Системы электронного управления документами

     Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:

• Обработка и хранение документов: регистрация
• Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)
• Контроль исполнительской дисциплины
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск
• Работа с взаимосвязанными документами
• Регламентация прав доступа
• Списание документов "в дело"
• Интеграция с внешними системами электронной почты
• и ряд других.

     Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения  организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции и т.д. Безусловно, это важные пользователи, но они составляют 5-10% сотрудников организаций, которые нуждаются в повсеместно доступной общекорпоративной системе электронного управления документами.

     Первое  замечание, которое необходимо сделать  состоит в том, что большинство  отечественных систем (и все перечисленные  в данном обзоре отечественные системы) относятся к классу систем делопроизводства и документооборота. Ранее мы говорили о технологиях электронного управления документами. Технологии электронного делопроизводства и документооборота являются одними из типов систем электронного управления документами.

     Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

     Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально  контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

     Если  основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация  тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т.д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

     Системы делопроизводства можно отнести к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). И этот бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется "традиционное отечественное делопроизводство". Это специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.

     Основное  достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную  специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

     С точки зрения пользователей систем этих трех типов можно сказать, что  пользователями систем делопроизводства являются сотрудники ограниченного  числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции. Пользователями систем документооборота являются отдельные сотрудники многих подразделений (вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс). Пользователями корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений организации.

     Таким образом, иерархия понятий и технологий, по мере их расширения от частных к  более общим, следующая:

• Системы делопроизводства;
• Системы документооборота;
• Системы управления документами, включая корпоративные системы электронного управления документами.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.3. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами

     С экономической точки зрения внедрение  систем ЭУД может дать два типа возврата от инвестиций:

• Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении (hard dollar),
• Косвенные преимущества (soft dollars).

     Оба типа преимуществ могут быть легко  получены за счет установки централизованных систем хранения документов и образов, которые обеспечивают: интуитивно понятный пользовательский интерфейс, универсальный доступ с помощью Web-браузера (без частных, специфических, закрытых клиентов), поддержки ODMA (технология интеграция с офисными приложениями, такими как MS Word), единое хранилище образов, видео-, аудио- информации и всех типов документов, блокировка/разблокировка при взятии/возврате документа, контроль версий, уведомление по электронной почте, многоуровневая система безопасности. За счет внедрения корпоративных систем ЭУД организации уменьшают избыточность в хранении одних и тех же данных, повышение производительности туда, рост в степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе, серьезные улучшения в качестве работы и уровне коммуникаций (обмена данными).

     Организации могут получить два типа преимуществ  от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.

     Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:

• Физическое освобождение места
• Уменьшение затрат на копирование
• Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
• Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
• Уменьшение затрат на бумагу

     Повышение продуктивности работы: более быстрое  выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому

     В качестве отправных цифр, которые  могут быть использованы при расчете  соответствующих возвратов, можно  воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2007):

• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов
• 6% документов безвозвратно теряются
• Каждый внутренний документ копируется до 20 раз
• На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными

     Уровень достигаемых преимуществ:

• Улучшения в доступе к информации
• Улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования
• Улучшения в контролируемости процессов
• Улучшения в результатах аудиторских проверок
• Улучшения в процессе гарантийного обслуживания
• Улучшение качества продуктов/услуг
• Увеличение финансовых оборотов
• Более быстрое и качественное принятие решений
• Усиление степени контроля со стороны руководства
• Обеспечение соответствия существующим правилам и законам
• Более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг
• Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом
• Более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг

     Организации, которые были в первых рядах пользователей  корпоративных систем электронного управления документами, получили следующие результаты, которые могут быть использованы в качестве ориентира:

• Уменьшение стоимости на инженерную разработку продуктов минимум на 10%
• Уменьшение времени цикла разработки минимум на 20%
• Уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге минимум на 30%
• Уменьшение самих изменений в продуктах/услугах на 40%

 
 
 
 
 
 
 

     2. Характеристика некоторых систем

     2.1. Сравнительная характеристика  систем

     Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство,  апробированности и широким применением в организациях различных типов.    

1. «CompanyMedia», ИнтерТраст;
2. «Landocs», Ланит;
3. «Optima Workflow», Оптима;
4. «БОСС-Референт», АйТи;
5. «Дело», Электронные Офисные Системы;
6. «Documentum», Документум Сервисиз;
7. «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.

     То, что касается последней системы («Documentum»), то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например,  IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее.

     Наиболее  рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки являются системы: «CompanyMedia», «Евфрат-Документооборот» и «Босс-референт».

     С типовыми задачами документооборота наилучшим образом справляются системы «Евфрат-Документооборот»,  «CompanyMedia», «Дело» и «Босс-референт».

     Приобретая  систему, следует так же учитывать  простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных являются системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «CompanyMedia». Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение.

     Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении  они зависят от возможностей выбранной  системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

     Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует  рассмотреть, что ещё существенно  для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы «Босс-Референт» и «Optima-Workflow». По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы  «Дело», «Оптима» и «ЕВФРАТ-Документооборот».

     Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы  «CompanyMedia», «Optima-Workflow» и «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы «Босс-Референт» и «CompanyMedia», реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.