Распорядительные документы

    Распорядительные  документы – документы, которые необходимы для принятия каких-либо действий по основным вопросам компетенции организации. К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания, распоряжения.

    Все распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения, постановления) оформляются по одной схеме, различие между ними заключается в том, что в документах между распорядительной и констатирующей частью стоят разные слова («РЕШАЕТ» - в решении; «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлении и т.д.)

    Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положения противоречащих законодательно-нормативным актам.

    Подготовка  всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

    Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

Для постановлений и решений добавляется:

• Стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

    Подготовка  проекта распорядительного документа  может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или  отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц , его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать свои мысли).

    Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

    Первая  стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого, - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов по данному  и аналогичным вопросам.

    Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по  предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это следует сделать на черновике, а затем отредактировать уточнить части в порядке согласования.

    Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимосвязанных  частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом  случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

    Основную  нагрузку в распорядительном документе несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») в постановлении;  «решает» («решил») – в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «обязываю» - в указании; «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

    В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д. организаций, действующих на принципе единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»). В распорядительных документах 4коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («приказывает», «постановляет»).

    Слова  «ПОСТАНОВЛЯЕТ («ПОСТАНОВИЛ»), «РЕШАЕТ («РЕШИЛ»), «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлении и решении перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.

    Затем с новой сроки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

    Если  распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать обмену предлагаемых работ.

    Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ должен иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, распоряжениях, решениях указывается лицо, на которое возлагается контроль зав исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

    Подготовив  текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят:

• Герб РФ или эмблема организации;
• Наименование учреждения;
• Название вида документа;
• Дата;
• Индекс/номер;
• Место составления;
• Заголовок к тексту;
• Текст;
• Подпись;
• Отметка о согласовании.

    Наименование  учреждения – наименование федерального органа исполнительной власти;

    Название  вида документа –приказ/ распоряжение/ указание/ постановление/ решение;

    Датой распорядительного документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

    Распорядительные  документы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно). Номер состоит из знака «№» и порядкового номера документа.

    Заголовок к тексту должен кратко и точно  отражать содержание текста распорядительного документа. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулиру6ется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Точка в конце заголовка не ставится. Печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

    Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 14 через 1,5 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст распорядительных документов может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части излагаются события, факты, послужившие для издания  документа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Обычно завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и т.д. (в зависимости от вида документа), которое печатается в разрядку.

    Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием  исполнителя каждого действия и  сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

    Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными  учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Проекты распорядительных документов визируются составителем проекта и руководителем структурного подразделения. Вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

    Виза  юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным акта, а также  о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых  органов(например, суда). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.

    Согласование  проводит структурное подразделение  или лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены изменения, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно проверяются. При этом следует обратить внимание на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

    Проекты распорядительных документов, принимаемых  коллегиальными органами – постановлений  и решений, - обсуждаются и принимаются  на заседаниях. В ходе обсуждения в  них можно вносить поправки и  дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

    Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся. Возражения по проекту распорядительных документов, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.  Если в документ вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

    Полностью подготовленный проект документа предоставляется  на подпись. Распорядительные документы  подписывает руководитель или е  го заместитель, в соответствии с его должностными обязанностями. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта указываются на самом документе.