ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ
НАУК
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И
ДОУ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
____Документоведение____
ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель
студент(ка) 2 курса
______________________
И. В. Завьялова
группы № 12 ДиА137з
(подпись, дата)
(И.О.Ф.)
Преподаватель,
_______________________
Т.Н. Кондратьева
К. и. н. доц.
(зачтено, не зачтено,
(И.О.Ф.)
подпись, дата)
Заведующий ОДО и ОЗО
________________________
Э.Р. Диньмухаметова
(подпись, дата)
(И.О.Ф.)
Регистр. № ___________
Тюмень 2015
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Документы сопровождают
любую часть нашей жизни: рождение, окончание
школы, института, поступления на работу,
выход на пенсию, фиксируют состояние
нашего здоровья на протяжении всей нашей
жизни.
На сегодняшний день
любая профессиональная деятельность,
частная или государственная, тесно связана
с оформлением и ведением определенных
документов. Документы разнообразны: учредительные
документы, устав фирмы, договора, ряд
бухгалтерских документов, кадровых, организационно-распорядительных
и т.д. Каждый из этих документов имеет
определенное значение и несет в себе
ряд функций. Поэтому у каждого документа
есть свои правила работы с ним.
В сфере рыночной
экономики очень важно правильно построить
работу с документами, чаще всего успех
фирмы зависит от правильно организованной
службы делопроизводства. Для этого нам
понадобится не только знание делопроизводства,
но и знание, как грамотно оснастить рабочие
места компьютерной техникой, выбрать
прикладное ПО, и базу данных для хранения
информации. На сегодняшний день в сфере
делопроизводства идут глобальные изменения,
связанные с внедрением новейшей техники
и технологии в обработку, передачу и хранение
документов, это более высокий уровень
технологического процесса, позволяющий
кардинально повысить производительность
и качество делопроизводства. В связи
с этим предъявляются более высокие требования
к квалификации и уровню подготовки работников
в сфере делопроизводства. В данной контрольной
работе будет рассмотрены распорядительные
документы. Они являются очень важным
звеном в сфере управленческой деятельности
организации. Распорядительные документы
регулируют деятельность, с помощью которой
осуществляются функции и задачи, поставленные
перед организацией, причем это не зависит
от характера деятельности и правовой
основы организации.
С помощью распорядительных
документов: совершенствуется организация
управления, совершенствуются способы
и средства осуществления основной деятельности,
разрешаются многие возникающие проблемы
и ситуации.
Поэтому актуальность данной темы высока,
так как без комплекта распорядительных
документов управление организацией,
предприятием или отраслью и т.д., на любом
уровне, в том числе и на государственном,
будет крайне затруднено.
К изучению распорядительной документации
обращались многие авторы. Одним из них
является А.Ю. Чуковенков1.
В своей книге «Правила оформления документов»
он подробно описал реквизиты, используемые
при составлении организационно – распорядительной
документации с опорой на ГОСТ Р 6.30 – 20032.
Комментирование всех пунктов из ГОСТа
Р 6.30 – 2003 дает не только знание перечня
реквизитов, а также понимание их сути
и практического применения.
Также оформлению документов посвящено
немало страниц в учебном пособии В.В.
Паневчик «Делопроизводство»3.
В данной книге рассказывается об особенностях
оформления приказов по личному составу.
Объектом исследования являются распорядительные
документы, предметом – их подготовка,
составление и оформление
Целью данной работы является изложение
изученного материала по дисциплине «Делопроизводство»
на тему «Этапы подготовки и оформления
распорядительных документов».
Основные задачи, поставленные в данной
работе:
1. определение основных понятий данной
темы;
2. описание подготовки, составления и
оформления распорядительных документов;
3. изучение приказов по личному составу.
При написании данной работы были использованы
следующие методы: аналитический метод
помог проанализировать распорядительную
документацию; сравнительный метод помог
выявить общее и различное в составлении
и оформлении распорядительных документов;
описательный – изложение данный и характеристика
объекта исследования.
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Понятие распорядительного
документа
Одна из форм исполнительно-распорядительной
деятельности организаций, учреждений,
предприятий – издание распорядительных
документов, посредством которых решаются
важнейшие вопросы управления. В соответствии
с действующим законодательством органы
управления издают следующие распорядительные
документы: приказы, постановления, распоряжения,
указания, решения. Все распорядительные
документы должны строго соответствовать
закону, ни один из них не может содержать
положений, противоречащих закону. Решения,
постановления и приказы издают во всех
случаях, когда необходимо принять нормативный
или индивидуальный акт по основным вопросам
компетенции организации. Распоряжения,
указания издаются по оперативным вопросам
и для организации исполнения постановлений,
решений и приказов4.
Распорядительный документ
– вид письменного документа, в котором
фиксируется решение административных
и организационных вопросов, а также вопросов
управления, взаимодействия, обеспечения
и регулирования деятельности органов
власти, учреждений, предприятий, организаций,
их подразделений и должностных лиц.
Распорядительные документы
необходимы для того, чтобы регулировать
деятельность, с помощью которой осуществляется
реализация функций и задач, поставленных
перед организацией, независимо от характера
и содержания деятельности организации,
ее организационно-правовой формы и других
факторов.
С помощью распорядительных
документов совершенствуются организационная
структура организации, содержание, способы
и средства осуществления основной деятельности,
обеспечение организации всеми видами
ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие
проблемы и ситуации.
К распорядительным документам
относятся: постановление; решение; приказ;
распоряжение; указание.
Распорядительные документы
содержат юридически властные предписания
субъектов исполнительной власти, адресатами
которых являются конкретные организации,
структурные подразделения, должностные
лица или работники. Эти предписания являются
юридическими документами, вызывающими
возникновение конкретных административно-правовых
отношений. Таким образом, в юридическом
плане распорядительные документы относятся
к правовым актам5.
При проставлении необходимых
стандартных надписей, установленных
правилами документирования, выполняются
типовые управленческие действия, связанные
с согласованием, подписанием, утверждением
этих документов, доведение их до сведения
работников под расписку. При этом на документах
проставляются: подпись, гриф утверждения,
визы согласования и ознакомления и т.д.
Отдельные надписи, являющиеся обязательными
элементами оформления официальных документов,
называются реквизитами документа6.
1.2. Виды распорядительных
документов
Выделяют следующие виды распорядительных
документов: приказ, распоряжение, указание,
решение, постановление.
Приказ – это официальное распоряжение
органа власти (войскового начальника,
начальника учреждения) обращенное обычно
к подчиненным и требующее выполнения
определенных действий, соблюдения тех
или иных правил или устанавливающее какой-нибудь
порядок, положение7.
Приказы по содержанию и способам
оформления бывают двух видов: по основной
деятельности; по личному составу.
Приказы по основной деятельности
регулируют: деятельность самой организации
по вопросам ее создания, реорганизации,
ликвидации, ее структурных подразделений,
коллегиальных органов и порядок их работы;
организационно-правовое положение сотрудников;
порядок финансирования, материально-технического
обеспечения, научно-техническую политику,
информационную и документационную деятельность,
социальные вопросы, а также порядок осуществления
специальных для каждой организации видов
деятельности (для вузов, например, учебной
деятельности)8.
Приказы по личному составу
(так называемые кадровые приказы) регулируют
прием, перемещение, увольнение работников,
предоставление всех видов отпусков, присвоение
или утверждение разрядов, вынесение взысканий,
поощрений, награждение9.
Распоряжение – 1) один из видов
подзаконных актов (Президента РФ, Правительства
РФ и др.), акт органа власти или управления,
изданный в рамках его компетенции и имеющий
обязательную силу физических и юридических
лиц, которым адресовано; 2) обязательное
указание, приказ, составляющий содержание
некоторых сделок10.
Правовой акт - документ, содержащий
подзаконное официальное решение, принятое
органом исполнительной власти или должностным
лицом в односторонне-властном порядке
и с соблюдением установленной процедуры
по тому или иному вопросу, отнесенному
к его компетенции, облеченное в предусмотренную
законом форму и порождающее юридические
последствия11.
Постановление - правовой акт,
принимаемый высшими и некоторыми центральными
органами федеральной исполнительной
власти, действующими на основе коллегиальности,
а также представительными и коллегиальными
исполнительными органами субъектов Российской
Федерации в целях разрешения наиболее
важных и принципиальных задач, стоящих
пред данными органами, и установления
стабильных норм и правил12.
Решение - правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными органами
учреждений, организаций, предприятий,
фирм в целях разрешения наиболее важных
вопросов их деятельности. Решения издают
муниципальные органы управления, советы
директоров, правления кооперативов, общие
собрания акционеров, ученые, методические,
педагогические советы и др13.
Распоряжение - правовой акт,
издаваемый единолично руководителем
коллегиального органа государственного
управления в целях разрешения оперативных
вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный
срок действия и касается узкого круга
организаций и должностных лиц14.
Указание - правовой акт, издаваемый
органом государственного управления
преимущественно по вопросам информационно-методического
характера, а также по вопросам, связанным
с организацией использования приказов,
инструкций и других актов данного органа
и вышестоящих органов управления15.
С точки зрения принятия решений
распорядительные документы делятся на
две группы. К первой группе относятся
документы, создаваемые в условиях коллегиальности
(коллегией, собранием, советом, правлением
или другим коллегиальным органом управления).
К ним относятся постановления, решения.
В условиях коллегиальности
совместно обсуждаются наиболее важные
и сложные вопросы деятельности организации,
отрасли и т. д. Решение, выраженное затем
в форме распорядительного документа,
также принимается совместно. На основе
коллегиальности действуют федеральное
правительство, представительные органы
и правительства субъектов федерации
и органов местного самоуправления, государственные
комиссии и комитеты, коллегии министерств
и ведомств, высшие органы управления
акционерных обществ и др. В органах управления,
действующих на основе коллегиальности,
их руководители имеют право принимать
единоличные решения по достаточно узкому
кругу вопросов и издавать в пределах
своей компетенции другие виды распорядительных
документов. Так, если кабинет Министров
РФ издает постановление, то Председатель
кабинета Министров РФ - распоряжение.
Ко второй группе относятся
документы, создаваемые в условиях единоличного
принятия решений (на основе единоначалия)
должностным лицом, как правило, руководителем
организации, а в отдельных случаях руководителями
других уровней - заместителями руководителя,
руководителями структурных подразделений
организации в пределах их компетенции.
К таким документам относятся приказ,
распоряжение, указание.
В условиях единоначалия право
принятия решений по любому вопросу управления
принадлежит руководителю организации,
что увеличивает оперативность управления
и персональную ответственность за принятые
решения. В условиях единоначалия действуют
федеральные министерства, администрации
субъектов Российской Федерации и других
территориальных образований, органы
исполнительной власти организаций, учреждений,
предприятий, фирм16.
2. ПОДГОТОВКА, СОСТАВЛЕНИЕ
И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Основные этапы
подготовки распорядительных документов
Можно выделить следующие стадии
подготовки распорядительного документа
: изучение существа вопроса; подготовка
проекта документа; согласование документа;
подписание документа17.
Текст распорядительного документа
состоит из двух частей: констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть является
введением в существо рассматриваемого
вопроса, призвана объяснить, чем вызваны
распоряжения.
Основную нагрузку в распорядительных
документах несет распорядительная часть,
которая излагается в повелительной форме.
В зависимости от вида документа она начинается
словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлении;
«РЕШАЕТ» («РЕШИЛ») – в решении; «ПРЕДЛАГАЮ»
- в распоряжении; «ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказе.
Вид распорядительного документа предопределяет
и характер изложения его текста.
Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШАЕТ»
(«РЕШИЛ»), «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются
прописными буквами от поля отдельной
строкой, отделяя констатирующую часть
документа от распорядительной.
Затем с новой строки с абзаца
следует текст постановляющей части. К
формулировкам этой части документа предъявляются
особенно жесткие требования. Они должна
быть конкретными, не противоречить по
смыслу ранее изданным распорядительным
документам, четкими и ясными, не допускающими
различных толкований.
Если распорядительная часть
предполагает различные по характеру
действия и нескольких исполнителей, она
делится на пункты, которые нумеруются
арабскими цифрами. В каждом пункте указываются
исполнитель (организация, структурное
подразделение, конкретное должностное
лицо, например, в приказах), предписываемое
действие и срок исполнения18.
Подготовив текст распорядительного
документа, приступаю к его оформлению.