Правила составления и оформления документов по личному составу

           Каждый  документ  личного   дела  заносится  в  опись   отдельно.  Опись составляется и подписывается работником, ведущим  кадровую  документацию,  с указанием даты формирования  личного  дела.  Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

           Личное дело ведется в одном  экземпляре. Работник,  ответственный  за  ведение  кадровой  документации,  обязан своевременно:

              - вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника,  биографических  данных,  семейном  положении,  месте жительства и т.п.;

             - приобщать к делу полученные документы.

            Основанием  для  внесения  изменений  и  дополнений  в  личное   дело является:

              - о  служебном  положении   –  приказ  руководителя  организации   о переводе;

             - об образовании – документы учебных заведений (диплом,  аттестат, удостоверение, свидетельство);

             - об изменении фамилии,  имени,  отчества  – приказ,  по  личному составу изданный на основании документов органов ЗАГС.

           Внесение в документы личного   дела  изменений  и  дополнений  со  слов сотрудника не допускается.

           Изъятие документов  из  личного   дела  может  быть  проведено  лишь  с разрешения руководства организации. Вместо изъятого  документа  вкладывается справка,  подписанная  работником,   ответственным   за   ведение   кадровой документации, с указанием, с какой целью и по  чьему  распоряжению  документ изъят, кому передан.

           При  увольнении  работника   в  личное  дело  помещается  заявление  об увольнении и копия приказа об увольнении.

           Личные дела учитываются в  журнале учета личных дел,  который  является основным  учетным   документом.   Количество   номеров   в  журнал   должно соответствовать количеству имеющихся личных дел.  При  увольнении  работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

           На лицевой стороне обложки   личного  дела  и  в   личной  карточке  Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

           Раз в год проводится проверка  наличия и состояния личных  дел,  о  чем составляется соответствующий акт.

           Личное дело может быть выдано  во  временное  пользование   по  запросу государственных  органов  сроком  до  15  суток  с  разрешения   руководства организации.

            Выдача  личного  дела  во  временное  пользование  осуществляется  по контрольной  карточке,  которая  ставится  на  место   выданного   дела.   В контрольной карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело и  ставится подпись лица, получившего дело.

           При возвращении дела  в   контрольной  карточке  указывается   дата  его возвращения, и она вкладывается в дело.

            Для  хранения  личных   дел   отводятся   специальные   шкафы.   Дела располагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся  личные дела только работающих сотрудников.

           Личные дела уволенных сотрудников  в конце года сдаются на  хранение  в архив учреждения или междуведомственный архив  по  личному составу,  о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

           При подготовке к архивному  хранению на каждого уволенного  может  быть оформлено самостоятельное дело. Однако  рациональнее  индивидуальные  личные дела объединять в одно дело,  не  превышающее  250  листов.  В  этом  случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри  дела  они располагаются в строго алфавите фамилий и отделяются друг  от  друга  чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества лица, на  которое заведено личное дело. К объединенному  делу  составляется  внутренняя  опись включенных в него личных дел с перечислением по  алфавиту  фамилий,  имен  и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются сведения  на это лицо. 

     1.4 Прием на работу. 

           Приём на работу в  фирму   обычно  сопровождается  созданием   следующих документов: заявления; анкеты; трудового  договора  (контракта);  приказа  о приеме на работу; личной карточки (форма Т-2).

           Заявление чаще всего пишется  от руки, но  фирма  может   иметь  заранее разработанную и тиражированную трафаретную  форму,  которую  поступающий  на работу   заполнит.   В   заявлении   указывается   должность,    структурное подразделение, куда просит принять на работу  заявитель,  и  условия  приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы  и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны  в  визах  или  резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

            Одновременно  с  заявлением  поступающий  предъявляет   паспорт   как документ,   удостоверяющий   личность   гражданина,   военный   билет   (для военнообязанных) и представляет трудовую  книжку  (если  лицо  поступает  на работу  впервые  –   справку   о   последнем   занятии).   Трудовая   книжка представляется как основной документ, характеризующий трудовую  деятельность поступающего на работу. Лица  в  возрасте  от  14  до  16  лет  обязаны  при поступлении на работу предъявить свидетельство о рождении.

           При  приеме  на  работу,  требующую  специальных  знаний,  поступающий предъявляет  диплом  или  иные  документы  о  полученном   образовании   или профессиональной подготовке.

           На практике поступающие, на работу обычно заполняют анкету (или  листок по учету кадров). Анкета является наиболее  удобным  обобщающим  документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется  от  руки  в  одном и должна  быть  без  помарок  и  исправлений.  Поэтому передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок её заполнения.

           Поступающий на работу подписывает  заполненную анкету  и  ставит  дату. Данные  анкеты  подтверждаются  предъявлением  соответствующих   документов: паспорта, военного билета, документов об образовании, трудовой книжки.

            По  желанию   поступающий   может   предъявить   характеристику   или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

           На заявлении о приеме на  работу проставляются визы лиц,  участвующих  в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

           При положительном решении вопроса  с поступающим на работу  заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

           Трудовой договор.

            Трудовой   договор   имеет   типовую   форму,   в   которую   вносятся индивидуальные   условия   работы   сотрудника,    должность,    должностные обязанности.

           Трудовой договор есть  соглашение  между  трудящимся  и  предприятием, учреждением,  организацией,  по  которому  трудящийся  обязуется   выполнять работу  по  определенной  специальности,  квалификации   или   должности   с подчинением внутреннему трудовому  распорядку,  а  предприятие,  учреждение, организация   обязуется   выплачивать   трудящемуся   заработную   плату   и обеспечивать  условия  труда,  предусмотренные  законодательством  о  труде, коллективным договором и соглашением сторон.

           Различаются основные и дополнительные  условия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о  работе по  одной  или  нескольким  специальностям   (должностям),   соответствующей квалификации; месте работ (предприятие, его  структурное  подразделение,  их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора  (контракта);  об условиях оплаты труда.

           К дополнительным относятся   условия  трудового  договора  (контракта), которые могут  касаться  любых  иных  вопросов  труда,  а  также  социально- бытового  обслуживания  работника.  В  обязанности  работника   могут   быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны,  достижение  определенных результатов труда.

           В соответствии со ст. 17 КЗОТ  трудовые договоры заключаются:

              - на неопределенный срок, т.е.  на постоянную работу;

              - на определенный срок не более  пяти лет;

              - на время выполнения определенной работы.

            Срочный  трудовой  договор   заключается  в  случае,  когда   трудовые отношения  не  могут  быть  установлены  на  неопределенный  срок  с  учетом характера предстоящей  работы  или  условий  её  выполнения,  или  интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом.

           Срочные трудовые договоры заключаются,  прежде  всего,  в  тех   случаях, когда  работа  не  имеет  постоянного  характера.  Например,  для  замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном  отпуске и т.д. День выхода  такого  работника  на  работу  и  будет  считаться  днем окончания срочного трудового договора, замещающим работником.  Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о временной и сезонной работе. 

     1.5 Перемещение. 

           Перемещение, перевод (назначение  на другую  должность)  фиксируется   в следующих документах: заявлении,  докладной  записке,  приказе  о  переводе. Заявление должно иметь визы руководителей  подразделений,  откуда  переходит работник и куда переходит. Внутри структурного подразделения  перевод  может оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. Оформление  перевода включает операции:

              - составление на основании заявления или служебной записки проекта приказа;

             - подписание приказа и его регистрация;

              - ознакомление с приказом работника, о чем  делается  пометка  на первом экземпляре приказа (ознакомительная виза);

              - на основании приказа о переводе делаются соответствующие  записи в форме Т-2 и дополнении к анкете в личном деле;

              - изменения (т.е. данные о переводе) на основании приказа вносятся в трудовую книжку.

           Таким образом, перевод требует  внесения  соответствующих  изменений  в целый ряд документов, то есть фиксируется несколько раз. 

     1.6 Увольнение. 

           Увольнение работника отражается  в документах: заявлении или   служебной записке или приказе об увольнении.

           На основании личного  заявления   или  служебной  записки   составляется проект приказа. Приказ подписывается и регистрируется.

           Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою визу. Одна копия приказа помещается  в  личное  дело,  другая  передается  в бухгалтерию.

            На  основании  приказа  делается  соответствующая  запись  в   личной карточке  (форма  Т-2),  после  чего карточка  переставляется  в картотеку уволенных лиц, где она помещается по алфавиту фамилий.

           Личное дело после помещения  в него приказа об  увольнении  закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение.

           В трудовой книжке, выдаваемой увольняющемуся, в  строгом  соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности  с  указанием даты и причины увольнения, и книжка выдается на руки увольняющемуся.

           Увольняющийся расписывается в  журнале регистрации  трудовых  книжек  о её получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и  основание её выдачи. 

     1.7 Трудовая книжка. 

           Трудовая книжка является основным  документов о  трудовой  деятельности работника.