Правила составления и оформления документов по личному составу

           Трудовые книжки ведутся на  всех  работников,  проработавших  свыше  5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также  на  нештатных работников при условии, если они  подлежат  государственному  и  социальному страхованию.

            Лица,  поступившие  на  работу,  обязаны  предъявлять   администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.  Прием  на работу по совместительству, по трудовому  соглашению,  по  договору  подряда трудовая книжка не предъявляется.

           Лица, поступившие на работу впервые обязаны, представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту их  жительства,  а  уволенные из рядов вооруженных сил – военный билет.

            Заполнение  трудовой  книжки  впервые   производится   администрацией предприятия в присутствии работника  не  позднее  недельного  срока  со  дня приема на работу.

           Трудовая книжка должна оформляться  и в  дальнейшем  вестись   в  точном соответствии с  правилами,  изложенными  в  «Инструкции  о  порядке  ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».

           В соответствии с «Инструкцией»  в трудовую книжку вносятся:

              - сведения о работнике: фамилия,  имя,  отчество,  дата  рождения, образование, профессия, специальность;

              - сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;

              - сведения о награждениях и  поощрениях;

              -  сведения  об  открытиях,  на   которые   выданы   дипломы,   об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях  и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

           Взыскания в трудовую книжку  не записываются.

           Все записи о приеме на работу, переводе на другую  постоянную  работу, увольнении, о награждениях и поощрениях вносятся администрацией  в  трудовую книжку после издания соответствующего  приказа,  но  не  позднее  недельного сроке, при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой  книжке  должны строго соответствовать тексту приказа по личному составу.

            Записи  производятся  аккуратно,  перьевой  или   шариковой   ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.

           При оформлении трудовой книжки  сначала заполняется её титульный   лист, содержащий сведения о работнике.

          Фамилия, имя, отчество полностью, без сокращения или  замены  имени  и отчества инициалами и дата рождения указываются на  основании  паспорта  или свидетельства о рождении.

           Образование – среднее, среднее  специальное  и  высшее  указывается   на основании документов/аттестата, удостоверения, диплома).

           Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем  образовании также производится на основании  соответствующих  документов  (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).

            Профессия  или  специальность   указывается  в  трудовой   книжке   на основании записи в документе о полученной специальности, профессии.

            После  указания  даты  заполнения  трудовой  книжки  работник   своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

           Первую страницу (титульный лист)  трудовой  книжки  подписывает  лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится  печать  предприятия (или печать кадровой службы).

           В  тех  случаях,  когда   в  трудовой  книжке  заполнены   все  страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

            Вкладыш  вшивается  в   трудовую   книжку,   заполняется   и   ведется администрацией предприятия в том же порядке, что и трудовая книжка.

           Вкладыш без трудовой книжки  не действителен.

            О  выданном  вкладыше  на  титульном  листе  трудовой  книжки  вверху ставится штамп с надписью  «выдан  вкладыш»  и  указывается  серия  и  номер вкладыша. Здесь же при каждой последующей выдаче вкладыша ставится  штамп  и указывается серия и номер вкладыша.

            При  необходимости  дополнения  трудовой  книжки  вкладышем  выдается вкладыш нового образца, независимо от того, какую трудовую книжку  (вкладыш) о приеме на работу, переводах на  другую  постоянную  работу  и  увольнении, администрация предприятия обязана наклеить  вкладыш  книжки  (вкладыша)  под расписку в учетной карточке Т-2, в  которой  должна  быть  повторена  точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

           В случае необходимости администрация  предприятия выдает работникам  по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.

            При  увольнении  работника   все  записи  о  работе,  награждениях   и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время его работы на  предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью кадровой службы.

           Администрация обязана выдать  работнику  его  трудовую  книжку  в  день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

           При задержке выдачи трудовой  книжки по  вине  администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

            Если  работник  отсутствует   на  работе   в   день   увольнения,   то администрация  предприятия  в  этот  же   день   направляет   ему   почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

           Пересылка трудовой книжки почтой  с  доставкой  по  указанному  адресу допускается только с согласия самого работника.

           В случае  смерти  работника   трудовая  книжка  выдается  на  руки  его ближайшим  родственникам  под  расписку  или  высылается  по  почте  по   их требованию.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении  и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к конфиденциальной информации. Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок. В ходе выполнения контрольной работы, сравнив теоретическую часть с практической, было выявлено, что предприятие не всегда соблюдает правила оформления документации, правила ее хранения и ведения. Это приводит к потере и порче документов, а также нарушает работу предприятия, затрудняет поиск необходимой информации. Поэтому необходимо усилить контроль над данной сферой, периодически осуществлять проверку правильности ведения документации, постепенно вводить компьютерную форму ведения учета кадров.

   СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. В.И. Андреева. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие. – М.: «Бизнес-школа», 2000. – 224 с.
2. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1999. – 818 с.