Этапы подготовки и оформления распорядительных документов

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений – обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходу обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов предоставляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа19.

 

 

2.2. Правила оформления и составления распорядительных документов

 

 

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Таким образом, оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, их написание и расположение на бланке20.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе: права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов; состав применяемых в аппарате управленческих документов; компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов; порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью; обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования: обеспечение юридической силы документа; создание условий для оперативного исполнения документов; возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях); возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке21.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав ГОСТ Р 6.30 – 200322. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми23.

В разделе 2 ГОСТ Р 6.30 – 2003 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 – Государственный герб  Российской федерации;

02 – герб субъектов  Российской федерации;

03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 – идентификационный  номер налогоплательщика / код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные  об организации;

10 – наименование вида  документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер  документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 – место составления  или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения  документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии  приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования  документа;

24 – визы согласования  документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 – отметка о поступлении  документа в организацию;

30 – идентификатор электронной  копии документа24.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»25.

Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» установлены описание и порядок официального использования Государственного герба26.

Государственный герб Российской Федерации (многоцветный вариант) помещается на бланках: федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента РФ; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ; постановлений и распоряжений Правительства РФ; решений Конституционного Суда РФ; решений Высшего Арбитражного Суда РФ; Президента РФ; Совета Федерации Федерального Собрания РФ; Государственной Думы Федерального Собрания РФ; Правительства РФ; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента РФ; полномочных представителей Президента РФ в федеральном округе; федеральных органов исполнительной власти; Генеральной прокуратуры РФ; Уполномоченного по правам человека в РФ; Счетной палаты РФ; Центральной избирательной комиссии РФ; Центрального банка РФ.

Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещают на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте РФ; органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ; федеральных судов; органов прокуратуры РФ; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.

Изображение герба на бланках с угловым расположение реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки  с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ27.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланк организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код ОКПО включает 8 знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в бланках писем – под реквизитом «Справочные данные об организации», в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами28.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами29.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД)30. В документах, оформленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, вод формы документа проставляется, как и код организации, под наименованием вида документа справа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне31.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии)32.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)33.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД34.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания (принятия решения), дата акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ35.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается в инструкции по делопроизводству организации, номенклатуре дел и распорядительных документах организации36.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется только в письмах-ответах37.

Место составления и издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Место составления документа не указывается: если оно включено в состав наименования организации (например, Правительство Москвы); в письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите «Справочные данные об организации»)38.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже39.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения40.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату41.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа42.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа43.

Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации или субъекта РФ44.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)45.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документа (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования46.

Согласование документа оформляют визой согласования, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания47.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. Документы заверяют печатью организации48.