Системы электронного управления документами

          По информации, предоставленной  разработчиками, в пятой версии  осуществлен переход на стандарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее.

     Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного  заказчика.

     В продукте предусмотрено все, что  нужно крупной организации, - это  интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких "редакциях", ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам/управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур.

     Documentum является одним из наиболее  мощных продуктов, однако позволить  себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2.5. Краткие характеристики системы «Landocs»

     Система «LanDocs» разработана компанией «Ланит» и предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.

     По  данным разработчиков, система «LanDocs»  реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства.

     Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

     Основные  параметры системы:

     1) ввод, регистрация, рассылка, отправка  заданий, контроль;

     2) настройка на конкретные условия  с помощью модификации CASE-модели.

     Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

• регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;
• рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;
• хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);
• контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система «LanDocs» обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов;
• поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
• поддержку нескольких версий одного документа;
• сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);
• интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
• «LanDocs» сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и так далее. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);
• при включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;
• организацию архивирования документов;
• регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
• возможность доступа к информации через сеть Internet;
• интеграция с другими приложениями через OLE;
• система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.

     Каждому пользователю системы «LanDocs» предоставляется три почтовых ящика:

     1) входящий, в который помещаются  все извещения и задания, ему адресованные;

     2) исходящий, в котором содержится  информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;

     3) на контроле, в котором содержится  информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.

     Таким образом, для работы в системе  пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2.6. Краткие характеристики системы «Дело»

     Система автоматизации делопроизводства и  документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

     Функциональные  возможности:

• отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
• регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
• ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
• направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
• пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
• регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
• ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
• получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
• хранение электронных образов документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
• протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

     Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

     В качестве средства разработки (базы данных) БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.

     Система обеспечивает поиск документов в  базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.

     2.2.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»

     Данная  система была разработана компанией Cognitive Technologies. «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет построить полноценную  систему управления бизнес-процессами и документами организации, а  также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

     «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

     Основными функциями системы  являются:

• регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
• постановка документов на контроль;
• возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
• возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
• слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
• поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
• разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
• протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
• подготовка и печать журналов и отчетов;
• рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
• возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
• доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

     По  данным, предоставленным разработчиками, АС  «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит следующие функциональные блоки:

• поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;
• интеграция с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
• регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;
• контроль и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;
• возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; Генератор отчетов.

     Особенностью  системы  АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Тенденции развития технологий управления документами

     3.1. Ситуация на мировом рынке

     Середина  нынешнего десятилетия, с 2003 по 2006 год, стала для рынка средств управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM) периодом радикальной реструктуризации. Результатом этого процесса (во многом благодаря приобретениям) на смену прежней группе лидеров их числа «чистых» (специализирующихся именно в этом деле) ECM-поставщиков (Documentum, Humminngbird, FileNet, Open Text) пришли глобальные платформенные вендоры (EMC, IBM, Microsoft, Oracle), среди который, правда, сохранила свои позиции Open Text. Финальный аккорд в этой глобальной консолидации прозвучал во второй половине 2006 года в виде сразу трех покупок IBM + FileNet, Open Text + Hummingbird и Oracle + Stellent, после чего ECM-рынок вступил в период эволюционного развития. Как раз отсутствие потрясений позволяет лучше понять логику развития этого важного сегмента ПО, актуальность которого для ИТ-отрасли в целом только лишь увеличивается.