Требования к оформлению бланков

     Различают две формы согласования документа: внутреннее (с подразделениями и  должностными лицами учреждения) и  внешнее (со сторонними организациями). Внутреннее согласование документа - это его визирование.

     Внешнее согласование оформляется грифом, справкой, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который может утверждаться руководством учреждения или решением коллегиального органа.

     Гриф  согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия, наименования должности лица (или организации), с которым документ согласовывается, личной подписи, ее расшифровки и даты, например: 

 

     Если  согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования оформляется следующим образом: 

 

     Составные части грифа согласования разделяют полутора…двумя межстрочными интервалами. Наименования должности или документа печатают через один интервал; в строке, как правило, должно быть не более 28 знаков.

14. Виза состоит из личной подписи визирующего и даты. При необходимости указывают наименование должности визирующего и расшифровывают его подпись, т.е. указывают инициалы и фамилию.

     Замечания и дополнения к проекту документа  обычно излагают на отдельном листе. В этом случае виза выглядит следующим образом: 

 

     Если  замечания невелики по объему (одна...две  строки), их предпочтительней излагать перед визой, например: 

 

     При согласовании внутренних документов визы проставляются на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита «подпись». Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

     Обычно  на предприятиях разрабатывается перечень важнейших документов с указанием лиц, визирующих каждый из них. При наличии такого перечня, а особенно в его отсутствие, необходимо обратить внимание на визирование документов юридической службой. Юридическая служба визирует не только нормативные акты, но и другие документы, определяющие отношения, в которых находятся предприятия, учреждения, организации и граждане (трудовые соглашения, договоры, положения, некоторые письма и т.п.).

15. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Печати бывают гербовые и простые. Гербовую печать имеют предприятия, учреждения и организации государственной формы собственности. Она ставится на документах, удостоверяющих факты, вызывающие рас ходы денежных средств и материальных ценностей, а также подтверждающих права лиц (доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах).

     Если  документ (или его копия) заверяется печатью, то она ставится перед подписью таким образом, чтобы захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

16. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «подпись» и содержит надпись «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

 
 

     На  копиях исходящих документов, остающихся в деле (так называемые отпуски документов), можно не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию.

     Копия документа может быть заверена печатью.

17. Реквизит «фамилия исполнителя и номер его телефона» облегчает непосредственный обмен информацией между исполнителями документа. Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на всех экземплярах документа в левом нижнем углу через два...четыре интервала после реквизита «подпись», например:

 
 

     Инициалы  исполнителя не указывают.

18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит:

• краткую справку об исполнении со ссылкой на свидетельствующий об этом документ (при его наличии);

• надпись «В дело» и индекс дела, в которое должен быть подшит документ (эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена), подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя, дату направления документа в дело, например:

 
 

     Отметка об исполнении документа помещается на два...три межстрочных интервала ниже реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

19. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос, и дату переноса.
20. Отметка о поступлении содержит сокращенное наименование организации, которая получила документ, дату поступления и его индекс.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.4. Особенности оформления отдельных видов документов. 

1. Акт - официальный документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.п.).

     В некоторых случаях акт не только фиксирует установленные факты, но и содержит выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). В этих актах  указываются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт.

     Акт оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), коды, место составления, дату, индекс, заголовок к тексту, основание, текст, подписи. Некоторые акты имеют гриф утверждения.

Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.

     Заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного с предлогом «о» или «об»: «О проверке хранения документов...»; «О передаче дел бывшим директором...»; «Об инвентаризации материальных ценностей...».

     Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

     Во  вводной части указываются основания  для составления акта и лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя учреждения или подразделения, на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «Основание».

     После слова «Составлен» указываются  должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. После слова  «Присутствовали» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. Если акт составлен комиссией, то после слова «Составлен» указывается наименование комиссии. Первой указывается фамилия председателя. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

     В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки  проделанной работы, установленные  факты, а также выводы, предложения и заключения.

     Акт подписывают все лица, участвовавшие  в его составлении, без указания должности. Лицо, имеющее замечания к содержанию акта, подписывает его с указанием своего несогласия и излагает свое мнение на отдельном листе, прилагаемом к акту Небольшие по объему замечания можно привести ниже подписей лиц, составивших акт.

     Если  выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий, то акт представляется исполнителю, который расписывается в том, что ознакомлен с его содержанием.

     Образец акта выглядит следующим образом: 
 

 

2. Докладная записка информирует руководителя учреждения или структурного подразделения об имевших место фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д.

     Докладная записка готовится как по инициативе ее автора, так и на основе письменного  или устного указания руководителя. Она может носить инициативный, информационный или отчетный характер.

     Инициативная  докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, например: «О необходимости финансирования издания учебного пособия...».

     Информационная докладная записка информирует руководителя о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известен, например: «О ходе подготовки к научно-технической конференции...».

     Отчетная  докладная записка должна информировать руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, рекомендаций, планов и т.д., например: «О ходе выполнения предложений комиссии, изложенных в акте от 10.02.98 № 2 «О финансово-хозяйственной деятельности Ноябрьского филиала ТюмГНГУ».

     С точки зрения адресности различают  внутренние докладные записки - адресуемые руководителю учреждения или подразделения, и внешние - адресуемые руководителю вышестоящего органа Докладные записки, направляемые руководителю учреждения или за его пределы, должны регистрироваться. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель учреждения, внутреннюю - ее составитель.

Дата  или период времени, к которому относятся  сообщаемые в записке сведения, могут  включаться в текст заголовка  или быть его составной частью, например: По состоянию на 25.03.98.

     Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

3. Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работников по требованию руководителя, в некоторых случаях - по инициативе работника.

     Объяснительная  записка, не выходящая за пределы  учреждения, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 с указанием следующих реквизитов: адресата, наименования вида документа, фамилии исполнителя и номера его телефона, заголовка к тексту, текста, даты, подписи.