Министерство
образования и науки Российской
Федерации
Уральский
международный институт туризма
Реферат
по информатике
на
тему «Автоматизация турфирмы. Автоматизированные
системы управления турфирмой».
г.
Екатеринбург
2008г
Введение
Туризм
сегодня - это глобальный компьютеризированный
бизнес, в котором участвуют крупнейшие
авиакомпании, гостиничные цепочки
и туристические корпорации всего
мира. Современный турпродукт становится
более гибким и индивидуальным, более
привлекательным и доступным для потребителя.
Туризм
в России - одна из самых перспективных
и быстроразвивающихся индустрий.
Сдерживающим фактором для бурного
и качественного роста является
низкая информационная грамотность
и слабые коммуникации1. Однако в России уже
есть готовые решения для успешного использования
в туризме по автоматизации бизнес процессов
и подключение к сети Интернет.
Тема
автоматизации деятельности туристической
фирмы представляется мне наиболее
актуальной, поскольку туризм в России
- одна из самых перспективных и быстроразвивающихся
индустрий. Менеджмент, персонал и автоматизация
- вот то, что даст шанс обойти конкурента
и обеспечит турфирме успех. Используя
преимущества компьютерных технологий,
современная туристическая компания,
уверенно и успешно работает сегодня,
закладывая фундамент завтрашнего процветания.
Менеджмент,
персонал и автоматизация - вот то,
что даст шанс обойти конкурента и
обеспечит турфирме успех.
Используя
преимущества компьютерных технологий,
современная туристическая компания,
уверенно и успешно работает сегодня,
закладывая фундамент завтрашнего процветания.
Объектом исследования дипломного проекта
является один из сложных аспектов учета
в туристической деятельности расчет
себестоимости туристического продукта,
а также автоматизация обработки и хранения
данных, необходимых для управленческих
нужд турфирмы.
Глава 1
Компьютерные
системы, стремительно вытесняющие
привычную для наших соотечественников
“бумажную” информационную технологию,
электронная почта, реализация турпродуктов
в сети Интернет и заключение контрактов
с помощью электронных подписей; телесовещания,
электронные выставки и конференции,
многочисленные справочно-поисковые
службы, сетевые автоматизированные
рабочие места – это лишь небольшой список
тех возможностей, которые стали
доступны российским туристским организациям
с внедрением в их деятельность
современных компьютерных и информационных
технологий.
Внедрение
системы автоматизации туристической
компании, как и любое серьезное преобразование
на предприятии, является сложным и зачастую
болезненным процессом. Тем не менее, некоторые
проблемы, возникающие при внедрении системы
автоматизации, достаточно хорошо изучены,
формализованы и имеют эффективные методологии
решения. Заблаговременное изучение этих
проблем и подготовка к ним значительно
облегчают процесс внедрения и повышают
эффективность дальнейшего использования
системы автоматизации.
Автоматизация
должна включать в себя следующий
набор функций:
- получение
и обработка актуальной информации от
туроператоров;
- ведение внутреннего
документооборота;
- выстраивание
взаимоотношений с туроператорами;
- ведение бухгалтерии;
- анализ данных
и получение статистических отчетов.
Этапы автоматизации
туристской компании
- Первый этап
начинается с момента признания высшим
менеджментом роли информации и информационных
технологий в принятии решений для осуществления
туристскими организациями своей финансово-хозяйственной
деятельности. Иными словами, руководство
компании должно четко осознавать необходимость
автоматизации технологических процессов
формирования, продвижения и реализации
турпродукта, ведения документации и бухгалтерского
учета и т.д. От того, насколько руководство
турфирмы и остальные сотрудники понимают
важность стоящей перед ними проблемы,
в значительной степени зависит и весь
дальнейший успех предстоящей кампании.
Что касается целей внедрения современных
систем, то самыми распространенными из
них на сегодняшний момент являются:
- замена морально
устаревших информационных систем;
- получение
конкурентных преимуществ (снижение себестоимости
турпродукта, сокращение времени на обработку
заказов и т.д.);
- расширение
ассортимента предлагаемых услуг и границ
рынка сбыта;
- автоматизация
работы с партнерами и филиалами;
- автоматизация
внутрифирменных процессов и оптимизация
управления;
- использование
сравнительно недорогих рекламных возможностей
(реклама в сети Internet).
Заканчивается
первый этап составлением плана основных
работ по проекту автоматизации: определение
последовательности действий, распределение
их во времени и прочие операции, связанные
с применением методов построения сетевых
моделей, расчета критического пути, составления
календарных планов и т.п.
- Вторым основным
этапом процесса автоматизации является
поиск и анализ всей существующей информации
о системах, представленных на российском
рынке туристских информационных технологий.
Данный этап подчиняется общепринятым
принципам и стандартам проведения маркетинговых
исследований и включает в себя сбор и
анализ всей информации о функционирующих
на рынке системах, их разработчиках и
участниках, условиях подключения и эксплуатации.
Все ведущие системы имеют свои представительства
в России, развитие же глобальной компьютерной
сети Internet позволяет провести недорогие
кабинетные исследования и обойтись без
крупных денежных расходов, уложившись
при поиске необходимой информации в достаточно
сжатые сроки. Немало этому способствуют
и сами разработчики - большинство из них
предоставляют возможности на практике
оценить все достоинства и недостатки
предлагаемых продуктов посредством бесплатной
работы в тренировочных системах и демонстрационных
версиях, также бесплатно распространяемых
среди потенциальных пользователей.
Существует
пять основных групп:
- Функциональные
задачи, к которым, помимо основных выполняемых
функций относятся учет местных условий,
возможность подключения к сети различных
абонентов, совместимость с основными
системами своего класса, функционирование
в среде Windows и в сети Интернет.
- Требования
к режиму функционирования, который должен
допускать возможность ввода, приема,
передачи и обработки любой информации,
а также круглосуточный режим работы и
недопустимость длительной блокировки
системы вследствие информационных перегрузок,
возможность подключения новых и отключения
старых, уже установленных, периферийных
устройств без нарушения работы сети;
информирование участников системы об
изменении ее состава и обеспечение целостности
и надежности передаваемых и хранимых
данных.
- Возможность
дальнейшего развития и модернизации
системы, что должно предусматриваться
ее архитектурным решением. Пропускная
способность системы должна быть достаточной
с точки зрения количества подключенных
сетевых ресурсов, разнообразия используемых
технологий и протоколов соединения, а
используемое оборудование должно обеспечивать
переход на высокоскоростные технологии
следующего поколения при минимальных
затратах. Кроме этого, система должна
поддерживать все стандартные интерфейсы
и интегрировать различные виды информации
(аудио, видео, текст и т.д.). Метод же подключения
конкретного пользователя должен определяться
индивидуально, исходя из его формы (туроператор,
турагент, объект размещения и т.д.), а также
требований производительности, стоимости
и места расположения абонента.
- Надежность.
Используемое в системе программно-аппаратное
решение должно гарантировать сохранность
данных и программного обеспечения при
отказах отдельных технических средств
системы или аварийном отключении электропитания,
а также быстрое восстановление системы
в случае отказов за счет применения автоматических
средств контроля работоспособности.
- Конфиденциальность
и внешние коммуникации, а именно: обеспечение
идентификации связывающихся абонентов
системы и защиты передаваемой по каналам
связи информации, управление разграничением
доступа; автоматический контроль нарушения
правил доступа в систему (сбор информации
о попытках несанкционированного доступа),
организация удаленного доступа через
средства телекоммуникаций и наличие
интерфейсов выхода в основные GDS, а также
взаимодействие с отечественными и зарубежными
специализированными базами и банками
данных.
Для
правильной оценки вариантов и выбора
системы, удовлетворяющей всем предъявленным
в ходе отбора требованиям, на данном
этапе возможно применение методов
функционально-стоимостного анализа,
потребительской оценки, а также метода
определения конкурентоспособности ИПУ
по техническим и экономическим показателям.
Окончательное
решение по вопросу автоматизации
принимается после расчета показателей
эффективности внедрения информационной
системы на объекте и оценки рисков, с
которыми турфирма может столкнуться
в ходе ее эксплуатации.
- Третий этап
- это планирование, начинается с определения
потребностей компании в ресурсах, требующихся
для внедрения системы. Для этого необходимо
совершить ряд следующих действий:
- поиск и определение
источников финансирования программы.
Ими могут быть собственные денежные ресурсы
компании (прибыль, фондовые отчисления),
резервы инвесторов, заемные средства,
бюджетные ассигнования, лизинг и т.д.;
- анализ обеспеченности
техническим оборудованием. Любая современная
система подразумевает наличие, как минимум,
486 процессора и 8Mb оперативной памяти
(минимальные требования к функционированию
Windows) для клиентского программного обеспечения
и Pentium 200, 64Mb и 2Gb памяти на жестком диске
для серверного обеспечения, а также модема
и периферийных устройств - принтера, сканера;
- определение
потребности в трудовых ресурсах, включая
разработку должностных инструкций, выделение
имеющихся или найм дополнительных сотрудников,
распределение полномочий и ответственности;
- выделение
места для работы (кабинета, рабочего стола
и т.д.).
Заканчивается
этап планирования оценкой затрат,
предстоящих в ходе проекта, их распределением
по статьям (составлением бюджета) и во
времени.
Основными
затратами туристкой организации
при внедрении автоматизированной
системы являются следующие:
- затраты на
техническое обеспечение проекта (выделение
или приобретение специального оборудования,
компьютеров, оргтехники);
- затраты на
обучение персонала, поиск и найм дополнительных
работников;
- затраты на
подключение к системе, обслуживание,
модернизацию;
- затраты,
связанные с заключением договоров с поставщиками
туруслуг, агентами, финансовыми организациями;
- затраты,
связанные с получением информации (особенно
это относится к данным, предоставляемым
различными фирмами на коммерческой основе).
Только
после определения необходимых ресурсов
и утверждения бюджета реализуемого проекта
можно переходить к следующему этапу.
4.
Четвертый этап представляет наибольшую
трудность для туристской компании и включает
в себя несколько моментов
- Поиск организации,
предоставляющей услуги по подключению
к системе и ее сервисному обслуживанию
(установка необходимого оборудования
и ПО, обучение персонала, последующая
модернизация и т.д.). Как показало проведенное
исследование, количество таких организаций
(операторов) невелико, поскольку на практике
обслуживание системы производится или
самим разработчиком, или его представителем;
- Установление
контакта и проведение переговоров. На
данном этапе решаются как основные, так
и дополнительные вопросы, требующие принятия
каких-то отдельных решений (например,
по возможности реализации для корпоративных
клиентов турфирмы специального набора
услуг);
- Подписание
договора с оператором на подключение
и обслуживание АС (после внесения всех
поправок), и, если требуется, дополнительных
соглашений;
- Заключение
договора с провайдером на подключение
и абонентское обслуживание в глобальной
сети Интернет. При выборе провайдера
необходимо руководствоваться следующими
основными критериями:
- репутация
провайдера на рынке услуг Интернет;
- скорость
связи с сервером (ping) определяет, насколько
быстро приходит от сервера ответ на любой
запрос с компьютера. Чем меньше задержка,
тем лучше: связь считается хорошей, если
задержка составляет менее 200 миллисекунд;
- длина пути
количество промежуточных компьютеров
(роутеров), через которые проходят любые
данные, прежде чем попасть с компьютера
на сервер (и обратно). Желательно, чтобы
и этот параметр был минимальным, так как
чем длиннее путь, тем больше вероятность
того, что один из роутеров по пути будет
перегружен и скорость связи снизится;
- скорость
обмена данными количество килобит, передающихся
за секунду с сервера на компьютер. Минимальным
считается параметр 4,4, максимальное же
значение зависит от типа модема и от уровня
загрузки сети;
- коэффициент
потери пакетов показывает, сколько процентов
данных, посылаемых компьютером на сервер,
теряется на просторах Интернет. Поскольку
данные не доходят, они автоматически
пересылаются повторно, хотя потерь и
не происходит, на это тратится время.
Поэтому, чем меньше коэффициент, тем лучше;
- стоимость
услуг средства, затраченные на подключение
и пользование услугами провайдера. Рассчитываются,
исходя из потребности пользователя в
Интернете (количества часов в месяц):
минимальная потребность 5-7 часов, умеренная
25-30 часов, из которых 5часов в ночное или
иное льготное время, а также потребность
в неограниченном доступе. Исходя из этого,
определяются и тарифные планы фиксированная
или почасовая оплата, неограниченный
доступ;
- качество
модемной связи в большей мере зависит
от конкретной АТС, с которой звонит пользователь.