрастанию столбцы 3)

Рассмотрим способы вычислений в таблице Word

1. Сумма строки или столбца чисел

- выделить ячейку, в которой будет отображаться сумма;

-в меню Таблица необходимо выбрать команду Формула;

-если выделенная ячейка находится в самом низу столбца чисел, Word выводит формулу =SUM(ABOVE), а если выделенная ячейка находится с правого края строки чисел, Word предлагает формулу =SUM(LEFT).

Именно таким способом в таблице Зависимость опыта вождения транспорта от возраста виновников ДТП были просуммированы числовые значения столбцов: Число виновников ДТП; Средний возраст виновников; Средний срок вождения транспорт.

2. Выполнение вычислений в таблице Word

-выделить ячейку, в которую будет помещен результат;

- в меню Таблица необходимо выбрать команду Формула, появиться окно изображенное на рисунке 10;

-если Word предлагает формулу, которая не подходит для вычислений, то ее необходимо удалить;

-в списке "Вставить функцию" выберите функцию. Для ссылки на ячейки введите в формулу адреса этих ячеек в скобках, например для суммирования содержимого ячеек B5 и C7 введите формулу =SUM (b5, c7).

При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9.

              

               Рисунок 10 – окно команды Формула

 

ГЛАВА 4. Методика создания электронных таблиц в MS Excel

После запуска MS Excel на экране появляется главное окно программы, показанное на рисунке 1, в котором отображается рабочая книга. Одновременно можно работать с несколькими рабочими книгами. Рабочая книга состоит из нескольких листов11. На активном рабочем листе одна ячейка является активной (выделена черной рамкой). Каждая ячейка на активном рабочем листе определяется своим адресом (или ссылкой на ячейку), состоящим из имени столбца и номера строки, например, А1.

Рассмотрим технологию создания электронной таблицы на примере проектирования таблицы Распределение выявленных несовершеннолетних преступников, по полу, возрасту и социальному положению, показанную на рисунке 11.

 

  Рисунок 11 – таблица Распределения выявленных несовершеннолетних                                                                                     

        преступников, по полу, возрасту и социальному положению

- Для создания таблицы выполнить  команду Файл / Создать и щелкнуть в области задач на пиктограмме Чистая книга.

- Сначала необходимо осуществить разметку таблицы. Например, таблица Распределение выявленных несовершеннолетних преступников, по полу, возрасту и социальному положению имеет шесть колонок, которые закрепим  за столбцами от A до F . Далее надо сформировать заголовки таблицы. Затем нужно ввести общий заголовок таблицы, а потом названия полей. Они должны находиться в одной строке и следовать друг за другом. Заголовок можно расположить в одну или две строки, выровнять по центру, правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки.

- Для ввода заголовка таблицы необходимо установить курсор в ячейку A2 и ввести название таблицы «Распределение выявленных несовершеннолетних преступников, по полу, возрасту и социальному положению».

- Выделить ячейки A2:F2 и выполнить команду Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание выбрать способ выравнивания по центру и установить флажок объединение ячеек. Нажать ОК. На рисунке 12 показано окно Формат ячеек.

                     
                        Рисунок 12 – Окно Формат ячеек/Выравнивание

Аналогичным образом объединяем ячейки для создания полей: Число выявленных несовершеннолетних преступников; Показатель; по полу; по возрасту, по социальному положению.

- Для расположения текста в две строки необходимо выделить эту ячейку и выполнить команду Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание установить флажок переносить по словам.

- Вставка различных шрифтов. Выделить  текст и выбрать команду Формат/Ячейки, вкладка Шрифт. Установить гарнитуру шрифта, например, Times New Roman, его размер (кегль) и начертание.

- Осуществить выравнивание текста в таблицы (выделить текст и щелкнуть на кнопке По центру на панели инструментов форматирования).

- При необходимости изменить ширину столбцов с помощью команды Формат / Столбец / Ширина

- Изменить высоту строки можно командой Формат / Строка / Высота

- Добавление рамки и заливки ячеек можно осуществить командой Формат / Ячейка на вкладках Граница и Вид соответственно. Выделите ячейку или ячейки и на вкладке Граница выберите тип линии и с помощью мыши укажите, к какой части выделенного диапазона он относится. На вкладке Вид выберите цвет заливки выделенных ячеек.