Роль должностной инструкции в управлении персоналом

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

Уральский государственный университет путей сообщения

(УрГУПС)

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине:

 

Делопроизводство в кадровой службе

 

Тема: Роль должностной инструкции в управлении персоналом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

 студент группы УП-411

 ДУПНЯК А.Н.

 

 

      Проверил:

                  старший преподаватель

   Брюхова О.Ю.

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2015

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………3

Понятие должностной инструкции и ее назначение………………………...4

Способы оформления………………………………………………………….7

Порядок разработки должностной инструкции…………………………….10

Внесение изменений и дополнений…………………………………………...15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………19

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………..20

Приложение №1………………………………………………………………...21

Приложение №2………………………………………………………………..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Работа в любой организации, должна  быть организована таким  образом,  чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей организации. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:

1. Что такое должностная инструкция?

2. Каково предназначение должностной инструкции?

Ответы на данные вопросы помогут нам сформировать собственную точку зрения о необходимости разработки и анализа должностной инструкции.

Исходя из актуальности, целью работы будет являться: анализ должностной инструкции.

Предметом исследования будет являться

Задачи:

1. Теоретическое изучение  категории должностная инструкция.

2. Основных методы разработки должностных инструкций.

3. Внесение изменений  и дополнений.

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОНЯТИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ И ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ

 

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. [10]

Должностные инструкции – документ, который определяет обязанности и полномочия работников. [11]

Должностная инструкция – это главный организационно-правовой акт, в котором содержится информация о занимаемой сотрудником должности, его обязанности, права, задачи и ответственность, которую несет сотрудник. [11]

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. 

Должностная инструкция позволяет:

• рационально распределить функциональные обязанности;
• повысить своевременность и надежность выполнения задач;
• улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
• четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
• конкретизировать права работника;
• повысить личную и коллективную ответственность;
• повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
• организовать равномерную загрузку работников.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения
2. Основные задачи и функции
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД (Приложение№1)

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Грамотно составленные должностные инструкции помогают управлять персоналом и направлены на достижение следующих целей:

1. Проводить надежный  отбор сотрудников на свободные  должности на предприятии;

2. Благодаря четкой и  аргументированной информации в  должностной инструкции, новому  сотруднику значительно проще  адаптироваться в коллективе;

3. Они помогают оценить  результаты работы сотрудников, а также служат основой для  его аттестации, продвижения по  карьерной лестнице, получения прибавки  к заработной плате;

4. Они способствуют регулированию  трудовой дисциплины в коллективе, помогают в принятии решений  руководителем о применении мер  дисциплинарных поощрений или  взысканий.

5. Должностные инструкции  являются руководством для действий  сотрудников, благодаря которым  они понимают, чего ожидает от них коллектив и начальство.

Должностные инструкции утверждаются либо руководителем организации для сотрудников, которые находятся непосредственно в его подчинении, или заместители руководителя. Инструкции составляются в трех экземплярах, один из которых хранится у директора организации или его заместителя, второй – в отделе кадров, а третий – на руках сотрудника.

Определенного стандарта или шаблона для должностных инструкций не существует, поэтому руководство каждой отдельной организации имеет право составлять инструкции для каждой должности на свое усмотрение.[11]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПОСОБЫ ОФОРМЛЕНИЯ

 

  Разработка и оформление должностной инструкции - прерогатива работодателя, поскольку организация трудового процесса, упорядочение трудовых отношений - в первую очередь в его интересах. При этом большое значение имеет форма должностной инструкции; другими словами, какой вид будет иметь данный документ, в каком качестве он будет выступать. От формы должностной инструкции зависит порядок принятия и введения этой инструкции в действие. Должностная инструкция может оформляться двумя способами (или в двух формах).

1. Должностная инструкция  является приложением к трудовому  договору. В этом случае она  является неотъемлемой частью  трудового договора и, следовательно, принимается при обоюдном согласии  работника и работодателя и  подписывается ими. При этом работодатель  не может самостоятельно, в одностороннем  порядке принять должностную  инструкцию и установить в  ней какие-либо условия.

  Такой порядок вполне соответствует трудовому законодательству. Права и обязанности работника и другие вопросы, как правило, регулируемые должностными инструкциями, не входят в число обязательных условий трудового договора. Но в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ)[1]. В частности - уточнение применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Кроме того, по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий колдоговора, соглашений.

 По идее, такие дополнительные  условия могут быть включены  в основной текст трудового  договора. Но это сделает договор  чрезмерно “раздутым”, а его  содержание - неудобным для восприятия. Намного удобнее включить эти  вопросы в должностную инструкцию  и оформить ее как отдельное  приложение к трудовому договору, имеющее равную с ним юридическую  силу, а в основном тексте договора  сделать отсылку на должностную  инструкцию, указав, что права, обязанности, ответственность работника и  т.п. определяются в соответствии  с приложением к трудовому  договору. Один экземпляр должностной  инструкции передается работнику  вместе с экземпляром трудового  договора, второй экземпляр остается  у работодателя.

2. Должностная инструкция  оформляется в виде отдельного, самостоятельного документа. В юридической  практике существуют два различных  мнения относительно данного  вида документа. Одни специалисты  полагают, что такая инструкция  будет локальным нормативным  актом работодателя со всеми  вытекающими из этого последствиями; другие считают, что это - правоприменительный  акт, поскольку он касается конкретных  работников. Автор разделяет первую  точку зрения, поскольку, как уже  отмечалось выше, должностная инструкция  не привязана к личности конкретного  работника, но тесно связана с  должностью. На одинаковых должностях (то есть на основании одной  должностной инструкции) могут трудиться  множество работников; на одной  и той же должности люди  могут меняться (увольняться, переводиться, приниматься на работу вновь). Поэтому должностная инструкция  нацелена на неопределенный круг  лиц, и это - отличительный признак  локального нормативного акта.

 Работодатель, оформив  должностную инструкцию в виде  локального нормативного акта, самостоятельно  утверждает ее. Подписывает ее, как  правило, руководитель организации  или уполномоченное им лицо.

  При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить принимаемого под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, колдоговором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ)[1]. Под локальными нормативными актами в данной статье прежде всего имеется в виду именно должностная инструкция, поскольку ни один локальный нормативный акт не имеет столь тесной и непосредственной связи с трудовой деятельностью работника. Таким образом, если должностная инструкция оформлена в виде локального нормативного акта, работодатель знакомит с ней нового сотрудника под подпись. Подпись обычно предлагают ставить в конце самой инструкции либо на отдельном “листе ознакомления”, который подшивается к инструкции. В любом случае работодателю надо иметь доказательство, что он ознакомил работника с инструкцией; только после этого он может требовать от работника выполнения должностных обязанностей и привлекать его к ответственности за их невыполнение.

 

 

 

 

 

 

 

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями, утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552[6]. Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[7].

В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;

Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9;

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н;

другие квалификационные справочники по различным отраслям и видам деятельности.

При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.

Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. Включают  в себя:

функциональное назначение документа. Например: «Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности»;

категория, к которой относится должность (руководители, специалисты, рабочие или др.);

порядок назначения и освобождения на должность (кем работник назначается, принимается ли по конкурсу);

подчиненность работника: кому он подчиняется и кто находится в его подчинении;

порядок замещения во время его отсутствия и должности, которые он может замещать;

квалификационные требования (образование, стаж работы, навыки, дополнительные сведения);

чем должен руководствоваться в своей деятельности;

- документы, знание которых является обязательным.