Получение информации о деловом партнере: источники, организация и анализ информации

ВВЕДЕНИЕ

     Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

     Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

     Совокупность  документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом.

     Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

     С делопроизводством тесно связана  другая отрасль деятельности - архивное дело.

     В соответствии с Федеральным законом  РФ от 22.10.2004 №125 архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов.

     Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. 

1. ПОЛУЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ О ДЕЛОВОМ ПАРТНЕРЕ: ИСТОЧНИКИ, ОРГАНИЗАЦИЯ И АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ

     Любая компания сталкивается с необходимостью наладить контакты с новым деловым  партнером. Как можно удостовериться в его благонадежности, достоверности  заявленной им информации?

     Основные  методы получения информации о деловом  патнере:

1.Заполнение  «карточки контрагента»

     Перед заключением договора с новым  контрагентом необходимо выслать по факсу или электронной почте «карточку контрагента» и предложить ее заполнить. В такой карточке предусмотрено заполнение основных сведений о компании (табл. 1).

Таблица 1 Карточка контрагента

     В случае когда сделка крупная и  товар отпускается с рассрочкой платежа (например, 30 календарных дней), запрашиваются  также копии свидетельства о регистрации и внесении соответствующей записи в ЕГРЮЛ и свидетельства о постановке на налоговый учет.

2.Поиск  дополнительной  информацию о контрагенте в интернете.

     Перед заключением важных контрактов необходимо собирать дополнительную информацию о  потенциальных контрагентах с использованием специализированных сайтов (табл. 2). 

Таблица 2 Адреса сайтов для сбора дополнительной информации о контрагентах

 
 

     В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» сведения ЕГРЮЛ являются открытыми и предоставляются любому лицу на платной основе.Заявление о предоставлении информации по сведениям ЕГРЮЛ по интересующей организации составляется в произвольной форме на имя начальника налоговой инспекции. На заявлении обязательно ставится печать.

     В полученной выписке из ЕГРЮЛ будут  содержаться общие сведения:  
- состоит ли компания на налоговом учете;

- кто  является учредителем (без паспортных  данных);

- каков  уставный капитал. 

     Расходы, произведенные в связи с оплатой  услуг по получению из ЕГРЮЛ данных по сторонней организации  не учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль (письмо УФНС по г. Москве от 22 декабря 2005 г. № 20 12/95335).

     Если  в базе ЕГРЮЛ не существует данных о контрагенте, то это означает следующее:

- согласно  ст. 48 ГК РФ предприятие-контрагент  не обладает правоспособностью; 
- поставщик вообще не является юридическим лицом (п. 3 ст. 49 ГК РФ); 
- хозяйственные отношения с несуществующим контрагентом не являются сделками вообще (ст. 153 ГК РФ).

4.Получение  данных о финансовом состоянии  контрагента в госстатистике.

     После запроса в органы госстатистики (ГМЦ РОССТАТА  о получении сведений о предприятии-партнере можно  получить данные из бухгалтерской отчетности интересующих компаний. В частности, бухгалтерский баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Все это позволит оценить в целом финансовую благонадежность контрагента.

5. Ежеквартальная  сверка данных .

     Контрагент  может внести изменения в сведения ЕГРЮЛ  всего за пять рабочих дней. Поэтому для лишней подстраховки необходимо включать  в договоры обязательство сторон информировать друг друга об изменениях в их реквизитах в определенный срок. Если цена сделки слишком велика, то необходимо осуществлять комплексную перепроверку данных раз в квартал.

6.Анализ  предварительных переговоров с  партнером 

     Всегда  должно настораживать, если деловой  партнер недоговаривает или скрывает информацию о себе. Если контрагент неохотно делится информацией, значит предоставление сведений о ней ему  не выгодно.

     Чтобы оценить будущего партнера необходимо  владеть следующей информацией:

- продолжительность и стабильность существования предприятия;

- наличие либо отсутствие дочерних и/или материнских компаний;

- изменялся ли фактический адрес, и если да, то по какой причине;

- изменялся ли состав учредителей, руководителей, и если да, то в связи с чем;

- наличие ликвидных активов;

- исполнение обязательств по кредитам и долгам (есть ли долги и какова динамика их погашения);

- наличие у предприятия долговременных партнеров и их отзывы о сотрудничестве.  
 
 
 
 
 
 
 
 

2. СТРУКТУРА  КОММЕРЧЕСКОГО ДОГОВОРА

Любой договор условно можно разделить  на четыре части:

1. Преамбулу  (или вводную часть).

2. Предмет  договора.

3. Дополнительные  условия договора.

4. Прочие  условия договора. 

       Преамбула (или вводная часть)

1. Наименование  договора (договор купли - продажи,  поставки, комиссии, транспортных услуг,  аренды, совместной деятельности  и пр.).

     Точное  название договора дает понять, какие  он определяет правоотношения. Однако необходимо помнить, что сущность договора вытекает не из названия, а из его  содержания. Но, если название отсутствует, договор сначала следует прочитать, чтобы понять, о чем он, а уж затем разбираться с ним по существу.

2. Дата  подписания договора. Она включает  число, месяц и год подписания. Со всеми этими реквизитами  связано правильное установление  момента заключения договора  и окончания срока его действия, а значит, и определенные юридические  последствия.

3. Место  подписания договора (город или  населенный пункт). Указание на  место совершения сделки - не простая  формальность, оно имеет иногда  большое юридическое значение. По  законодательству того места,  где совершается сделка, определяются: а) правоспособность и дееспособность  лиц, заключивших сделку, б) форма  сделки, в) обязательства, возникшие  из сделки (правда, в последнем  случае стороны в договоре  могут предусмотреть иное положение  - ст. 432 ГК РФ).

4. Полное  фирменное наименование контрагента,  под которым последний зарегистрирован  в реестре государственной регистрации,  а также сокращенное название  сторон по договору ("Заказчик", "Покупатель", "Арендатор"  и пр.).

5. Должности,  фамилии, имена и отчества лиц,  подписывающих договор, указания  на их полномочия на подписание  договора.

 
Предмет договора

     Данная  часть договора содержит его существенные условия:

1. Предмет  договора, т.е. о чем конкретно  договариваются стороны.

2. Обязанности  и права стороны по договору.

3. Обязанности  и права второй стороны по  договору.

4. Цена  договора и порядок расчетов  и др.

5. Срок  выполнения сторонами своих обязательств.

Конкретное  содержание этих условий зависит  от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

 
Дополнительные условия договора

     Настоящий раздел включает в себя условия, которые  не обязательно предусматривать  в каждом договоре, но которые тем  не менее существенно влияют на реализацию прав и обязанностей сторон.

1. Срок  действия договора.

     Его необходимо указать, даже если названы  сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет  предъявить соответствующие требования к контрагенту.

2. Ответственность  сторон.

     Она обеспечивает исполнение обязанностей сторонами в случае нарушения  условий договора одной из них. Обычно здесь определены различного рода санкции  в виде пени, неустойки, штрафа, уплачиваемых контрагентом, не выполнившим своих  обязательств в отношении одного из согласованных условий.

     При составлении договора можно предложить следующую методику определения  ответственности: против каждой обязанности  стороны должна быть предусмотрена соответствующая ответственность, в основном в виде штрафной неустойки. Это означает, что убытки при ненадлежащем исполнении обязательств контрагента могут быть взысканы с него сверх неустойки. Помните, что если такой вид ответственности отсутствует, неустойка является зачетной и убытки с контрагента можно будет взыскать в части, не покрытой неустойкой (ст. 394 ГК РФ).