Назначение средств оргтехники

Шкафы-регистратуры. Папки и сброшюрованные документы удобно хранить на полках специальных секционированных шкафов или на круглых полках шкафов-регистратур. Шкаф-регистратура имеет от одной до семи самостоятельно вращающихся вокруг общей оси полок. Для указания порядка расположения папок на полке используют цветные полоски бумаги, наклеенные на папки так, чтобы они формировали единую наклонную линию. Отсутствие какой-либо папки или изменение порядка их расположения нарушает единую линию и поэтому сразу обнаруживается. Достоинства шкафов-регистратур: хорошая обозримость, быстрота поиска, легкость доступа, большая емкость и экономия площади в офисе.

Средства хранения и поиска стандартных информационных карточек. Для хранения информационных карточек одинакового формата используются картотеки разного вида.

 Картотека - это устройство, содержащее большое количество карт (бланков, документов стандартной формы и т.п.), объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке.

Разработано и  применяется большое количество конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др.

микрофильмирование  документов

Микрофильмирование - это получение фотографическим путем на специальном носителе существенно уменьшенных (иногда в сотни раз) микрофотокопий документов-оригиналов - микрофильмов.

Микрофильмы по видам и технологическим особенностям можно подразделить на:

* рулонные микрофильмы;

* микрофильмы в отрезках;

* прозрачные форматные микрофиши (диамикрокарты0;

* непрозрачные  форматные микрокарты, апертурные  карты и др.

Рулонные микрофильмы  по простоте и скорости изготовления превосходят все остальные виды микрофильмов. Информация на пленке располагается последовательно по всей длине рулона - страни3а за страницей. Такая пленка в рулоне шириной 16 35 мм используется для хранения . поиска и снятия копий микрофильмов страниц журналов , отчетов, книг, диссертаций . чертежей. рисунков и т.п. Рулонные микрофильмы используются в системах вывода данных из компьютеров и в информационно-поисковых системах.

Недостатки рулонного  микрофильмирования:

* трудность поиска  нужного документа среди большого  числа

   документов, размещенных на одном ролике;

* неудобство  обращения с длинной пленкой;

* быстрая изнашиваемость  рулонного носителя при частом  его применении.

Микрофильмы на отрезках - отдельные кадры микрофильмов (отрезки) помещаются в прозрачные конверты, из которых затем формируются картотеки. Такие микрофильмы не пригодны для непрерывного репродуцирования, но для просмотра они более удобны, нежели рулонные.

Микрокарты - это плоские карточки определенного формата. Основа карточки может быть прозрачной (плоская разрезанная фотопленка) и непрозрачной (фотобумага).

Микрокарты на прозрачной основе называются микрофишами или диамикрокартами; их распространенные форматы: 35х70, 75х125, 105х148 мм.

В зависимости  от размеров карты и степени уменьшения на ней можно разместить до нескольких десятков кадров. Например, на карте размером 105х148 мм можно разместить до сотни и более страниц книги. Читаются микрофиши с помощью специальных аппаратов или специальных луп.

Достоинство микрокарт - легкость поиска нужного кадра  и удобство пересылки почтой; недостаток - сложность изготовления.

Для создания микрофильмированных  документов и работы с ними используется специальная техника:

* съемочные микрофильмирующие  аппараты;

* оборудование  для проявления и закрепления;

* аппараты для  поиска, просмотра и копирования;

* оборудование  для храниения мирофильмов.

Съемочная аппаратура по принципу действия подразделяется на две группы:

* покадровой (статической)  съемки,

* щелевой (динамической) съемки.

Для микросъемочных аппаратов покадровой съемки характорно то, что оригинал все время экспонирования находится в неподвижном состоянии. Такие аппараты позволяют производить микрофильмирование как листовых, так и сброщюрованных оригиналов; фотографировать как на перфорированную, тоак и нга неперфорированную позитивную (обратимую) и негативную пленку типа "Микрат" различной ширины (16, 35 70 мм).

В аппаратах  щелевой съемки оригинал движется непрерывно и экспонируется через узкую щель на синхронно с ним перемещающуюся фотопленку. Достоинства таких аппаратов:  полная автоматизация процесса съемки, большая производительность, возможность микрофильмирования оригиналов, неограниченных по длине. Недостаток - невозможность микофильмирования сброщюрованных оригиналов.

Перспективным направлением развития микрофильмирования является голографирование  документации - создание голографической копии (голограммы) методом съемки на специальные пластины или пленки с помощью лазерного луча. На одной голограмме размером 101х126 мм можно разместить более тысячи микроголограмм диаметром 1-2 мм. что соответствует нескольким тысячам страниц текста.

Средства  транспортирования  документов

Транспортирование документов между служебными помещениями  офиса, фирмы, банка, бибилиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

Тележки являются универсальным, но не всегда удобным средством транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

Чаще других используются тросовые и ленточные  конвейеры.

Грейферные транспортеры - тросовый конвейер, наиболее прост по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

Ленточные транспортеры могут достигать большой протяженности (до 500 м). иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший угол подъема - 20о. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута. Так же, как и у тросовых , у ленточных конвейеров существует  две разновидности организации транспортировки: документ без использования дополнительных контейнеров закрепляется на ленте (например, магнитом); документ помещается в транспортный контейнер: кассету, коробку, папку и т. д. Заслуживают внимания ленточные  конвейеры с узкой вертикально расположенной лентой, к которой крепятся документоносители - карманы с программатором, автоматически сбрасывающим карманы в месте назначения.

 Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов. Если лифты имеют непрерывное перемещение , тогда на их платформах (поддонах) используются программируемые устройства автоматической выгрузки и захвата груза.

Пневматическая  почта обеспечивает перемещение документов по пневмопроводу с большой скоростью и на большие расстояния. Многие пневмопочты обеспечивают передачу грузов в разных направлениях с автоматической маршрутизацией по заданной программе;  пневмопочта Аэропост, например, имеет 18 модификаций. Пневмопочта Дупоекс передает по пневмопроводу патрон диаметром 45 мм и длиной 320 мм на расстояние 250 м со скоростью 8 м/с; Транзит, Магистраль - таких же патронов на расстояние 400 м. невмопочта Аэротранс пересылает грузы массой до 500 г.

Средства  обработки документов

В условиях современного офиса большое внимание должно уделяться  обеспечению единого порядка  оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использованияинформации. С этой целью все документы, отчеты, рекламные и другие материалы после копирования и размножения комплектуются, переплетаются и передаются пользователям, в технический архив или на микрофильмирование.

Для автоматизации  оформительских и переплетно-брощюровочных  работ используется большой набор технических средств. Это адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные устройства, резальное, брощюровальное и переплетающее оборудование, ламинаторы и др.

Адресовальные машины. Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо  в виде печатных форм в картотеке штемпелей-шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть получены из компьютера.

Технические средства для копирования документов на бумажном носителе

Выбор технического средства

Средства  копирования документов весьма разнообразны, они различаются как видом носителей копируемых документов, так и видом носителей, на которых создаются копии документов. Виды бумаг, используемых для создания копий, весьма разнообразны. Так, в разных типах копировальной техники применяются:

• Фотобумага, темнеющая под действием световых лучей;
• Диазобумага – светочувствительная бумага, которая под действием мощных световых лучей теряет свою способность при дальнейшей обработке образовывать красители;
• Термобумага, темнеющая под действием тепловых лучей;
• Обычная бумага;
• Электрофотокалька или пленка, на которой электроискровые разряды перфорируют микроскопические отверстия.

В зависимости от используемых видов бумаги копировальные процессы делятся на 5 групп:

• Фотографическое копирование (фотография);
• Диазографическое копирование (диазография);
• Термографическое копирование (термография);
• Электрографическое копирование (электрография);
• Электроискровое копирование (электронография).

Электрографическое  копирование (ксерография) является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Основные достоинства электрографического копирования:

• Высокая оперативность, производительность и высокое качество копирования;
• Возможность редактирования и масштабирования документа;
• Возможность получения копий с листовых и сброшюрованных документов;
• Получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге;
• Сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов.

Электрографическое  копирование включает в себя следующие  процедуры:

• Светоэкспозиция: проектирование документа на поверхность предварительно заряженного фотополупроводникового покрытия барабана или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;
• Проявление изображения: превращение скрытого электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;
• Печать: перенос красящего порошка с барабана или пластины на бумагу или иную основу копии;
• Закрепление: растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.

Характеристики  некоторых зарубежных ЭГКА: