Требования к оформлению бланков

Содержание. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

     Значение  делопроизводства как одной из сфер управленческой деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационного хозяйства любого предприятия составляют машинописные, рукописные и типографские документы. Компьютеризация позволяет усовершенствовать процессы подготовки, оформления, хранения и выдачи документов, но в большинстве случаев не может заменить традиционных форм документации, особенно содержащих подписи и визы ответственных лиц.

     За  год на промышленном предприятии  обрабатывается от полутора до четырех миллионов документов. Содержащаяся в них информация может быть использована (зафиксирована, обработана, систематизирована, передана и т.д.) только при совершении ряда делопроизводственных операций.

     Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. На работу с документами специалисты тратят 20...60% рабочего времени. При рационально организованном делопроизводстве специалисты и руководители освобождаются от выполнения несвойственных им операций, производительность и эффективность их труда повышаются.

     Правильное  и своевременное оформление документов, их надлежащие хранение и учет - залог  эффективного использования документов и рабочего времени, что оказывает  существенное влияние на эффективность производства в целом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Составление и оформление организационно-распорядительных документов. 

1.1. Основные правила составления и оформления организационно-распорядительных документов.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Цель регламентированных Государственными стандартами составления и оформления документов - обеспечить юридическую силу документов, способствовать их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных и научно-исторических целях, создать предпосылки для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей информации, сократить затраты труда и средств на документирование и обработку документов.

     Правила составления и оформления документов заключаются в следующем.

1. Для изготовления документов используют два формата бумаги - А4 и А5; первый формат имеет размер 210x297, второй -148x210 мм. Отдельные виды документов (таблицы, планы, ведомости, графики) можно выполнять на листах бумаги формата АЗ (297x420 мм).
2. Документы, оформляемые рукописным или машинописным способом, имеют поля, мм: левое - 35, правое - не менее 8, верхнее - 20, нижнее - не менее 19 для формата А4 и 16 для А5. При использовании оборотной стороны листа следует делать «зеркальные поля»: размер левого поля должен быть не менее 8, правого - не менее 35 мм. Размеры верхнего и нижнего полей не меняются.
3. При составлении и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - элемент официального документа, например, дата, адресат, индекс, подпись и т.д. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

     Реквизитами документа являются: 1. Государственный  герб РФ. 2. Эмблема организации или  предприятия. 3. Код предприятия, учреждения или организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 4. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 5. Наименование министерства или ведомства. 6. Наименование учреждения, организации или предприятия. 7. Наименование структурного подразделения. 8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (факса), номер телефона, номер счета в банке. 9. Название вида документа. 10. Дата. 11. Индекс. 12. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 13. Место составления или издания. 14. Гриф ограничения доступа к документу. 15. Адресат. 16. Гриф утверждения. 17. Резолюция. 18. Заголовок к тексту. 19. Отметка о контроле. 20. Текст. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись. 23. Гриф согласования. 24. Визы. 25 Печать. 26. Отметка о заверении копий. 27. Фамилия исполнителя и номер его телефона. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о переносе данных на машинный носитель 30 Отметка о поступлении.

     Следует различать постоянный и переменный реквизиты документа. Постоянный - реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка; переменный - реквизит документа, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

4. Каждый вид документа (акт, заявление, приказ, письмо и т.д.) должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском ±2 мм Формуляр для определенного вида документа называется типовым. Он устанавливает номенклатуру реквизитов и порядок их расположения.
5. Расположение реквизитов и размеры площадей для их размещения на бумаге формата А4 приведены на рис 1.

     Для каждого формата документов установлены два варианта расположения постоянных реквизитов - угловой и продольный. При продольном расположении границы реквизитов заголовочной части (реквизиты 1, 2, 5...9) продлеваются до границы правого поля документа. При этом площадь, отведенная для кодов документа, остается неизменной.

     В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы допускается располагать реквизиты параллельно продольной стороне листа (заменять «книжную» ориентацию на «альбомную») В этом случае при ширине листа 297 мм и высоте 210 мм длина поля для реквизита 28 увеличивается с 95,4 до 182, 4 мм, а высота основной части уменьшается с 258 до 171 мм. Для документов, изготовленных на бумаге формата А5, высота основной части уменьшается с 258 до 109 мм. Остальные размеры остаются такими, как показано на рис 1.

     Реквизиты 1,2 могут занимать часть площади, отведенной для реквизитов 6,7,8. Эмблема  организации может располагаться  на левом поле документа на уровне реквизита 6 «Наименование учреждения, организации или предприятия».

     Если  документ напечатан на двух или более  страницах, реквизиты 21...26 и 29 располагаются на последней странице документа.

     Реквизит 23 «Гриф согласования» с учреждениями, на которые распространяется действие специальных положений, располагается в месте, предусмотренном этими положениями.

 

Рис 1. Расположение реквизитов на бумаге формата А4. 
 
 
 

2. Оформление  бланков документов.

 

     Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенном для переменной. Применение бланков ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру делопроизводства.

     В каждой организации, обладающей правами юридического лица, разрабатываются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк, служащий для оформления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

     Бланк для писем с угловым расположением  реквизитов 5, 6, 8,10, 11, 12 имеет вид: 

 

Бланк с продольным расположением реквизитов имеет вид: 

 

     Изготовлять бланки для отдельных видов или разновидностей документов целесообразно, если их число на предприятии достигает 200 в год. В противном случае следует использовать резиновый штемпель, с помощью которого на чистый лист бумаги формата А4 или А5 наносятся соответствующие реквизиты.

     Бланки  документов массового применения, содержащих типовую информацию (справки, выдаваемые рабочим и служащим, акты приема выполненных работ, договоры и т.д.) должны иметь трафаретные части текста, которые при создании документа дополняются переменной информацией. Изготовлять трафаретизированные бланки типографским способом целесообразно, если на них оформляется более 100 документов в год.

     Наличие на бланке Государственного герба РФ свидетельствует о том, что документ издан органом государственной власти или государственного управления. Решение об изображении Государственного герба РФ на бланках документов учреждений принимается министерствами и ведомствами, в ведении которых находятся эти учреждения.

     Эмблема организации или предприятия - условное (символическое) графическое изображение, отражающее направление деятельности организации или предприятия. Как правило, эмблема размещается на бланках для писем с целью облегчения их поиска. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или организации может быть использован товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации и зарегистрированный в установленном порядке.

     Наименование  учреждения, организации или предприятия  должно быть приведено в бланке в  строгом соответствии с официально принятым наименованием, указанном в соответствующем правовом акте (приказе о создании или переименовании, уставе, положении и т.д.).

     Если  полное наименование содержит более 220 знаков и по сокращенному наименованию можно судить о характере деятельности организации, допускается применение сокращенного наименования, например, Центр подготовки специалистов ТюмГНГУ при МАДИ (ГТУ).

     Сложносокращенные наименования предприятий и организаций, если они указаны в уставе предприятия, положении об организации, пишутся в кавычках: комбинат «Норильскникель», трест «Мосгаз», ТОО «Промсервис».

     Сложносокращенные наименования, образованные частично из начальных звуков, частично из усеченных  слов, пишутся без кавычек: Гипроавтотранс, НИИпродмаш, Днепрогэс.