Требования к оформлению бланков

     Если  записка направляется за пределы  учреждения, ее оформляют на бланке и регистрируют.

4. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Образец заявления выглядит следующим образом:

 
 

5. Письмо  должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо одновременно обратиться в учреждение по нескольким различным вопросам, целесообразно составить несколько писем. ото упрощает операции по технической обработке писем и ускоряет их исполнение. При работе с письмами, содержащими несколько вопросов, возникают затруднения при определении дела, в котором Документ должен храниться, не ясно, кому направить его в первую очередь затрудняется контроль исполнения и т.д.

     Текст письма должен состоять из двух логически связанных частей. В первой указывают факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.

     Если  письмо состоит из одной фразы, она  должна строиться примерно следующим  образом: «В связи с продлением отопительного сезона, вызванного исключительными погодными условиями текущего года, просим завершить отгрузку топлива к 15 марта».

     Письмо  оформляется на бланке для писем  с заполнением следующих реквизитов: кода по ОКПО, наименования структурного подразделения, адресата, даты, индекса, ссылки на индекс и дату входящего документа, заголовка к тексту, текста, подписи, телефона и фамилии исполнителя.

     Письма  могут быть классифицированы следующим образом (см. рис. 2). 

 

Рис. 2. Классификация писем. 

     Письмо-извещение  используется для сообщения или утверждения какого-либо факта и обычно начинается словами «Сообщаем», «Извещаем», «Ставим Вас в известность».

     Письмо-напоминание  обычно содержит напоминание об истечении или приближении установленного срока, в связи с чем необходимо принять определенные меры. Состоит оно из одной фразы, «Напоминаем, что срок сдачи рукописи в издательство

     Письмо-подтверждение  используется для уведомления отправителя о получении отправленных им документов или ценностей подтверждения фактов и т.д., например: «Подтверждая получение рекламации, сообщаем, что для оказания помощи в наладке оборудования направляется группа специалистов».

     Сопроводительное  письмо сообщает адресату факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма составляются в тех случаях, когда адресату нужно сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Чаще всего к ним относятся пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения, положения или личности автора, а также подтверждения факта и даты отправки. Сопроводительные письма следует начинать словами «направляем», «посылаем», «возвращаем», «представляем» и т.п.

     В сопроводительном письме должны быть указаны (перечислены) заголовки, индексы и даты направляемых документов, например: 

 

     При составлении писем целесообразно:

• учитывать взаимоотношения с учреждением, в которое направляется письмо (подведомственное, вышестоящее и др.);
• начинать изложение с существа вопроса;
• не начинать текст с наименования своего учреждения, так как оно указано на бланке, а также со ссылки на ранее полученные от корреспондента письма.

6. Приказ издается руководителем учреждения, действующего на основе единоначалия. Приказы обычно издают по вопросам создания, ликвидации, переименования, изменения масштаба деятельности учреждения или структурного подразделения; утверждения или изменения положений, инструкций, правил, планов; назначения перемещения или увольнения работников и т.д.

     Готовит проект приказа руководитель подразделения  или должностное лицо, к работе которого приказ имеет отношение в наибольшей степени или работа которого связана с его исполнением. В зависимости от содержания различают приказы по общим вопросам (по основной деятельности учреждения) и по личному составу.

     Приказы по общим вопросам издаются во исполнение директивных указаний вышестоящих органов, по инициативе руководителя, издающего приказ, либо подчиненных структурных подразделений. В последнем случае обоснование необходимости издания приказа содержится в докладной записке.

     В приказах, основанием к изданию которых являются распорядительные документы вышестоящей организации, директивные указания этой организации доводятся до сведения подведомственных учреждений или структурных подразделений, определяются их исполнители, методы и сроки исполнения.

     Приказами по личному составу оформляются назначения, перемещения, освобождения, поощрения, взыскания и т.д. Приказ издается на основании докладных записок, заявлений и т.д.

     Раздельное  формирование и индексация (нумерация) приказов по общим вопросам и по личному составу облегчает справочную работу, так как первые хранятся в делах учреждений постоянно, а вторые - 40 лет. Индексация начинается с начала каждого календарного года.

     Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой излагаются факты и соображения, являющиеся основанием для издания приказа; во второй перечисляются предписываемые действия. Если приказ издается на основании письменных указаний вышестоящих органов (постановления, приказа, директивного письма и др.), то в констатирующей части приказа указывается название вида документа, его номер, дата и заголовок.

     Если  в констатирующей части приказа  необходимо подчеркнуть роль конкретного лица, используют активную форму: «Механик цеха №3 Иванов А.Б. не обеспечил своевременный ремонт...»; «Благодаря умелым и решительным действиям дежурного электрика Попова В.Р. был предотвращен выход из строя...».

     Если  же факт, о котором идет речь в  приказе, имеет большее значение, чем роль конкретного лица, или  ему придается обобщающее значение, используют пассивную форму: «Ослаблен контроль за расходованием средств...»; «Выявлены нарушения в выполнении правил...».

     Констатирующую  часть приказа можно опустить, если его распорядительная часть не нуждается в обосновании.

     Распорядительная  часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с отдельной строки прописными буквами и отделяется от последующего текста тремя межстрочными интервалами. Текст при необходимости делится на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Действия однородного характера следует объединять в одном пункте, например: «Начальнику цеха №4 Иванову А.П., начальнику отдела сбыта Петрову В.А. и заведующему лабораторией надежности Сидорову В.И. обеспечить отгрузку восстановленных деталей автокомбинату №8 до 16.11.98».

     Каждый  пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя, затем указываются  предписываемые действия и сроки  их исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить, отгрузить, зачислить и т.д.). Исполнителями могут быть учреждение, структурное подразделение или должностное лицо, указываемое в дательном падеже.

     Приказ  может иметь общий для всех исполнителей срок исполнения либо устанавливать конкретные сроки исполнения для каждого действия. В последнем случае распорядительную часть приказа допускается излагать в табличной форме с указанием в именительном падеже наименования учреждения, структурного подразделения или должности и фамилии исполнителя. Примером является табл.1. 

Таблица 1

 

     В одном из последних пунктов распорядительной части указывают должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа, например: «Контроль за исполнением пп. 1 - 5 и 8 настоящего приказа возложить на проректора по учебной работе; пп. 6 и 7 - на проректора по научной работе».

     При необходимости отдельным пунктом  в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые настоящим приказом отменяются, изменяются или дополняются.

     В приказах по личному составу пункты располагают обычно в таком порядке: назначение на должность, принятие на работу, перемещение, освобождение от работы, предоставление отпусков и др. Рекомендуется начинать каждый пункт приказа с указания фамилии и инициалов, а при необходимости - имени и отчества лица на которое он распространяется. Затем указывают его должность (степень, звание, разряд и т.п.), наименование структурного подразделения, в котором это лицо работает, действие, объявляемое приказом, например: 

 

     При наличии нескольких лиц, на которых  распространяется действие, соответствующий  пункт приказа можно начинать с указания этого действия.

     Фамилии лиц в пределах одного параграфа (пункта) приказа следует располагать в алфавитном порядке; фамилии и инициалы печатать прописными буквами.

     Проект  приказа при необходимости согласовывают  путем визирования с заинтересованными учреждениями, подразделениями, и должностными лицами, которых он касается. Проект приказа во всех случаях визируют составитель и руководитель структурного подразделения, которое вносит проект приказа или готовит его.

     Проект  приказа согласовывают с юрисконсультом по следующим вопросам: целесообразность издания приказа по данному вопросу; соответствие проекта приказа постановлениям правительства, приказам вышестоящих организаций, действующему законодательству, нормам, положениям, инструкциям и т.д.; соответствие формулировок специальным требованиям, принятым в некоторых органах (например, требованиям суда, прокуратуры, органов охраны труда, социального обеспечения и т.д.).