Характеристика организационно распорядительных документов

Министерство  образования и науки Российской Федерации 

Нижнетагильская государственная социально-педагогическая академия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по документоведению 

Общая характеристика распорядительных документов 
 
 

                                                                                                     
 

                                                                         Исполнитель:

                                                                         Студент 521 Д группы СГИ ОЗО

                                                                          

                                                                                      Руководитель:

                                                                          Пермиков А.А.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Нижний  Тагил

2007г 

План

1. Введение.
2. Основная часть.

2.1 Подготовка  распорядительных документов.

2.2 Приказ.

2.3 Распоряжение.

2.4 Решение.

2.5 Протокол.

3. Вывод.
4. Список литературы.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Введение 

   Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Организационно - распорядительные документы – это документы, в которых фиксируется решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власти, организаций и должностных лиц.

 Основное  назначение распорядительных документов – регулирования деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

 Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1        Подготовка распорядительных документов 

 Процедура издания распорядительных документов в условиях единоналичного принятий решений – приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:

1. Инициирования решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Внесения проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.
6. Подписания документа.
7. Доведения распорядительного документа до исполнения. [ 5,106 ]

 Подготовка  проекта распорядительного документа  может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или  отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создавать рабочие группы, привлекаться ученые или квалификационные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качества документа, - достойная компетентность лиц, его готовящих. [ 3,95 ]

 Проекты распорядительных документов, принимаемыми коллегиальными органами принимаются  на заседаниях. В ходе обсуждения в  них можно вносить поправки и  дополнения. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись

 Особое  значение придается доведения распорядительного документа до исполнения. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.[ 3,100]

2.2                              Приказ 

 Приказ – это правовой акт руководителя органа государственного управления, государственной организации, коммерческой фирмы, содержащий обязательные поручения для подчиненных организаций, структурных подразделений и рядовых работников в целях решения текущих и перспективных задач, вытекающих из них практической деятельности.           Приказ является одним из видов документов, составляющих систему распорядительной документации, в состав которой кроме приказа входят такие виды документов, как постановление, указание, решения и распоряжения.

 Приказы подразделяются на три группы:

1. приказы по организационным вопросам;
2. приказы по основной деятельности;
3. Приказ по личному составу.[2,143]

 Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделения, внесшим проект, руководителями службы ДОУ и юридической службы. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переписке и повторному согласованию.[5,68]

 В состав реквизитов приказов могут входить  следующие: 01 Государственный герб РФ, 04 код организации, 05 код формы  документа, 06 наименование организации, 07 справочные данные об организации, 08 наименования вида документа, 09 дата, 10 регистрационный номер документа, 12 место составления документа, 13 гриф ограничения доступа к документу, 17 заголовок к тексту, 19 текст. [2,143]

 Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

 Распорядительная  часть должна содержать перечисленные  предписываемых действий с указанием  исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

 Последний пункт распорядительной части может  содержать сведения о подразделении  или должностном лице, на которое  возлагается контроль за исполнением  приказа.

 Проект  приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом размером № 13 либо № 14. Дата оформляется цифровым или словесно – цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.

 Копии приказов или их размножение экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и  направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.[5,69] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                        Распоряжение 

 Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенный должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано

 Эту форму документа используют руководители государственных органов, министерств, администраций местных органов власти, а также организаций, предприятий и фирм.

 Распоряжения  являются подзаконными актами и делятся  на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

 Распоряжения  готовятся и оформляются аналогично приказам. Распоряжения, как и приказы, могут оформляться на специальном бланке – бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа – распоряжение. Состав реквизитов распоряжения таков же как и у приказа. Текст документа зачастую не содержит констатирующей части. В тех же случаях, когда распоряжения имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова «предлагаю» или «обязываю». [4,56] 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.                           Решение

 

 Решение – представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств комитетов, общественных организаций, учебных советов, а также советов директоров организаций в целях разрешения принципиальных вопросов их деятельности.[2,156]

 Решения печатаются на стандартном бланке протокола  или на общем бланке организации  формата А4 и имеют следующие реквизиты:

1. Наименования документа – решение печатается от границы верхнего поля прописными буквами и выравнивается по центру.
2. Дата и номер документа. Дата оформляется цифрами или словесно – цифровым способом;
3. Наименования коллегиального органа;
4. Заголовок (печатается, если решения касается одного вопроса);
5. Основной текст решения.

 Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.

 В констатирующей части кратко излагаются цели, задачи или основания решения. Ели решения издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

 Если  решение вводит в действие какие  – либо документы, то они оформляются  в виде приложений.

 Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами  и включает наименование должности  лица, председательствовавшего на собрании, его личную подпись, расшифровку  подписи. Расшифровка подписи располагается  на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.[5,72] 

4.                            Протокол

 

 Протокол - документ, в котором фиксируется  ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

 Записи  во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается  на секретаря коллегиального уровня или службы ДОУ и сотрудников  подразделения.

 Подлинники  документов по вопросам, рассмотренным  на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятиях решениях.

 В водной части оформляются следующие  реквизиты:

1. Председатель или председательствующий.
2. Секретарь.
3. Список присутствующих.
4. Повестка дня.
5. Докладчики по каждому пункту повестки дня.

 Протокол  подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой  протокола является дата заседания.

 Протоколы совместных заседаний имеют составные  номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших  участия в заседании.

 Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4  и имеют следующие реквизиты.

1. Наименования документа.
2. Вид заседания, совещания.
3. Место проведения заседания.
4. Дата и номер протокола.
5. Подпись.
6. Наименования должности.
7. Расшифровка подписи.
8. Гриф.
9. Номер экземпляра.
10. Копии протоколов.