Реквизиты документа, их значение и оформление

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА 

Кафедра Финансы и БД 
 
 
 
 

Контрольная работа

По  дисциплине: «Основы  документального  обеспечения управления»

 

На тему:

«Реквизиты  документа, их значение и оформление» 
 
 
 
 

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова  А.В. 

Проверил: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Уфа – 2004

 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

 

Введение

     Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

     Появляется  термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

     Документ  возник прежде всего чтобы зафиксировать  информацию и придать ей юридическую  силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.

     Каждый  документ состоит из элементов, которые  называются реквизитами. Различные  документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец". 

 

Реквизиты документа

       В состав реквизитов организационно-распорядительной  документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

     01- государственный герб РФ;

     02- герб субъекта РФ;

     03- эмблема организации или товарный знак;

     04- код организации;

     05- код формы документа;

     06- наименование организации;

     07- справочные данные об организации;

     08- наименование вида документа;

     09- дата документа;

     10- распространенный номер документа;

     11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

     12- место составления или издания  документа;

     13- гриф ограничения доступа к  документу;

     14- адресат;

     15- гриф утверждения документа;

     16- резолюция;

     17- заголовок к тексту;

     18- отметка о контроле;

     19- текст документа;

     20- отметка о наличии приложения;

     21- подпись;

     22- гриф согласия документа;

     23- виды согласования документа;

     24- печать;

     25- отметка о заверении копии;

     26- отметка об исполнители;

     27- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     28- отметка о поступлении документа в организацию;

     29- отметка для автоматического  поиска документа.

       Для изготовления бланков документов  используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки  для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

       При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Обязательные  реквизиты, заголовочная часть

I группа

«Реквизиты  названия документов»  

     В нее входят  реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

     Реквизит  № 1  «Государственный герб»

     Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством  случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

     Расположение  на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается. 

     Реквизит  № 2  «Эмблема организации или предприятия»

     Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

     Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

     Реквизит  № 3  «Изображение наград»

     Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

     Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

     Реквизит  № 4  «Код предприятия, учреждения, организации  по УКПО»

     Расположение – в верхнем правом углу.

     Реквизит  № 5  «Код формы  документа по УКУД»

     Расположение  – на второй строке под четвертым реквизитом.

     Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

     Реквизит  № 6 «Название министерства или ведомства»

     Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).  

     Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

     Реквизит  № 7  «Название учреждения»

     Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

     Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

     Реквизит  № 8  «Названия структурного подразделения»

     Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

     Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

     Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

     Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

     Расположение – под восьмым реквизитом.

     Реквизит  № 10 «Название вида документа»

     Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

     Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

     Реквизит  № 15 «Гриф секретности»

     Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности  – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

     Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.  

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов» 

     В нее входят  реквизиты: 11, 12, 13, 14.

     Реквизит  № 11  «Дата»

     Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

     Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело). 

     Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

     Реквизит  № 12  «Индекс документа» (Исходящий номер)

     Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

     Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

     Реквизит  № 13 «Ссылка на документ»

     Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

     Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

     Реквизит  № 14 «Место составления  или  издания документа»