Распорядительные документы

 

     Содержание 

     1. Понятие распорядительных документов. Основные правила составление и оформления приказов.....................................................................3

     1.1 Основные положения относительно распорядительных документов...............................................................................................................3

     1.2 Основные правила составление и оформления приказов....................5

     2. Бланки документов предприятия,  их  содержание и порядок расположения  реквизитов.......................................................................................8

     3. Составить деловое письмо......................................................................10

     Заключение..................................................................................................11

       Список литературы....................................................................................12

 

     

     1. Понятие распорядительных  документов. Основные  правила составление  и оформления приказов.

     1.1 Основные положения  относительно распорядительных  документов.

     Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные  ленты, карты, дискеты и др.).

     Распорядительные  документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

     Совместные  распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются  как совместное решение, которое  имеет правовую силу распорядительного  документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

     Распорядительный  документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой  организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может  быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

     Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту  прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

     Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю  руководителя, главному инженеру, руководителям  структурных подразделений.

     Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным  подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость  объектов по вертикали.

     В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение  конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

     С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на¹:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

     Основанием  для издания распорядительного  документа может быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

     Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

     С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы²:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

 
 
 
 
 
 

 

     1.2 Основные правила  составление и  оформления приказов. 

     ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем  организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях  разрешения основных и оперативных  задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может  касаться широкого круга организаций  и лиц.

     В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основой деятельности и личному  составу.

     Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации  или ликвидации учреждения, при утверждении  структуры и штатов, в целях  утверждения и/или введения в  действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных  инструкций, правил, регламентов и  др.), при создании временных или  постоянных коллегиальных или совещательных  органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

     Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических  для каждой конкретной организации  видов деятельности.

     Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий  и поощрений работников.

     Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место  издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

     Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых  реквизитов и указанием на верхнем  поле документа справа - "Проект".

     Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных  актов вышестоящих органов и  в инициативном порядке в целях  реализации возложенных функций  и задач.

     Проекты приказов составляются на основе тщательного  и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы  содержащиеся в проектах поручения  были конкретными и реальными, соответствовали  действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали  в дальнейшем необходимость корректировки  принятых решений.

     Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности  кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу  строится по схеме "О чем?", например:

     "О  создании филиала общества в  г. Твери"

     "Об  увеличении уставного капитала  общества"

     текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование  предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный  или правовой акт вышестоящей  организации или правовой акт, ранее  изданный данной организацией, во вступительной  части указываются его название, дата, номер:

     "В  соответствии с Положением о  создании, реорганизации и ликвидации  филиалов и представительств  общества, утвержденном Советом  директоров общества 15.05.1996, и на  основе решения Общего собрания  акционеров о создании филиала  общества в г. Твери (протокол  от 18.03.1997 №1)

     ПРИКАЗЫВАЮ: …"

     Если  проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного  приказа, то в констатирующей части  указывают дату, номер, заголовок  дополняемого или изменяемого приказа.

     Если  приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных  на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются  цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие  причиной издания приказа:

     "В  связи с завершением строительства  нового учебного корпуса по  ул. Металлистов, д. 37а

     ПРИКАЗЫВАЮ: …"

     Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются  в разъяснении или обосновании.

     Распорядительная  часть приказа излагается в повелительной  форме от первого лица единственного  числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами  без разрядки с новой строки, от края левого поля.

     Распорядительная  часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных  по характеру действий.

     Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя  или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого  действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным  подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта  приказа содержит только одно задание  с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

     Количество  исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

     Приказы подписываются руководителем организации  или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец  приказа по основной деятельности: (см. приложение). 

Пример  оформления бланка образца  приказа: 

     Администрация N-ской области

     Управление  школ

     ПРИКАЗ

97. №42

     г. N-ск

     О подготовке школ области к новому

     учебному  году 

     В целях своевременной  и качественной подготовки школ к новому учебному году

     ПРИКАЗЫВАЮ:

     1. Начальнику ремонтно-строительного  управления Иванову А.А. совместно  с начальником финансового управления  Петровым П.П. и директорами  школ предоставить смету расходов  на ремонт школьных зданий  до 01.06.97.