Особенности составления и оформления распорядительных документов

 

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЮ

ТЕМА:

ОСОБЕННОСТИ  СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ  РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                     Выполнил: Васильева  Анастасия

                                                                                                                                          Васильевна                                                                                                                                                                                                                                           

                                                                                Проверил: к.фил.н., доц.          

                                                                                             каф. РЯЛ иМП Н. В. Кожушкова.

 

 

Магнитогорск

2012

 

 

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение………………………………………………………………………………………….3

1. Процедура составления и оформления распорядительных

документов……………………………………………………………...............................8

1.1.Процедура издания  распорядительных документов в

условиях коллегиального принятия решения…………………………………………...8

1.2.Процедура издания распорядительных документов в

условиях единоличного  принятия решения…………………………………………...11

1.3. Правила и требования ГОСТ  Р 6.30-2003………………………………………….13

2. Оформление распорядительных документов…………………………………………........17

         2.1.Приказ…………………………………………………………………………………17

         2.2. Распоряжение, указание……………………………………………………………..20

         2.3. Постановление, решение………………………………………….............................20

3. Регистрация, контроль и хранение  распорядительных документов……………………..24

         3.1. Регистрация и контроль документов……………………………………………….24

         3.2. Хранение документов………………………………………………………………..25

Заключение……………………………………………………………………………………...27

Список литературы……………………………………………………………………………..29

Приложение……………………………………………………………………………………..31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

 

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в-третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

 

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

 

Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяют большое внимание.

 

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

 

По мнению специалистов - документоведов, документ представляет содой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

 

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

 

• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

 

• распорядительные документы предприятия (приказы но основной деятельности, распоряжения, решения);

 

• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

 

• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

 

• информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

 

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

 

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В своей работе я более подробно рассмотрела систему распорядительной документации.

 

Цель работы - рассмотреть этапы подготовки и правила оформления распорядительных документов.

 

Задачи работы:

 

1. дать классификацию распорядительных  документов;

 

2. определить этапы подготовки  распорядительных документов в  зависимости от условий принятия  решений;

 

3. рассмотреть правила оформления  распорядительных документов.

 

Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

 

При изучении данного вопроса использовались ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.

 

Также при определении этапов подготовки распорядительных документов использовался учебник «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.

 

При изучении правил оформления распорядительных документов применялся учебник «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документа-ции. Требования к оформлению документов» Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф., а также учебно-методический комплекс «Документоведение и делопроизводство» Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н.

 

Большую помощь при написании работы оказал учебник под ред. В.А. Кудряева «Организация работы с документами», а также остальная литература и ресурсы интернета указанные в списке литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Процедура составления и оформления распорядительных документов

1.1 Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения

Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих действующим законодательными правовым актам.

При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

 

1) Подготовка материалов к заседанию  коллегиального органа.

2) Внесение материалов на рассмотрение  коллегиального органа.

3) Обсуждение вопроса (подготовленных  материалов) на заседании коллегиального  органа.

4) Принятие решения по рассмотренным  материалам.

5) Оформление протокола заседания.

6) Издание распорядительного документа.

7) Доведение решения до исполнителей  [1]

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с