Автоматизация бизнес-процессов складского учета

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ, СИМВОЛОВ И СПЕЦИАЛЬНЫХ ТЕРМИНОВ

 

 

АС – автоматизированная система

ИС – информационная система

ТМЦ - товарно-материальные ценности

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Актуальность темы исследования. В современное время одним из самых важных элементов экономической политики организаций является улучшение качества учета готовой продукции. Один из основных в наше время путь автоматизации учета готовой продукции. Автоматизированная система учета готовой продукции предоставляет возможность руководству в любое время оперативный доступ к данным о продукции организации. Это повышает уровень и скорость принятия определённых решений по руководству, а также обеспечивает контроль со стороны руководства и оперативность внутреннего документооборота.

Несмотря на это в современное  время уровень автоматизации  в сфере учета готовой продукции  не отвечает требуемому уровню поставленных задач. Имеющиеся в настоящее время на рынке программные продукты и разработки автоматизированных систем, могут обеспечить типовую автоматизацию деятельности учета готовой продукции, а это означает, что они решают лишь ограниченный перечень задач. Однако вместе с этим, многие задачи, требующие решения, остаются не решёнными. Многие из них являются очень важными в современных рыночных [3].

Перечисленное выше обуславливает  актуальность данного исследования и необходимость разработки автоматизированной системы учета готовой продукции, которая будет соответствовать современным требованиям на предприятии в условиях рыночной экономики.

Однако следует учитывать, что  увеличив количество решаемых задач, объем  хранимой и обрабатываемой информации, а также усложнение структуры системы, не получится ограничиться в процессе создания системы лишь увеличением функциональных блоков.

 Для создания автоматизированной  системы учета готовой продукции на предприятии, которая будет отвечать современным требованиям, нужно выполнить анализ предприятия, функциональных взаимосвязей, смоделировать информационные потоки и определить структуру разрабатываемой системы. После этого важным моментом является проектирование функциональной модели разрабатываемой автоматизированной системы учета готовой продукции.

Возрастающий уровень сложности  подобных систем требует применение в процессе разработке наиболее современных, совершенных информационных технологий.

Цель исследования заключается  в разработке автоматизированной системы учета готовой продукции ООО «Митинг» отвечающей современным требованиям.

В соответствии с выбранной целью  поставлены и решены следующие задачи:

• описана предметная область объекта проектирования;
• проведен аналитический обзор существующих аналогов;
• проведен обзор существующих средств реализации;
• разработка системы учета готовой продукции на предприятии ООО «Митинг»;
• расчет экономической эффективности работы.

 

 

 

 

 

1. АНАЛИТИЧЕСКИЙ ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ ПО РЕШАЕМОЙ ПРОБЛЕМЕ

1. Описание предметной области объекта проектирования

 

 

При проектировании базы данных, в  зависимости от назначения данного  программного продукта выделяется определенная предметная область. Одним из самых  важных этапов проектирования базы данных является выявление той предметной области, к которой относится данный программный продукт. Данный этап полноценно посвящен выявлению информационных потребностей всех пользователей разрабатываемой системы.

Предметной областью разработки данной СУБД является компания ООО «Митинг», занимающаяся продажей различных металлов и инструментов. В выделенной предметной области имеется необходимость разработки собственной базы данных, так как в данной компании имеется много различной информации, которая относится к спецификации самой организации.

Разрабатываемая база данных предназначена для решения следующих задач:

1. Учет готовой продукции ООО «Митинг»;
2. Предоставление данных о товаре;
3. Предоставление возможности доступа клиентам к каталогу продукции;
4. Учет клиентов;
5. Предоставление возможности оформления заказа.

В процессе проектирования базы даны будем сталкиваться со следующими понятиями:

• Заказы;
• Клиенты;
• Поставка;
• Сотрудники;
• Товары.

В процессе проектирования выделим  следующие исходные данные о компании ООО «Митинг»: компания располагается  в нескольких помещениях (имеется торговый зал и склад). У компании имеются поставщики, которые поставляют продукцию, реализуемую компанией.

Так же в компании имеется свой штат сотрудников:

1. Консультанты;
2. Менеджеры;
3. Бухгалтера;
4. Кладовщики;
5. Грузчики;
6. Руководители.

Приходя в магазин, клиент контактирует с менеджером, которые продает продукцию компании. Консультанты в свою очередь могут проконсультировать по возникающим вопросам у клиента [1].

Менеджер выбивает чек и заполняет  необходимые документы для клиента. Также он выполняет необходимые операции с денежными средствами. Учет продукции в компании происходит до сих пор ручным способом на бумаге, что обуславливает сложность и затрат большего количества времени.

Из выше изложенного описания предметной области можно сделать вывод, что задача не является чем-то новым, но данная задача в современное время нуждается в автоматизации человеческого труда. Таким образом, видно, что актуальна необходимость автоматизации учета готовой продукции посредством реализации компьютерной программы.

2. Анализ существующих систем учёта товарно-материальных ценностей

 

В настоящее время известно много  тиражируемых программ, ориентированных на учет товарно-материальных ценностей. Но, как правило, они разработаны либо для учета товаров, либо сырья и материалов в производственном процессе, либо основных средств, либо продукции. При использовании на конкретном предприятии все они составляют довольно громоздкую комбинацию программ. На наукоемком предприятии необходимо не только вести учет ТМЦ, но и научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, нематериальных активов, а также управлять их движением.

Была сформулирована и поставлена задача: разработать программный  модуль – "типовое звено учета  информационных и материальных потоков".

Типовое звено – это отдельная база данных и для каждого звена сохраняются индивидуальные настройки. Пользователь может создать новое звено или открыть уже существующее. Система является многозадачной и существует возможность работы с несколькими звеньями [8].

Для звена введем понятие "входные величины", которые определенным образом преобразуются в "выходные величины". Наименования входных и выходных величин могут совпадать или не совпадать.

Например, если звено представляет собой склад товаров, то входные величины – это наименования товаров с закупочными ценами, а выходные – те же самые наименования, но цена увеличена на наценку [6].

Если звено представляет собой  производственный цех, то входные величины – это наименования сырья, материалов, комплектующих изделий, а выходные – наименование продукции и стоимость ее составлена на основе калькуляции.

Специальным образом настроенные  соединения звеньев формируют разнообразные  участки учета. При такой постановке задачи весь производственный процесс  можно разбить на отдельные элементы и проследить движение информационных потоков от поступления на предприятия сырья, энерго- и трудовых ресурсов, до выхода готового продукта [9].

Основные функции, выполняемые типовым звеном: занесение в базу данных входных величин, отображение состояния звена, выбор выходных величин, оформление сопутствующих документов, анализ.

Рассмотрим поставленную задачу более  подробно. Любой объект, функционирующий  во времени и пространстве, в том числе типовое звено, является системой, т.е. объект связан с внешней средой по входу и по выходу. Процесс деятельности объекта отслеживается им самим через анализ выхода, результаты анализа влияют через обратную связь на функционирование объекта [8].

Представим систему как конечную совокупность элементов Е ={ej}^N₁ и некоторой функции R(F), которая устанавливает связи между элементами системы, управляет этими связями, создавая неделимую единицу функционирования.

Таким образом, весь производственный процесс может быть представлен как одна большая система движения информационных потоков. Тем самым появляется возможность разбивать большой производственный процесс на серию элементарных, при этом существует возможность отслеживать каждый из составляющих процессов отдельно (рис. 1).

Рисунок 1. Пример разбиения всего производственного процесса на ряд элементарных

 

Далее рассмотрим существующие системы  учета готовой продукции.

 

1. Система учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) Syntellect [6].

Данная система учета готовой продукции предприятия применяется в построении внутренней учетной системы, которая организована на платформе DocsVision, с применением отображения продукции.

Данный программный продукт  имеет следующие области применения:

1. Автоматизация учета склада;
2. Автоматизация учета магазина;
3. Автоматизация учета архива;
4. Автоматизация учета каталога.

Данная система учета может  применяться как готовое решение  на предприятии, а также может  быть доработано под более узко профильные специализации для решения каких-либо других задач.

Данная система учета имеет  следующие компоненты:

• Карточка ТМЦ;
• Справочник характеристик объектов учета.

Сведения о карточке ТМЦ.

Данная карточка применяется для  сохранения информации о товаре, а  также его фотографии.

Имеет следующие вкладки:

• Основная вкладка;
• Журнал операций;
• Фотографии товара;
• Файлы и ссылки на товар;
• Категории товара.

Общий вид карточки представлен  на рисунке 2.

Рисунок 2. Общий вид карточки.

 

Общие сведения справочника характеристик учета товаров. 

Данный справочник предоставляет  возможность управления категорией товаров, состоянием товаров, настройки  общей карточки товара, определять общие виды шаблонов и т.д.

Общий вид справочника характеристик учета товара представлен на рисунке 3.

Рисунок 3. Общий вид справочника.

 

Стоимость данного программного продукта – 42 000 рублей.

 

2. Типовой программный комплекс автоматизации учета и отчетности «НИВА» [7].

Данный программный продукт применяется для учета готовой продукции на предприятии.

Подсистема «Учет производственных запасов и готовой продукции» решает задачу организации количественного и суммового учета товарно-материальных ценностей как покупных, так и готовой продукции собственного производства.

Подсистема в части учета  готовой продукции выполняет  следующие учетные операции:

• учет прихода готовой продукции;
• учет отгрузки готовой продукции;
• учет наличия готовой продукции, сырья на складе;
• учет книги продаж продукции и сырья;
• учет документов в национальной либо любой из зарегистрированных в системе валют рублевого или валютного эквивалента, соответственно;
• формирование отчетов.

Общий вид программного комплекса  ТМЦ представлен на рисунке 4.

Рисунок 4. Общий вид программного комплекса «НИВА».

 

Ввод данных о товаре представлен  на рисунке 5.

Рисунок 5. Ввод данных о товаре.

 

 

Стоимость данного программного продукта – 56 000 рублей.

 

3. Система учета готовой продукции CoreIMS [4].

Данная система предоставляет  возможность учета готовой продукции предприятия. Учет товаров на складе может быть по настоящему простым. Данная система использует терминалы для сбора данных со сканеров штрихкодов, что позволяет менеджерам быстро получить данные о товаре и указать ячейки хранения всего лишь сканированием их штрихкода, также учитываются все перемещение товара, паллеты или коробки из одной ячейки в другую.

Данная система предоставляет  возможность решения следующих задач:

1. Автоматизация учета склада;
2. Автоматизация учета магазина;
3. Учет наличия готовой продукции, сырья на складе;
4. Получение отчетов.