Бланки и требования, предъявляемые к ним

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО  ТРАНСПОРТА

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

Санкт-Петербургский  государственный университет водных коммуникаций

Кафедра «Налогообложения и  бухгалтерского учета»

 
 
 

ДОКЛАД

по  дисциплине «Бухгалтерское дело»

на  тему

«Бланки и требования, предъявляемые к ним (бланки организационно-распределительной документации, гербовые бланки, образцы бланков документов)» 
 
 

Санкт-Петербург

2011 г 

     Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

На рабочем  поле бланка, предназначенном для  переменной информации, могут также  размещаться символические графические  знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами  при оформлении документов, указывают  место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных  формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:  
20 мм — левое;  
10 мм — правое;  
20 мм — верхнее;  
20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие  виды документов: общий бланк, бланк  письма, бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. 
Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.  
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.  
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.  
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:  
центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или  
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный  вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант  расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении  угловых бланков на чистом листе  бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.  
Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.

Для организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с государственным языком Российской Федерации государственный  язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

СОСТАВ  РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный  герб Российской Федерации;

02 - герб  субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема  организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код  организации;

05 - основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код  формы документа;

08 - наименование  организации;

09 - справочные  данные об организации;

10 - наименование  вида документа;

11 - дата  документа;

12 - регистрационный  номер документа;

13 - ссылка  на регистрационный номер и  дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф  утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок  к тексту;

19 - отметка  о контроле;

20 - текст  документа;

21 - отметка  о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф  согласования документа;

24 - визы  согласования документа;

25 - оттиск  печати;

26 - отметка  о заверении копии;

27 - отметка  об исполнителе;

28 - отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию;

30 - идентификатор  электронной копии документа.

ТРЕБОВАНИЯ  К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

  3.1. Государственный  Герб Российской Федерации помещают  на бланках документов в соответствии  с Федеральным конституционным  законом "О Государственном  гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2. Герб  субъекта Российской Федерации  помещают на бланках документов  в соответствии с правовыми  актами Субъектов Российской  Федерации.

3.3. Эмблему  организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4. Код  организации проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и  организаций (ОКПО).

3.5. Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют  в соответствии с документами,  выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Код  формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору  управленческой документации (ОКУД).

3.8. Наименование  организации, являющейся автором  документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее  учредительных документах.

Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные  данные об организации включают  в себя: почтовый адрес; номер  телефона и другие сведения  по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10. Наименование  вида документа, составленного  или изданного организацией, должно  быть определено уставом (положением  об организации) и должно соответствовать  видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11. Датой  документа является дата его  подписания или утверждения, для  протокола - дата заседания (принятия  решения), для акта - дата события.  Документы, изданные двумя или  более организациями, должны иметь  одну (единую) дату.

Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

3.12. Регистрационный  номер документа состоит из  его порядкового номера, который  можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13. Ссылка  на регистрационный номер и  дату документа включает в  себя регистрационный номер и  дату документа, на который  должен быть дан ответ.

3.14. Место  составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. 

Бланки документов следует изготавливать на плотной  белой бумаге или бумаге светлых  тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться  типографским способом, с применением  средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.