Правила оформления реквизитов на бланках

2

2

План

Введение

1. Понятие «бланк документа». Виды бланков

2. Бланки организаций различной организационно-правовой формы

3. Правила оформления реквизитов на бланках

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Из всего выше указанного можно сделать вывод, что, от того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним,  во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый.

1. Понятие «бланк документа». Виды бланков

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи,  изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина «документ»   в Федеральном законе от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обязательном экземпляре документов» документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста. Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков («электронных форм»), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

      общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

      бланк письма;

      бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

2. Бланки организаций различной организационно-правовой формы

Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации; положение об организации; учредительный договор; структура и штатная численность; штатное расписание; должностные инструкции работников;  правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Типовая структура текста устава государственного учреждения закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».

Положение - правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Договор - юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их. В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

3. Правила оформления реквизитов на бланках

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.), которые называются реквизитами.

Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке. Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ.

В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации - автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210), с размерами полей не менее: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм. Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов. На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

В организации обычно применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов, представленным в таблице 1.

Таблица 1

Реквизиты бланка письма и общего бланка

Герб РФ (рис. 1Приложения) изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 03.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учёту.

В  ГОСТе Р 6.30-2003 существует раздел «Требования к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации». В нём указывается, что гербовые бланки подлежат особому учёту: «На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров.

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации (рис. 2 Приложения)  или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

В бланке можно найти, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать требованиям, установленным законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором). Сокращённое наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения. Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы (площади), затем название города, штата или округа, почтовый индекс и в конце название страны. Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк) (рис. 3 и рис. 4 Приложения)

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки документа. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди других аналогичных. Образно говоря, дата и индекс – «имя и отчество» документа.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом. Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов - обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма.

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России.

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (секретно, для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Заключение

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т.д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.), которые называются реквизитами.

От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним,  во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый.

Список использованной литературы

1.      Федеральный Конституционный закон от 20.12.2000 № 2–ФКЗ «О государственном Гербе Российской Федерации»;

2.      Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обязательном экземпляре документов»;

3.      Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

4.      Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

5.      ГОСТ Р 511410-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998;

6.      ГОСТ 51511 – 2001. Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования.- М.: Издательство стандартов, 2001;

7.      ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

8.      Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Москва. ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". 2010;

9.      М.Ю. Рогожин. Документационное обеспечение управления. "Проспект" - М.2009;

10. М.И. Басаков. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов). Издание шестое. Ростов-на-Дону. "Феникс". 2010.

ПРИЛОЖЕНИЯ

рис. 1 Герб РФ

рис. 2. Эмблемы организаций

рис. 3. Пример бланка письма с продольным расположением реквизитов

Рис. 4. Пример бланка письма с угловым расположением реквизитов