Получение информации о деловом партнере: источники, организация и анализ информации

                                ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-НАПОМИНАНИЯ

Общество с  ограниченной ответственностью "СТРОЙ-ТАУН" 
Некрасовская ул., д. 8/10, Москва, 103031 
Тел.: (495) 325-91-21, факс: (495) 321-99-33 
E-mail: stroy@mtu-net.ru 
ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964,  
ИНН/КПП 77097033140/771002001 
28.02.2007 № 02-13/56  
На № _______ от ________ 
О выполнении условий договора  
поставки от 11.12.2006 № 8/17

     В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло  на себя обязательства поставлять в  наш адрес железобетонные изделия  различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля  месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная  для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени  не оформлена для отгрузки в наш  адрес.

     Напоминаем  Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.

     Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем  вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции  в размере 0,01% от общей стоимости  договора за каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

С.С. Ковалев 
315-44-98  
 

6. Исходящие документы: информационное письмо 

     Информационное  письмо – сообщает адресату о каком  либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационного  письма пропагандируют деятельность организации, выпускаемую продукцию и т.д.

     ОБРАЗЕЦ ИНФОРМАЦИОННОГО ПИСЬМА

Организационно-аналитическое                                   Префекту Восточного АО управление делами мэрии Москвы                               Б. В. Ульянову

Тверская ул ,д. 13                                                            Преображенская пл., д. 9

 Москва, 125032                                                               Москва, 107076

 Тел./факс 000-00-00

    

    

     06.11.2010 №2-26-145/2

     На  № ____ от _________

    

    

     О  совещании

    

    

         Доводим до Вашего сведения, что 13 декабря 2010 г в 11.00 состоится совещание руководителя Аппарата Правительства Москвы с руководителями      аппаратов префектур административных округов города Москвы, руководителями      структурных подразделений Аппарата Правительства Москвы.

         Совещание будет проводиться  в зале заседаний Правительства  Москвы.

    

         Приложение: повестка дня совещания  на 2 л. в 1 экз.

        

     С  уважением, 

     Начальник

     Организационно-аналитического

     управления  делами мэрии Москвы          Подпись             В.Л. Пуляев

    

     Иванов  И.И.

     000-00-00 
 

7. Внутренние документы:  инструкция, докладная  записка

      Разработка  инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа  занимается сотрудник, отвечающий за организацию  работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила  работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением  документов. Инструкция является нормативным  документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет  обязательный характер для всех работников.

     Инструкция  разрабатывается на основе законодательных  и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и  документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности  работы с документами, характерные  для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные  органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Иные организации также могут  использовать указанную типовую  инструкцию в той части, в какой  она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации[2].

     Инструкции  по ДОУ предназначена не только и  не столько для служб ДОУ, сколько  для работников подразделений организации, работающих с документами.

В процедуре  разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

●     сбор и анализ материала;

●     разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

●     внедрение инструкции в организации. 
 

ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ СЕКРЕТАРА  – РЕФЕРЕНТА 

________________________                                                         УТВЕРЖДАЮ

(наименование  общества)                                               Генеральный директор

                                                                                    ______________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

                                                                                      "___" _________ ____ г.

"__" _______ ____ г.

N ________________

секретаря-референта

генерального  директора 

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1.1.  Секретарь-референт  относится   к  категории  специалистов  предприятия, принимается и увольняется директором.

    1.2.  Основными  задачами  секретаря-референта   являются  организационные  и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

    1.4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

    - законодательными актами Республики  Беларусь;

    - Уставом предприятия;

    - Положением о функциональных  службах предприятия;

    - приказами (указаниями) руководства  предприятия;

    - нормативно-методическими материалами  по организации делопроизводства;

    - настоящей должностной инструкцией.

    1.5. На должность секретаря-референта  назначаются  лица  с  высшим,  средним

специальным  образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но  при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

    1.6. Секретарь-референт должен владеть  вопросами:

    - перспектив развития предприятия,  его финансово-хозяйственной деятельности;

    - организации работы с документами,  составления документации;

    - организации управленческого труда;

    - применение средств вычислительной  и организационной техники;

    -  перевода   служебной   документации  на  иностранный   язык  коммерческого партнера;

    - культуры  труда и служебной этики;

    - охраны  труда, техники безопасности и  противопожарной защиты. 

  

  2. ФУНКЦИИ

    На секретаря-референта возлагаются  следующие функции:

    2.1. Информационно-справочное обслуживание  по документам предприятия.

    2.2. Методическое руководство   и контроль за организацией  делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

    2.3. Документирование деятельности  совещательных органов предприятия.

    2.4. Оперативно-организационное обслуживание  руководства.

    2.5. Ведение о оформление кадровой  документации и учета (в случае  отсутствия инспектора по персоналу). 

     3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    Секретарь-референт должен:

    3.1. Осуществлять подготовку необходимых  документов, обеспечивать финансово-хозяйственную  деятельность предприятия.

    3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

    3.3.   Контролировать   качество   подготовки,   правильность   составления,

согласования,  утверждения  документов,  представляемых на  подпись  руководству предприятия.

    3.4. Осуществлять контроль исполнения  документов  и  поручений руководства, принимать  оперативные  меры,  направленные на своевременное и  качественное  их исполнение.

    3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения  их до непосредственных   исполнителей.   Проводить    анализ   справок   и   докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

    3.6.  Осуществлять  оперативную   связь  со  сторонними   организациями  (как коммерческими,  так  и  государственными)  и отдельными гражданами  по  вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

    3.7. Вести прием посетителей.

    3.8. Выполнять работу по документационному  обеспечению кадровой деятельности предприятия:

    - оформление приказов по личному  составу;

    - оформление личных карточек  формы _____ или личных дел;

    - оформление трудовых книжек;

    - оформление и ведение трудовых  контрактов (договоров);

    - оформление командировочных документов;

    - оформление листов нетрудоспособности;

    - ведение табеля учета рабочего  времени;

    - выдача справок о трудовом  стаже и зарплате.

    3.9. Обеспечивать выполнение машинописных  и копировально- множительных работ.

    3.10.   Использовать  ПЭВМ  как   средство  автоматизации   документационного обеспечения предприятия. 

    4. ПРАВА

    Секретарь-референт имеет право:

    4.1.  Запрашивать  от  функциональных  служб  необходимые материалы,  а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

    4.2. Рассматривать документы и  направлять их на  исполнение  руководителям и специалистам предприятия.

    4.3.  Требовать  от  исполнителей  доработки  документов,  подготовленных  с нарушением  установленных  правил  их  составления  и оформления (____________), международных правил оформления документов (ISO).