Системы электронного управления документами

     2.2. Краткие характеристики основных систем

     2.2.1. Краткие характеристики системы «CompanyMedia»

     Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст». Данная система  предназначена для  крупных и средних государственных  учреждений коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной  удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.

     Программное обеспечение «CompanyMedia» позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.

     Проблемой российских предприятий на данном этапе  является несовершенство коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры. 

     В «CompanyMedia» впервые реализованы  технологические разработки компании «ИнтерТраст», позволяющие гибко отображать логическую структуру управления на реальную коммуникационную инфраструктуру территориально-распределенного предприятия. Более того, система автоматически доставляет информацию между любыми двумя предприятиями по кратчайшему маршруту, причем в каждой его точке передачу документов контролируют и передающая и принимающая стороны. Этот механизм гораздо надежнее электронной почты.

     Особенности данной системы, выделяющие ее из числа других разработок:

     1) корпоративность - система может использоваться как в одной организации, так и в холдинге или группе связанных организаций;

     2) полиструктурность - система рассчитана  на сложную структуру организации  и возможную независимость (с точки зрения штатных расписаний) подразделений и филиалов организации;

     3) высоконадежный механизм доставки  информации - использованный в системе механизм передачи документов и рассылки позволяет гарантировать доставку информации адресату на 99,9%; данный механизм предполагает также работу системы в территориально-распределенном режиме;

     4) сложные перекрестные связи документов - система позволяет устанавливать  «цепочки» перекрестных ссылок документов друг на друга и реализовывать переход в обе стороны по данным ссылкам;

     5) организация так называемого  «сквозного документооборота» - система позволяет организовывать передачу и контроль документов внутри независимых организаций холдинга, совмещая его с классическим документооборотом.

        Круг решаемых ключевых задач  АС «CompanyMedia»:

• подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и через «тонкий» клиент Internet Explorer - в составе системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);
• прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы  «CompanyMedia-Делопроизводство»);
• планирование, подготовку и проведения заседаний, а также контроль за исполнением принятых по их итогам решений (в составе системы «CompanyMedia-Заседания»);
• подготовка договоров (в том числе и по шаблонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»).

     Кроме того, все системы  «CompanyMedia» представляют:

• разграничение доступа к документам, базирующееся на основе структуры организации;
• механизмы замещения при работе с документами, а именно, возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»);
• возможность самостоятельного и быстрого построения произвольных отчетов по любой информации, содержащейся в базе данных;
• единый поиск (по реквизитам и полнотекстовый) по корпоративному хранилищу документов.

     По  данным, представленным разработчиками, проектирование продуктов системы  «CompanyMedia» выполнено в соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления. При разработке систем производились консультации со специалистами Всероссийского НИИ Документоведения и Архивного Дела (ВНИИДАД). Система «CompanyMedia» имеет 4 сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ (на системы «Делопроизводство», «Управление проектами и договорами», «Управление планированием» и «Управление персоналом»). Компания «ИнтерТраст» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001. 
 
 

     2.2.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»

     Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

     Данная  разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия.

     Система обеспечивает поддержку следующих  процессов:

• подготовка и согласование документов;
• подготовка, и исполнение и контроль поручений;
• обработка входящей и исходящей корреспонденции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

     Основные  процедуры обработки исходящих  документов:

• разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;
• управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
• хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
• поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;
• поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

     Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» - персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных вами приказов - недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.

     Основное  назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих  рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт": в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

     По  данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001.

     2.2.3. Краткие характеристики системы «Optima Workflow»

     Данная  система разработана компанией  «Оптима» и предназначена для  управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

     По  словам разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

• централизованное хранение документов в электронном виде;
• формализацию процедур создания и обработки документов;
• наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
• единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителями соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange.

     Система «Optima Workflow» содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.

     Система автоматизирует процессы регистрации  документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования  и сбора резолюций, доставки отчетов  об исполнении поручений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2.4. Краткие характеристики системы « Documentum»

     Данная  система – это разработка одноименной  корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы  на автоматизацию более крупных  и сложных систем управления документами.

     Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и  стоимости  сравним с базовым  программным обеспечением, таким  как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота – разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.

        Documentum обладает следующими возможностями:

• масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
• рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты;
• поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией «ПРОМТ»;
• сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);
• управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
• управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
• печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
• потоковый ввод документов через сканер и распознавание.