Трудовая книжка

      Бланки  трудовой книжки и вкладыша в нее  хранятся в организации как документы  строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

      По  окончании каждого месяца лицо, ответственное  за ведение трудовых книжек, обязано  представить в бухгалтерию организации  отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о  суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

      Трудовые  книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранится в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

      Работодатель  обязан постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков  трудовой книжки и вкладышей в  ее. 

5. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек. 

      Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и  вкладышей в них возлагается  на работодателя.

      Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

      За  нарушение установленного порядка  ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут  ответственность, установленную законодательством  Российской Федерации. 

6. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей. 

      Изготовление  бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими  работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

      Бланки  трудовой книжки и вкладыша в нее  имеют соответствующую степень  защиты.

      При выдаче работнику трудовой книжки или  вкладыша в нее работодатель взимает  с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 48 настоящих Правил², а именно: «В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем».

      В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. 

7. Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года) 

      1. Общие положения 

      1.1. Записи дат во всех разделах  трудовых книжек производятся  арабскими цифрами (число и  месяц – двузначными, год –  четырехзначными). Например, если работник  принят на работу 5 сентября 2003 г.  в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

      Записи  производятся аккуратно, перьевой или  гелевой ручкой, ручкой-роллером (в  том числе шариковой), световодостойкими  чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без  каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

      1.2. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных  или иных признанных недействительными записей не допускается. 

2 правила  ведения и хранения трудовой  книжки и обеспечения им работодателей  (Утверждены Правительством РФ  от 16 апреля 2003г. № 225). 
 

      Например, при необходимости изменения  конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

      В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания  незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения  делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

      При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника  выдается дубликат трудовой книжки без  внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. 

      2. Заполнение сведений  о работнике 

      2.1. Предусмотренные Правилами ведения  трудовых книжек сведения о  работнике, указываемые на первой  странице (титульном листе) трудовых  книжек, заполняют следующим образом:

      фамилия, имя отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

      запись  об образовании (основном общем, среднем  общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном образовании) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

      запись  о незаконченном образовании  соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого  билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

      профессия и/или специальность указываются  на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных  знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или  специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

      2.2. После указания даты заполнения  трудовой книжки работник своей  подписью на первой странице (титульном  листе) трудовой книжки заверяет  правильность внесенных сведений.

      Первую  страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

      2.3. Изменения записей в трудовых  книжках о фамилии, имени, отчестве  и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.

      Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

      2.4. Изменение (дополнение) на первой  странице (титульном листе) трудовой  книжки записей о полученных  новых образовании, профессии,  специальности осуществляется путем  дополнения имеющихся записей (если они  уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. 

      3. Заполнение сведений  о работе 

      3.1. В графе 3 раздела «Сведения  о работе» трудовой книжки  в виде заголовка указывается  полное наименование организации, а также  сокращенное наименование организации (при его наличии).

      Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

      В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии  с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

      Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

      Если  работнику в период работы присваивается  новый разряд (класс, категория и  т.п.), то об этом в установленном  порядке производится соответствующая  запись.

      Установленные работнику второй и последующей  профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

      По  желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего  работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе»  трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

      3.2. Если за время работы  работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

      3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи; в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.