Построение объектной модели информационной системы «Обеспечение продаж автосалона»

3. Паспорт транспортного  средства.

4. Акт приема-передачи.

5. Транзитные номера.

6. Сервисная книжка.

Рассмотрим основные сценарии покупки автомобиля:

Сценарий 1. В первом случае клиент выбирает автомобиль по своему вкусу и требованиям из имеющихся в наличии на складе дилера. Клиент имеет возможность выбрать модель, тип кузова, цвет, комплектацию. При этом менеджер отдела продаж выясняет наличие требуемого автомобиля требуемой комплектации по средствам каталога. По выбору автомобиля с клиентом заключается договор купли/продажи, в котором указывается модель, кузов, цвет, комплектация, VIN автомобиля. Клиент определяет способ оплаты: безналичным способом оплаты через банк, или через кассу автосалона наличными. Менеджер автосалона, в случае оплаты наличными через кассу автосалона, выписывает клиенту квитанцию к оплате с указанием модели и VIN автомобиля. В случае безналичного способа оплаты менеджер выдает счет на оплату с указанием модели и VIN автомобиля. При оплате через расчетно-кассовый аппарат кассир выдает клиенту чек с указанием VIN автомобиля. При безналичном способе оплаты клиент получает в кассе банка квитанцию об оплате. Клиент предъявляет чек и приходный ордер (в случае оплаты через кассу автосалона) или квитанцию об оплате (при безналичном способе оплаты) менеджеру, который оформляет паспорт транспортного средства, акт приема/передачи, сервисную книжку. Менеджер передает клиенту транзитные номера. Клиент подписывает акт приема/передачи. Клиент, счастливый и довольный, отправляется на своем новом автомобиле отмечать покупку.

Сценарий 2. Во втором случае клиент имеет возможность заказать автомобиль в индивидуальной комплектации (модель, кузов, цвет, комплектация). После  подтверждения выбора с клиентом заключается договор купли-продажи  с указанием модели, типа кузова, цвета, конкретной комплектации и сроков поставки автомобиля. Менеджер автосалона, в случае оплаты наличными через  кассу автосалона, выписывает клиенту  квитанцию к оплате с указанием  модели автомобиля на сумму 10% от стоимости  автомобиля (предоплата). В случае безналичного способа оплаты менеджер выдает счет на оплату с указанием модели автомобиля на сумму 10% от стоимости автомобиля. При оплате через расчетно-кассовый аппарат кассир выдает клиенту чек  с указанием модели автомобиля. При  безналичном способе оплаты клиент получает в кассе банка квитанцию  об оплате. По приходу автомобиля менеджер выписывает клиенту квитанцию или  счет на оплату оставшейся стоимости  автомобиля с указанием модели и VIN автомобиля. При оплате через расчетно-кассовый аппарат кассир выдает клиенту чек  и приходный ордер с указанием модели и VIN автомобиля. При безналичном способе оплаты клиент получает в кассе банка квитанцию об оплате. Клиент предъявляет чек и приходный ордер (в случае оплаты через кассу автосалона) или квитанцию об оплате (при безналичном способе оплаты) менеджеру, который оформляет паспорт транспортного средства, акт приема/передачи, сервисную книжку. Менеджер разъясняет клиенту работу автомобиля. Клиент подписывает акт приема/передачи. Клиент, счастливый и довольный, отправляется на своем новом автомобиле отмечать покупку. При этом здесь возможны исключительные ситуации:

1. Сроки поставки и комплектация автомобиля не соответствуют установленным в договоре купли-продажи. В этом случае клиенту возвращается предоплата, а автомобиль поступает на склад дилера.

2. В случае необоснованного  отказа клиента от автомобиля, предоплата не возвращается, а  автомобиль отправляется на склад  дилера.

1.2.2 Отдел маркетинга

По дилерскому соглашению основная обязанность в проведении рекламных компаний сети автосалонов ложится на плечи компаний-импортеров. Однако в нашей сети принято решение о проведении рекламных акций, ассоциирующихся с именем нашей компании, поэтому принято решение организовать отдел маркетинга со следующими функциями:

1. Организация разработки  стратегии проведения рекламных  акций в средствах массовой  информации под лозунгом нашей  компании.

2. Участие в подготовке  годового плана продаж.

3. Организация выставок  и мероприятий по привлечению  потенциальных клиентов.

Структура отдела маркетинга представлена на рисунке 4.

                        

                                               Рисунок 4 – Структура отдела маркетинга

1.2.3 Бухгалтерия

 Любая коммерческая организация в соответствии с действующим законодательством несет налоговые обязанности и контролирует финансовое состояние для обеспечения соответствия с таковым. Эти функции выполняет отдел бухгалтерии.

Структура отдела бухгалтерии  представлена на рисунке 5.

 

 

                                   Рисунок 5 – Структура отдела бухгалтерии

 

Перечислим функции отдела:

1. Контроль и анализ  финансового состояния компании.

2. Учет материальных ценностей.

3. Организация своевременной  уплаты налогов и сборов.

4. Прием оплаты клиентом  автомобиля.

5. Ведение расчетных операций  с компанией-импортером.

6. Взаимодействие с проверяющими  организациями.

1.2.4 Отдел CRM - отдел особых взаимоотношений с клиентами

Сеть наших автосалонов  отличается от других наличием отдела CRM (Custom Relation Management). Важность данного отдела трудно переоценить. Всё большее число автосалонов открывает у себя подобные отделы, ведь с ростом конкуренции убедить клиента купить в автомобиль в своей автосалоне, а также добиться лояльности клиента на будущее, становится всё сложнее. Исходя из этого, автосалон не просто должен помнить всех своих клиентов, но и проводить акции, доказывающие такое отношение. Стоит отметить, что данный отдел работает в тесном сотрудничестве с отделом продаж и IT-отдела (отдела информационных технологий, о котором речь пойдет ниже). Выделим основные функции этого отдела:

1. Сопровождение единой  базы данных клиентов автосалона.

2. Поздравление клиента  с покупкой автомобиля в виде  поздравительных посылок.

3. Рассылка поздравительных  открыток.

4. Приглашение клиентов  на особые акции и презентации  автосалона.

5. Создание атмосферы  особого отношения с клиентом

Структура отдела CRM представлена на рисунке 6:

                                                      Рисунок 6 – Структура отдела CRM

1.2.5 Отдел кадров

Отдел кадров является неотъемлемой частью любой организации. Сегодня большинство компаний приходит к выводу, что человеческие ресурсы являются основным капиталом. Основные функции отдела - это:

1. Обеспечение постоянства  кадрового состава за счет  поддержания баланса приема и  увольнения сотрудников.

2. Планирование карьеры  сотрудников.

3. Создание и планирование  тарифной сетки.

4. Создание планов подготовки  и повышение квалификации сотрудников.

5. Соблюдение норм трудового  законодательства РФ.

6. Укрепление трудовой  дисциплины и охрана труда.

7. Обеспечение своевременной  отчетности.

8. Планирование и создание  социальных пакетов организации.

Структура отдела представлена на рисунке 7.

 

 

                                                    Рисунок 7 – Структура отдела кадров

 

1.2.6 Информационный  отдел (IT-отдел)

Работа компании без использования аппаратного и программного компьютерного обеспечения практически невозможна. Каждое рабочее место оснащено компьютерами, объединенными в сеть, для поддержания их корректной работы необходимы специалисты, способные поддерживать их работоспособность.

Основные функции отдела:

1. Создание базы аппаратного  и программного обеспечения.

2. Поддержка базы в  работоспособном состоянии.

3. Помощь работникам компании  в работе с базой обеспечения.

4. Поддержка сайта компании.

5. Сборка и наладка  серверов и ПК сотрудников.

Структура отдела представлена на рисунке 8.

 

                                           Рисунок 8 – Структура информационного отдела

1.2.7 Административно-хозяйственный отдел (АХО).

Поскольку наша организация  стремится стать лидером на рынке, необходимо учитывать в процессе работы такие моменты, как идеальная  чистота и поддержание идеального порядка внутри автосалона, поэтому важную роль в работе нашей организации играет административно-хозяйственный отдел.

Перечислим основные функции  отдела:

1. Контроль и обеспечение  соблюдения санитарных норм.

2. Закупка необходимого  количества средств, необходимых  для работы.

3. Ведение отчетности.

4. Взаимодействие с контролирующими  организациями.

Структура отдела представлена на рисунке 9.

 

 

                            Рисунок 9 – Структура административно-хозяйственного отдела

 

1.2.8 Служба безопасности

 Автосалоны ООО «Бест-Моторс» начинали работать с относительно малых масштабов, поэтому наличие такой структуры, как служба безопасности, не требовалось. Были заключены договоры со сторонними фирмами об оказании соответствующих услуг. Однако, по мере развития, встала необходимость открытия в рамках автосалона отдела службы безопасности, несущей куда большую ответственность перед директором автосалона. Перечислим основные функции отдела:

1. Охрана зданий, склада, технических средств автосалона.

2. Обеспечение режима  безопасности клиентов и сотрудников  автосалона.

3. Предотвращение доступа  посторонних лиц к объектам  и документам, связанным с понятием  коммерческой тайны.

4. Локализация и устранение  возможных каналов утечки документов, связанных с понятием коммерческой  тайны.

 

Структура отдела службы охраны представлена на рисунке 10.

 

 

                                                Рисунок 10 – Структура отдела службы охраны

 

Подводя итоги описания предметной области, перечислим основные документы, описывающие бизнес-процессы в нашей  организации. Вот они:

1. Договор купли-продажи.

2. Паспорт транспортного  средства (ПТС).

3. Транзитные номера.

4. Акт приема/передачи  транспортного средства.

5. Сервисная книжка.

6. Чек.

В заключение скомпонуем основные знания и аспекты предметной области комплексной архитектуры компании и представим её в виде таблицы 1.

Таблица 1 – Группировка  предметной области по основным аспектам и знаниям

Данные	Функции	Места обработки	Люди	Операционное  время (процессы)	Цели
Требование оплаты (цена единицы); Договор купли/продажи;  Сопроводительные документы (Акт  приема/передачи; Транзитные номера; Сервисная книжка; ПТС); Чек	Формирование требования; Заключение требуемых договоров; Печать чека	Шоу-рум; Кабинет менеджера; Место кассового терминала	Клиент; Менеджер отдела продаж; Кассир	Продажи; Поставки; Складское хранение	Прибыль

 

2 Построение концептуальной модели предметной области

 

Данная модель представляет систему основных понятий и правил их комбинирования, не зависимых от языка и являющихся смысловой  структурой предметной области, а также  отображает логическое (обобщенное) представление  о данных. Концептуальная модель описывает  систему в терминах, понятных пользователю. Концептуальная модель представлена набором UML-диаграмм. Перед представлением концептуальной модели необходимо сформулировать необходимые  высказывания на основе предметной области.

Перечень высказываний при  покупке автомобиля из имеющихся в наличии представлен в таблице 2.

 

Таблица 2 – Перечень необходимых  высказываний

№	Необходимые высказывания
1.	Предметная область определяется продажей автомобилей в сети автосалонов
2.	Клиенту предлагаются различные  модели автомобилей из каталога автомобилей
3.	При выборе автомобиля клиент ориентируется на критерии качества
4.	Менеджер предоставляет  клиенту информацию по каждой модели, варианту кузова и комплектации конкретного  автомобиля
5.	Клиент сообщает менеджеру  выбранную модель, тип кузова, цвет, комплектацию
6.	Менеджер производит поиск  выбранного автомобиля на складе сети автосалонов посредством каталога автомобилей
7	В случае отсутствия на складе сети автосалонов менеджер делает отказ  клиенту
8.	Менеджер и клиент подготавливают условия договора купли/продажи
9.	В договор купли/продажи  включается информация о модели, типе кузова, цвете, комплектации, VIN автомобиля
10.	При оплате через кассу  кассир выполняет расчетные операции
11.	В случае покупки автомобиля из имеющихся в наличии при расчете кассир вводит номер квитанции и VIN автомобиля в расчетно-кассовый аппарат. При этом формируется требование оплаты и производится подсчет суммы к оплате
12.	Клиент производит оплату наличными через кассу
13.	Кассир, получая наличные средства клиента, с помощью расчетно-кассового  аппарата печатает чек с указанием  стоимости, VIN автомобиля и суммы  сдачи и передает чек и сумму  сдачи клиенту
14.	При оплате наличными клиент предъявляет чек менеджеру
15.	Клиент и менеджер заключают  договор купли/продажи
16.	Менеджер оформляет паспорт  транспортного средства, акт приема/передачи и сервисную книжку на автомобиль
17.	При получении автомобиля клиент подписывает с менеджером акт приема/передачи автомобиля
18.	Клиент забирает автомобиль, паспорт транспортного средства, сервисную книжку, копии договора купли/продажи, акта приема/передачи
19.	ПТС (паспорт транспортного  средства) и сервисная книжка являются сопроводительными документами
20.	VIN автомобиля (уникальный  идентификационный номер) будем  называть кодом автомобиля