Системы электронного управления документами

     Содержание

Введение……………………………………………………………………….…..3

1. Системы  электронного управления документами:  обзор, классификация и оценка  возврата от внедрения…………………………………………………....5

     1.1. Рынок электронных систем управления  документами: определения и классификация…………………………………………………..……………...5

     1.2. Системы делопроизводства, документооборота  и корпоративные системы управления  документами: определения……………………………...10

     1.3. Оценка возврата от инвестиций  в технологии электронного управления  документами.…………………………...……………………...…...13

2. Характеристика  некоторых систем………………….……………………….16

     2.1. Сравнительная характеристика систем………..……………………16

     2.2. Краткие характеристики основных систем………….………….…..19

         2.2.1. Краткие характеристики  системы «CompanyMedia»...............19

         2.2.2. Краткие характеристики  системы «БОСС-Референт»…….…22

         2.2.3. Краткие характеристики  системы «Optima Workflow»…...…24

         2.2.4. Краткие характеристики  системы  « Documentum»……….....26

         2.2.5. Краткие характеристики  системы «Landocs»………………...29

         2.2.6. Краткие характеристики системы  «Дело»…………………...32

         2.2.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»............................................................................................…37

3. Тенденции  развития технологий управления  документами………………38

     3.1. Ситуация на мировом рынке  ……………………………………….38

     3.2. Российский рынок ………………………………………………..…40

Заключение……………………………………………………………………...43

Литература………………………………………………………………………46 
 
 

     Введение

     Рынок систем и программ документооборота становится все более насыщенным. Обилие предложений со стороны поставщиков может поставить в тупик любую организацию - кажется, что любая из систем сможет решить все проблемы. Но не всякая программа документооборота, способна решить специфические задачи организации. Тем более, не всякая система или программа документооборота может похвастаться динамичным развитием и удовлетворением все возрастающих требований потребителей. Именно поэтому важно понимать в каком состоянии сейчас находится рынок систем электронного документооборота и что ждет его в будущем.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации,  носителем которой является документ на различных основах.

     Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачу документов. Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

     Целью данной курсовой работы является характеристика систем электронного документооборота.

     Реализация  поставленной цели обусловила необходимость  решения следующих задач:

     - исследование понятия информационных  технологий, видов, специфики и  способов их внедрения с целью  совершенствования ДОУ;

     - рассмотрение структуры рынка  программных продуктов в области электронного управления документацией;

     - классификация, сравнение и характеристика  данных продуктов;

     Работа  состоит из трех глав. В первой главе  рассматривается  понятие электронных  технологий в ДОУ, их структура и  характеристики, а также предлагаются расчет эффективности от внедрения документооборота.

       Вторая глава посвящена характеристикам наиболее популярных программ.

     В третьей главе рассмотрены основные тенденции развития электронного документооборота предприятия, как за рубежом, так и в России.  

     1. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения

     1.1. Рынок электронных систем управления документами: определения и классификация

     Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

     Исторически системы управления документами  являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования  небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

     В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

     Сегодняшние предприятия требуют истинно  распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

• Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.
• Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.
• Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.
• Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.
• Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.

     Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

     Распределенное, расширяемое управление документами  приводит к резкому повышению  продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

     Выделяют шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Следует заметить, что ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

     Например, Lotus Domino.Doc справедливо отнесен к  категории корпоративных систем ЭУД, хотя в нем есть широкие возможности  маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.

     Перечислим категории технологий ЭУД, дадим определения и отличительные признаки каждой категории из вышеперечисленных технологий.

     Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

     Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

     Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

     Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.

     Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

     Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

     Европейский рынок электронных систем управления документами в 2008 г. составлял около $4,48млрд. и был распределен по оборотам следующим образом:

• Корпоративные системы ЭУД и системы ориентированные на бизнес-процессы (совместно) – 30%
• Системы управления контентом – 4%
• Системы управления информацией – 4%
• Системы управления образами – 35%
• Системы управления потоками работ – 26%

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.2. Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами: определения

     Основными известными игроками этого рынка, являются следующие компании с соответствующими продуктами: Lotus (АйТи, Институт Развития Москвы, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, КомпьютерЛэнд, КСК), Ланит (LanDocs), Оптима (Optima Workflow), Электронные Офисные Системы (Дело), 1С (1С:Документооборот) и ряд других поставщиков.