Автоматизация бизнес-процессов отдела снабжения на «Хлебокомбинате Петровском»

Основные задачи отдела снабжения

1) Организация снабжения  подразделений организации необходимым  сырьем требуемого качества в заданные сроки. 
2) Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам снабжения предприятия и рационального использования сырьевых запасов. 
3) Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития снабжения деятельности предприятия. 
4) Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации. 
5) Решение иных задач в соответствии с целями предприятия. 
 
Функции отдела снабжения:

1) Обеспечение предприятия  необходимым сырьем требуемого  качества в заданные сроки. 
2) Определение необходимого количества сырья для закупки. 
3) Определение периодичности поставок сырья. 
4) Поиск наиболее выгодных предложений от поставщиков сырья. 
5) Подготовка заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам сырьевых ресурсов. 
6) Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям, согласование с поставщиками изменений условий заключенных договоров. 
7) Заказ необходимого сырья у поставщика. 
8) Обеспечение доставки сырьевых ресурсов с минимальными затратами транспортировку. 
9) Обеспечение доставки сырьевых ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества. 
10) Оплата счетов, услуг. 
11) Размещение сырьевых ресурсов на складе предприятия. 
12) Контроль над состоянием запасов сырья, оперативным регулированием сырьевых запасов, соблюдением лимитов на закупку сырьевых ресурсов и их расходованием в подразделениях организации по прямому назначению. 
13) Предоставление сырья кондитерскому и хлебопекарному цехам предприятия. 
14) Составление установленной отчетности в процессе снабжения предприятия. 
15) Учет движения сырья на складах организации, участие в проведении инвентаризации. 
 
Рисунок 3 - Функциональная схема работы отдела снабжения 
 
Снабжение (материально-техническое снабжение, supply) - обеспечение предприятия необходимыми для его деятельности основными и оборотными средствами производства.

Процесс снабжения - это совокупность операций, обеспечивающих предприятие необходимыми предметами и средствами труда.

Основная задача предприятия по организации снабжения - своевременное бесперебойное и комплексное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами при минимальных издержках управления запасами.

Обеспечение производств сырьем, материалами, покупными полуфабрикатами и готовыми изделиями связано с выполнением таких функций, как закупка, транспортировка, складская переработка и другими. Все эти операции планируются, осуществляются, контролируются и регулируются специализированными службами, подразделениями снабжения или специальными сотрудниками (в зависимости от размера предприятия).

Закупка. Обработанные поставщиками заказы сопровождаются отгрузочной и платежной документацией. Копии отгрузочных и платежных документов направляются различным подразделениям фирмы.

Приобретая материальные ценности, предприятие уплачивает поставщику их стоимость по оптовым ценам, т.е. таким ценам, по которым одно предприятие продает продукцию другому предприятию или государству.

Транспортировка. От выбора перевозчика зависит и уровень цен товаров, и своевременность их доставки, и состояние товаров в момент их прибытия к местам назначения. А ведь это в свою очередь скажется на степени удовлетворенности потребителей.

При отгрузке товаров складам, дилерам и потребителям фирма может выбирать из пяти видов транспорта: железнодорожный, водный, автомобильный, трубопроводный и воздушный.

Основные издержки товародвижения складываются из расходов по транспортировке, последующему складированию товаров, поддержанию товарно-материальных запасов, получению, отгрузке и упаковке товаров, административных расходов и расходов по обработке заказов.

Складская переработка. Любой фирме приходится хранить товар до момента его продажи. Организация хранения необходима потому, что циклы производства и потребления редко совпадают друг с другом. Многие с/х товары производятся в сезон, хотя спрос на них постоянный. Организация складского хранения помогает устранить эти противоречия. Чем больше у фирмы пунктов хранения, тем быстрее можно доставить товар потребителям. Однако при этом растут издержки. Решение о числе пунктов хранения необходимо принимать, увязывая между собой проблемы уровня сервиса для потребителей и издержек по распределению.

В снабженческой деятельности предприятия можно выделить два основных вида функций: внешние и внутренние.

Внешние функции снабжения определяют взаимоотношения предприятия с другими предприятиями-поставщиками, оптовыми и розничными торговыми фирмами, транспортными организациями:

· поиск возможных поставщиков материальных ресурсов, анализ и выбор наиболее подходящих из них; заключение договоров с поставщиками;

· установление рациональных хозяйственных связей по поставкам продукции на предприятие, заключение договоров с потребителями;

· выбор средств доставки материальных ресурсов от поставщиков и к потребителям, заключение договоров с транспортными фирмами.

Внутренние функции снабжения характеризуют взаимодействие службы снабжения с административными и производственными подразделениями данного предприятия:

· планирование материально-технического снабжение на основе баланса материальных ресурсов (плана снабжения);

· организация и планирование снабжения средствами и предметами труда производственных подразделений;

· лимитирование отпуска материалов со склада;

· подготовка материальных ресурсов к производственному потреблению, отпуск и доставка материальных ресурсов со склада на место их потребления;

· оперативное регулирование движения материальных ресурсов, контроль над их использованием на предприятии. 
 
2. Анализ существующей системы автоматизации 
Хаотичная автоматизация

Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью процесса в данном случае понимается отсутствие стратегического плана. Как правило, при таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется краткосрочными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В качестве критериев принятия решений в этих случаях могут выступать: уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения, возможность купить сейчас с эксклюзивной скидкой какую-либо технику или программное обеспечение и т. д.

Как правило, в результате предприятие в лучшем случае получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых в некоторых случаях может быть сравнима с общей стоимостью комплексного решения. В худшем случае создаются незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие несет дополнительные затраты на дублирование функций, которые должна была выполнять информационная система, и обслуживание созданных незаконченных прикладных систем.

· Автоматизация по участкам

Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Подобный путь автоматизации выбирается в следующих случаях:

* инвестиционные ресурсы  предприятия недостаточны для  решения задачи автоматизации в полном объеме;

* существуют участки, где  применение автоматизированных  систем дает значительный экономический  эффект, например, за счет сокращения персонала;

* технология производства  или иные условия не позволяют  обходиться без использования автоматизированных систем.

Наиболее часто такой подход применяется для автоматизации производственных участков. Основное средство автоматизации -- специализированные АСУ технологическим процессами. Применение принципа автоматизации предприятия по участкам для ряда предприятий -- единственно возможный способ повысить экономические показатели в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план автоматизации, если выбрана стратегия автоматизации по участкам, должен периодически, не реже раза в год, пересматриваться.

· Автоматизация по направлениям

Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство, сбыт, управление финансами. Подход, связанный с автоматизацией по направлениям, часто применяется при использовании систем класса MRPII, ERP, когда конечной целью работ является полная автоматизация предприятия.

От автоматизации по участкам этот подход отличается следующим. Автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия. Например, процесс снабжения. В этом процессе принимают участие все подразделения: от производственных до управленческих и непосредственно сам отдел снабжения и транспортные службы. Поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Его реализация связана с созданием как минимум коммуникационной инфраструктуры предприятия. В большинстве случаев автоматизация по направлениям связана с “реинжинирингом бизнес-процессов” и требует создания модели всего предприятия.

Все сказанное выше относительно повышения эффективности при использовании подхода автоматизации по участкам остается в силе и в рассматриваемом случае. Ревизия стратегического плана автоматизации должна производиться после окончания автоматизации какого-либо направления и оценки полученных результатов.

· Полная автоматизация управления предприятием.

АСУП как система состоит из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т. п. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические структуры, состоящие в итоге из элементарных управленческих процедур, предназначенных для включения в АСУП.

Комплексная автоматизация - это прикладное решение, решающее задачи комплексной автоматизации управления и учета для широкого круга коммерческих предприятий.

В единой информационной базе ведется управленческий, бухгалтерский и налоговый учет как одной, так и нескольких организаций. Это существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию может вестись в любой выбранной валюте, бухгалтерский и налоговый учет ведется в национальной валюте.

Регламентированная отчетность для каждой организации формируется раздельно.

Комплексная автоматизация позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:

управление отношениями с клиентами (CRM);

ценообразование;

управление денежными средствами и взаиморасчетами;

управление продажами, запасами и закупками;

упрощенный производственный учет;

оперативное ресурсное планирование;

Прикладное решение "Комплексная автоматизация" охватывает основные бизнес-процессы предприятия, обеспечивая "бесшовную" автоматизацию и создание единого информационного пространства для отображения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, что позволяет оперативно оценивать эффективность работы и получать информацию для принятия управленческих решений. 
 
3. Обзор (сравнительный анализ) программных продуктов (ИС) предметной области 
В настоящее время для экономии времени, повышения производительности труда и как следствие повышения эффективности работы предприятий, используют различные автоматизированные - информационные системы. Современный рынок информационных услуг предлагает огромный выбор готовых программных продуктов по автоматизации работы отдела снабжения или отдельных его процессов. Каждый из таких продуктов обладает определенным набором преимуществ перед конкурентом, но так же у них много и общего. Давайте проанализируем следующие предлагаемые программные продукты.

Для рассмотрения мною были выбрани четыре наиболее популярных в области автоматизации материально-технического снабжения программных продукта: «Мастер Снабжения», «DeliverWIZARD», «Buyer Pro», «1C:Предприятие 8. МТО». Хочу заметить, что все эти вспомогательные программы были разработаны целыми корпорациями и командами высококвалифицированных специалистов.

У этих программных комплексов были выявлены множество положительных качеств, каждый из этих продуктов уникален по своему, каждый старается занять свою нишу и преуспеть в какой-то определенной области. Так, например, «DeliverWIZARD» представляет собой в основном базу данных поставщиков; «Мастер Снабжения» делает уклон на интернет аукционы, «Buyer Pro» старается обезопасить вносимые данные и является хранилищем; а «1С. МТО» помимо того что объединяет все возможности выше перечисленных программ, напрямую связан с бухгалтерским учетом. При всех плюсах этих программных продуктов в них есть и минусы как минимум два из них, на мой взгляд, особенно весомы.