Автоматизация бизнес-процессов отдела снабжения на «Хлебокомбинате Петровском»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Московский государственный университет пищевых производств»

 

Кафедра «Информатика и управление»

 

 

 

Курсовая работа на тему:

Автоматизация бизнес-процессов отдела снабжения на «Хлебокомбинате Петровском»

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

студентка группы 10-Э-5

Стешова Д. И.

Проверил:

проф. Прокофьев Е.А.

 

 

Москва 2015

 

 

Содержание: 
I. Аналитическая часть 
1. Предпроектное обследование объекта 
   1.1 Общее описание объекта 
   1.2 Организационная структура объекта 
   1.3 Описание предметной области 
2. Анализ существующей системы автоматизации и выявление недостатков 
3. Обзор (сравнительный анализ) программных продуктов (ИС) предметной области 
4. Выводы 
 
II. Проектная часть 
1. Разработка функциональной модели бизнес-процесса (AS-IS) 
2. Основные задачи проектирования 
3. Требования к системе 
4. Разработка функциональной модели бизнес-процесса (TO-BE) 
5. Заключение 
6. Список использованной литературы  

 

 
 
I. Аналитическая часть 
1. Предпроектное обследование объекта 
1.1 Общее описание объекта 
 
На  сегодняшний  день  перед  предприятиями  различных  сфер  деятельности  стоит актуальная задача —увеличение результативности. Для ее решения существуют различные способы,  однако,  наиболее  эффективным  и  выгодным подходом  является  метод реинжиниринга бизнес-процессов.В  настоящей  работе  данная  методика  была  опробована  на  предприятии  ЗАО «Хлебокомбинат Петровский»».  

Продукция хлебокомбината это:

высокое качество, экологичность;

красочная и удобная упаковка;

ориентированность на потребителя;

востребованность.

Конечно, производство  продукта с выскоими потребительскими свойствами, динамичного развития предприятия в современных условиях невозможно без опытного и квалифицированного персонала, работающего на Хлебокомбинате.  Соблюдение правильности технологии производства, ежедневный контроль качества выпускаемой продукции, применение чистых культур и компонентов позволяют изготавливать хлеб  вкусный и полезный.

Благодаря своевременному оснащению предприятия передовым оборудованием, использованию качественного сырья и  работе квалифицированных сотрудников, гибкому подходу в продвижении продукции, Хлебокомбинат на Петрова, 4 добился высоких результатов и получил заслуженное признание потребителей и  партнёров.  
 
Оборудование 
Производство хлебобулочных изделий – процесс сложный и трудоемкий, требующий серьезного подхода к делу. Промышленность этой сферы развивается бурными темпами и внедрение новых технологий, техническая оснащенность на хлебозаводах увеличивает количество и качество выпускаемых хлебобулочных изделий.  Промышленное производство хлеба требует  применения новейшего оборудования - этот момент взяли на вооружение специалисты хлебокомбината Передовая  автоматизированная линия по производству батона, запущенная в мае 2009 года,  призвана улучшить вкусовые качества батона и сделать его доступнее по цене. Она смоделирована так, что  присутствие человека сведено к минимуму, а  это приводит к уменьшению себестоимости батона на 20%. Каждая единица этой линии уникальна  и заслужила авторитет и доверие  хлебопеков Европы. И, благодаря высоким показателям, замес, формирование и выпекание на этой линии происходит идентично приготовлению человеческими руками. Тестомесильная машина производит замес теста так же бережно, как  руки пекаря -   взбивает его, насыщая кислородом и делая пышным.

Новая расстойная камера держит температуру внутри с точностью до десятых градусов по Цельсию, что создает благоприятные условия для отдыха заготовок. Печь  этой  линии является энергосберегающей, что снижает себестоимость конечного продукта еще на 10%, а ее уникальная особенность в том, что процесс выпекания  аналогичен процессу выпекания в русской печке, это отмечают  представители других хлебозаводов.

В  Чувашии только «Хлебокомбинат Петровский» использует технологию классического вертикального автоматизированного производства ржано-пшеничного хлеба «Дарницкий». Эта технология признана лучшей для данной рецептуры, и поэтому «Дарницкий» действительно получается таким же как хлеб нашего детства. Полностью восстановлена как технология, так и линия по производству пшеничного хлеба, который выпекается в кирпичных печах,  только так  «Пшеничный» получается отличного качества.

Недавно приобретенная автоматизированная линия по изготовлению хлеба подового — уникальна. Некоторые ее части были специально реконструированы  производителями под нужды хлебокомбината.  
 
1.2 Организационная структура объекта

При анализе организационной структуры выделены основные подразделения хлебозавода и установлены связи между ними.

Организационная структура управления предприятием отражает состав и подчиненность линейных и функциональных звеньев управления, структура управления хлебозавода имеет линейно-функциональный вид . При данном типе организационной структуры предприятия (линейно-функциональная) линейному руководителю, который подчиняется непосредственно директору, в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ и планов помогает специальный аппарат управления, состоящий из функциональных подразделений (отделов, групп). Такие подразделения проводят свои решения либо через высшего руководителя, либо прямо доводят их до специализированных служб или отдельных исполнителей на нижестоящем уровне. Функциональные подразделения не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения производственным подразделениям.

- Директор (блок1) разрабатывает  стратегию предприятия, организовывает  всю деятельность предприятия  и несет полную ответственность  за его состояние перед государством  и трудовым коллективом.

- Заместитель директора  по общим вопросам (блок 2), в подчинении  которого находятся отдел кадров (блок 8) и отдел экспедиции (блок 7). Отдел кадров (блок 8) осуществляет  работу по комплектованию предприятия  кадрами рабочих и служащих  требуемых профессий и специальностей. Отдел экспедиции (блок 7) занимается  отгрузкой готовой продукции.

- Директор финансово-экономического  отдела (блок 3). Под его руководством находятся бухгалтерия (блок 9), которая занимается бухгалтерским учетом предприятия, и экономический отдел (блок 10), который выполняет работы по повышению экономических показателей хлебозавода.

- Коммерческий директор (блок 4) руководит финансово-хозяйственной  деятельностью предприятия, связанной  с реализацией продукции и  приобретением сырья. Ему подчинены  склады (блок 11) и отдел снабжения  и сбыта (блок 12).

- Главный технолог (блок 5) осуществляет руководство работой  отдела механики (блок 13), обеспечивающего  безаварийную и надежную работу  оборудования, технологического отдела (блок 14), отвечающего за технологию  производства, лаборатории (блок 15), выполняющей  анализы изготовляемой продукции  и поставляемого сырья, и отдела  по технике безопасности (блок 16).

- Главный инженер (6) отвечает  за своевременное выполнение  плана по производству продукции. Под его руководством находятся  начальники цехов (17 и 18), которые  распределяют работу среди всех  работников подвластного им цеха, следят за ее выполнением.

- В управлении производственной  деятельности хлебозавода принимают  участие блоки 1, 6, 17 и 18.

Создана единая вертикальная линия руководства и прямой путь активного воздействия на подчиненных. Преимущество такой структуры управления заключается в простоте, надежности и экономичности. Руководитель в данном случае должен охватывать все стороны деятельности предприятия.

Функциональные подразделения осуществляют всю техническую подготовку производства, подготавливают варианты решения вопросов, связанных с руководством процессами производства, освобождают линейных руководителей от планирования финансовых расчетов, материально-технического обеспечения производства и других вопросов.

Анализ организационной структуры и функциональной деятельности позволили выделить 3 уровня управления:

На верхнем уровне (директор) принимаются решения, связанные с руководством всего предприятия, разрабатывается долгосрочное планирование его работы, определяется внешняя политика.

На среднем уровне (главный инженер) осуществляется годовое, квартальное, помесячное планирование деятельности кондитерского и хлебного отделов.

На нижнем уровне (кондитерский и хлебный отделы) осуществляется краткосрочное планирование (на сутки, неделю, декады) деятельности сотрудников подвластных им отделов. 
 

Рис.1 Организационная структура хлебозавода

 
 
Руководством была поставлена  задача  улучшения  эффективности  работы  отдела  снабжения,  так  как результативность деятельности всего предприятия напрямую зависит от успешной работы данного  отдела.  Таким образом,  объектом  реинжиниринга  выступают  бизнес-процессы  снабжения данного предприятия. В процессе изучения деятельности отдела снабжения были выделены и исследованы (определены время и стоимость выполнения) следующие бизнес-функции: 
- изучение предложений; 
-отказ в сотрудничестве; 
-составление, заключение договоров; 
-составление и утверждение заказа; 
-отправка заказа поставщикам; 
-приемка груза; 
-оприходование товара; 
формирование претензии; 
-работа по удовлетворению претензии; 
-составление отчетов. 
Выполнение данных бизнес-функций сопровождается документооборотом. Основными документами  является  договор,  счет-фактура,  товарная  накладная,  товарно-транспортная накладная, счет на оплату, акт о расхождении в качестве и количестве товара (ТОРГ2), приходный кассовый ордер. Описание  и  оценка  сложившейся  системы  позволила  определить  наиболее приоритетные для изменения и улучшения функции отдела. Такие задачи как составление, заключение договоров и составление, утверждение заказа выполняются длительное время из-за последовательной работы  над  ними  нескольких  сотрудников.  А такие  задачи,  как оприходование товара, формирование претензий и работа по их удовлетворению ожидают своей обработки продолжительное время из-за большой загруженности исполняющего их сотрудника. Изучение бизнес-процессов  и  выявление  узких  мест  легло  в  основу  составления предложений  по  реинжинирингу  бизнес-процессов  отдела  снабжения.  Выполнение  этих рекомендаций должно способствовать повышению эффективности работы как самого отдела снабжения,  так  и  предприятия  в  целом.  Кроме  того,  проделанная  работа  способствует  сертификации предприятия по стандарту ISO 9000, т. к. документирование бизнес-процессов предприятия  в одной  из  стандартных  нотаций  (в  данном  случае  BPMN)  является обязательным условием такой сертификации. 
 
1.3 Описание предметной области 
 
На сегодняшний день «Хлебокомбинат Петровский» является самым крупным производителем  хлебобулочных изделий на территории Чувашской республики. Наша специализация — производство традиционных видов хлеба, который является основным продуктом потребления и продаж хлебобулочных изделий. Прогресс невозможен без современных технологий и инноваций, в течение  3-х последних  лет в модернизацию и закупку  самого современного европейского оборудования  было инвестировано около 350 млн. руб.

В настоящее время на хлебокомбинате разработано и освоено производство 160 видов хлебобулочных изделий, внедрена программа «Здоровое питание», с применением в продукции витаминов и макроэлементов — это батон «Столичный» с витамином Е, хлеб «Петровский», обогащенный кальцием, на стадии разработки новые сорта хлеба. «Хлебокомбинат Петровский» всегда славился своими кондитерскими изделиями, особенно тортами и пирожными. На сегодняшний день выпускается более 100 видов наименований, включая классическую серию масляных тортов, тортов на основе взбитых сливок, в том числе и на заказ, пирожных, печенья, рулетов, кексов, пряников, а также мелкоштучной продукции.  Доставка в торгово-розничные сети города специализированным автотранспортом. 
Отдел снабжения является главным подразделением, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т.д.

Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всего предприятия.

Отдел снабжения занимается материально-техническим снабжением предприятия, т.е. снабжением предприятия сырьем, материалами, полуфабрикатами, оборудованием, комплектующими изделий, топливом и др. В работе, в связи с выделенной выше проблемой данной области, будет рассмотрено сырьевое снабжение предприятия.

Штат сотрудников отдела снабжения не велик. Снабжением занимаются 4 человека: начальник отдела снабжения, менеджер, водитель-экспедитор и кладовщик сырьевых запасов. Главой отдела снабжения является начальник, которому подчиняется менеджер. Водитель и кладовщик находятся в подчинении у менеджера.

Графическое представление структуры отдела снабжения представлено на рисунке 2.

Рисунок 2 - Графическое представление структуры отдела снабжения 

Менеджер отдела снабжения ведёт календарь закупок, в котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяется время очередной поставки груза, состояние сырьевых запасов, источники поступления сырья, их стоимость, условия поставки.

На складе фирмы осуществляется учёт сырьевых запасов. Правильный учёт сырьевых запасов и его документальное оформление имеет большое значение для планирования закупок. На основании этих документов принимаются решения о новых закупках. В документах, связанных с закупочной деятельностью, отражается следующая информация: ассортимент сырья, источники поступления, цена за единицу, условия поставок, резервнодопустимое (минимальное) количество сырья на складе, минимально и максимально установленные партии сырья, время поставки, общий объём закупок за определённый период времени, статистика закупок и т.д.

Менеджер отдела снабжения периодически просматривает учетные документы. В результате проверки устанавливается состояние сырьевых запасов. При минимальном количестве сырья агент направляет на склад запрос с целью установления соответствия между физическим наличием сырья на складе и его количеством по учетным документам.

Периодически осуществляемый выборочный учет сырьевых запасов на складе облегчает работу по общему учёту наличных запасов. Цель инвентаризации состоит в определении действительных сырьевых запасов, необходимых для производства товаров. Если количество сырья, хранящегося на складе, не совпадает с данными учетных документов, менеджеру отдела снабжения необходимо запросить склад и уточнить, всё ли сырье было учтено при его приёме и размещении на хранение. Различные несовпадения могут быть связаны с ошибками в указании места хранения сырья, либо с расположением данного сырья в местах, предназначенных для хранения другого сырья. В случае, когда выборочная инвентаризация не позволяет установить истинное количество хранящегося сырья, менеджер отдела снабжения вправе потребовать от управляющего складом полной инвентаризации.

По получении данных о наличном количестве сырья менеджер рассматривает другие факторы, влияющие на определение объёма закупки. Например, в результате перепроизводства или сокращения рынка сбыта может возникнуть возможность приобретения сырья у поставщика по сниженным ценам.

Для каждого вида сырья устанавливается минимальные и максимальные партии сырья. При закупке минимальных партий сырья менеджер отдела снабжения руководствуется соображениями экономической целесообразности. Закупка товара ниже минимально установленной партии означает, повышение расходов на транспортировку. На решение о максимальном объёме закупки влияют те же самые факторы, а также перебои в поставках сырья, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Принятые менеджером решения об объёмах закупок отражается в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки сырья у соответствующего поставщика. Напротив, каждого вида сырья агент указывает количество сырья, включаемого в заказ на будущую поставку.

Повышенная необходимость в сырье может стать основанием для осуществления специальной закупки. Специальный одноразовый заказ может включать закупку сырья, не включённого в обязательный ассортиментный перечень фирмы. Как правило, такое действие менеджера отдела снабжения объясняется его желанием установить более прочные контакты с определённым поставщиком или желание фирмы привлечь определенную потребительскую группу.

Целью отдела снабжения является предоставление качественного сырья на предприятие к установленному сроку с минимальными расходами.