Документооборот

Совершение  операций в кредитной организации может происходить на основании электронного платежного документа, а в случаях, установленных действующим законодательством и договором, - его бумажной копии, заверенной уполномоченным лицом. Электронные платежные документы должны содержать все реквизиты платежных документов, предусмотренные утвержденными форматами и нормативными актами Банка России. Бумажные копии электронных платежных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами кредитной организации и подписями ее работников. В электронных платежных документах должен быть обеспечен аналог собственноручной подписи клиента. 

Особенности оформления документов по отдельным операциям:

- операции, совершаемые без документов клиентов  банка, оформляются документами,  составляемыми самими банками  согласно требованиям Правил  ведения бухгалтерского учета  в банках, расположенных на территории  РФ №61, на бланках действующих форм. Сюда относятся, в частности, приходные и расходные кассовые ордера, мемориальные балансовые и внебалансовые ордера и др. Эти операции требуют дополнительного контроля;

- основанием  для проведения операций по  корреспондентским счетам является  выписка по корреспондентскому счету, выдаваемая банку РКЦ (ЦОУ, ОПЕРУ) ЦБ РФ, ВЦ ЦБ РФ или банком-корреспондентом;

- при  проведении операций на фондовом, валютном и других рынках основанием  для учета операций служат  выписки расчетных центров бирж, дилеров, отчеты о проведенных операциях и другие документы.

Данные  документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Требования к  реквизитам документа содержатся в  законе "О бухгалтерском учете".

Стандартные документы содержат следующие  основные реквизиты:

- дату  документа (различается дата составления  и дата исполнения документа:  там, где не предполагается  разрыв, - отметка, там, где предполагается  разрыв, - отдельный реквизит);

- номер документа;

- наименование клиента (ИНН) и его банка (БИК);

- наименование контрагента (ИНН) и его банка (БИК);

- сумму (числом и прописью);

- контировку - документы, служащие основанием для проводок, должны контироваться (иметь номера счетов по дебету и кредиту);

- назначение  платежа (содержание операции, а  при необходимости - основание для ее совершения);

- коды  технической обработки;

- подписи ответственных лиц клиента и оттиск его печати;

- подписи  работников банка, проверивших документ.

Все документы  должны быть оформлены на пишущих  или электронных машинках. Кассовые документы заполняются от руки. Исправления в банковских документах не действительны, даже если они оговорены. Денежно-расчетные документы изготавливаются методом мультипликации, т.е. их количество должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

Банк  не несет ответственности за отказ  в приеме сомнительных документов. Бланки строгой отчетности подлежат дополнительному внебалансовому учету.

Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет  ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работники банка, которые подписали какой-либо расчетно-денежный документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность работники банка, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий. 
 
 
 
 
 

                   3. Организация документооборота

       Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет две важнейшие составляющие:

- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);

- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления документооборота и  его графики разрабатываются  каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация  документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:

- все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня, подлежат приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день;

- расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

При осуществлении  обслуживания:

- прием расчетно-денежных документов от клиентов - юридических лиц в течение операционного дня производится непосредственно учетно-операционными работниками (или в централизованном порядке через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные ящики;

- расчетные и кассовые операции для частных лиц производятся в течение операционного дня непосредственно ответственным исполнителем, выполняющим соответствующие операции;

- операции самого банка по оформлению кредитов и депозитов, а также по реализации долговых обязательств обычно производятся в операционное время. Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобы  обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день.

Схема документооборота по депозитным операция на пример открытия и закрытия  вклада физическим лицом выглядит следующим образом:

СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОТКРЫТИЕ ВКЛАДА

КЛИЕНТ

Оформление  договора на открытие вклада и приходного кассового ордера, передача их ответственному исполнителю.

ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ

2. Оформление  лицевого счета и вкладной  книжки вкладчика.

3. Отбор  образцов подписей вкладчика на лицевой счет.

4. Проверка  представленных документов. При  правильном оформлении ответственный  исполнитель ставит свою подпись  на документах.

5. Лицевой  счет, приходный кассовый ордер,  вкладная книжка и договор  передаются контролеру.

КОНТРОЛЕР

6. Проверка  документов. В случае правильного  оформления закрепляет своей  подписью. Лицевой счет и один  экземпляр договора возвращаются  ответственному исполнителю.

7. Подписывает  вкладную книжку.

8. Приходный  кассовый ордер регистрируется  в кассовом журнале по приходу.

9. Приходный  кассовый ордер и вкладная  книжка передаются кассиру.

КАССИР

10. Проверяет  приходный кассовый ордер, ставит  свою подпись, принимает сумму  денег от клиента и сверяет  ее с суммой в приходном  кассовом ордере.

11. Подписывает  вкладную книжку и отдает ее вкладчику. Один экземпляр договора так же возвращается клиенту.

12. Приходный  кассовый ордер подшивается в  документы дня.

Если  вклад образуется посредством перевода со счета до востребования, то проводки имеют вид:

Д-т  сч. № 42301 «Депозиты физических лиц до востребования»;

К-т  сч. № 423 (02-07) «Депозиты физических лиц».

При безналичных  переводах средств с вклада вкладчик заполняет бланк поручения на перевод . Бланк поручения состоит из двух частей: поручения вкладчика и извещения, которые заполняются вкладчиком.

Поступление суммы вклада из другого кредитного учреждения отражается как:

Д-т  сч. № 30102 «Корреспондентские счета  кредитных организаций в 
Банке России»;

К-т  сч. № 423 (02-07) «Депозиты физических лиц».

Проценты, начисляемые по вкладам, относятся  на операционные расходы банка в  момент их выплаты или причисления  ко вкладу. В первом случае эта операция отражается следующим образом:

Д-т  сч. № 70203 «Проценты, уплаченные физическим лицам по депозитам»;

К-т  сч. № 423, 426 «Депозиты физических лиц», 20202 «Касса кредитной организации».

Если  проценты не причисляются ко вкладам, то их начисление отражается проводкой:

Д-т  сч. № 47502 «Предстоящие выплаты по операциям, связанными с привлечением денежных средств от клиентов (кроме банков)»;

К-т  сч. № 47411 «Начисленные проценты по вкладам».

При выплате  процентов вкладчику делают запись:

1. через  кассу

Д-т  сч. № 47411 «Начисленные проценты по вкладам»;

К-т  сч. № 20202 «Касса кредитной организации».

2. в  безналичном порядке путем перевода  процентов на счет в других  банках

Д-т  сч. № 47411 «Начисленные проценты по вкладам»;

К-т  сч. № 30102 «Корреспондентские счета  кредитных организаций в 
Банке России».

Причисление процентов во вклад:

Д-т  сч. № 47411 «Начисленные проценты по вкладам»;

К-т  сч. № 423, 426 «Депозиты физических лиц».

Одновременно  расходы будущих периодов списываются  на расходы проводкой:

Д-т  сч. № 70203 «Проценты, уплаченные физическим лицам по депозитам»;

К-т сч. № 47502 «Предстоящие выплаты по операциям, связанным с привлечением денежных средств от клиентов».

Ежемесячно, в последний день месяца банк осуществляет наращивание процентов и в  день их начисления делается проводка:

Д-т  сч. № 47502 «Предстоящие выплаты по операциям, связанным с привлечением денежных средств от клиентов».

К-т  сч. № 47411 «Начисленные проценты по вкладам».

Проценты  начисляются от начала срока вклада или от дня последнего начисления процентов до последней даты месяца. Также необходимо отметить, что по депозитам граждан начисленные проценты подлежат обложению подоходным налогом в том случае, если процентная ставка превышает ставку рефинансирования Банка России.