Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения

   - порядковый номер дела (тома, части) по описи;

   - индекс дела (тома, части);

   -заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

   - даты дела (тома, части);

   - количество листов в деле (томе, части);

   - срок хранения дела.

   При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

   - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

   - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

   - порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;

   - порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;

   - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

   - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

   - графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.³³

   В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).³⁴

   Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием  его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к  описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

   На  основе описей дел структурных подразделений  составляется годовой раздел сводной  описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации  под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного  учреждения. Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе 3.7. Основных правил работы архивов организаций.  
 
 

   6. Сдача дел в архив

   Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Эта работа должна проводиться ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

   Дела  принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника  структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

   Сверенные с описью дела подбираются и увязываются  в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

   Дела  временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, "Основные правила ведомственных архивов" разрешают хранение этих дел "централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях" до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

   Дела  постоянного срока хранения в  установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.  
 
 
 
 
 
 
 

Заключение  

     Работа с документами должна  иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.  

     Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Нормативно-правовые акты

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 72.  
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 123.  
3. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 2.1.  
4. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 2.2.

5. Основные  правила работы архивов организаций,  одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 3.5.

6. Основные  правила работы архивов организаций,  одобренные решением Коллегии  Росархива от 6 февраля 2002 г. –  Раздел 3.6

7. Основные  правила работы архивов организаций,  одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 3.7.

8. "Основы  законодательства Российской Федерации  об Архивном фонде Российской Федерации и архивах". — М.: Государственная архивная служба России, 1993, ст. 6. 
9. . "Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах". — М.: Государственная архивная служба России, 1993, ст.13.

Учебно-методическая литература

10. Андреева  В.И. Делопроизводство: Практическое  пособие/ Издание 9-е, исправленное  и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.

11. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова  Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под  ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ  – ДАНА, 2001.

12. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.

13. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.  
14. http://www.termika.ru