Оформление  дел проводится работниками службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.¹²

   В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

   - подшивку или переплет дела;

   - нумерацию листов дела;

   - составление листа-заверителя;

   - составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

   - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). ¹³

   Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

   - не проводить систематизацию документов в деле,

   - не нумеровать листы дела,

   - не составлять заверительные надписи.¹⁴

   При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.¹⁵ 

   Дела  постоянного хранения, состоящие  из особо ценных документов или неформатных  документов, хранятся в закрытых твердых  папках с тремя клапанами с  завязками или в коробках.¹⁶

   При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

   В конце каждого дела подшивается  чистый бланк листа-заверителя, а  в начале дела (для учета особо  ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела. ¹⁷

   В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.¹⁸

   При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

   - листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

   - фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

   - сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

   - лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

   - подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

   - подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

   - в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

   - при наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.¹⁹

   Для учета количества листов в конце  дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

   Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, которая приводится в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

   В листе-заверителе дела указываются  цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.²⁰

   Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. ²¹

   Для учета документов постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела²² – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.²³

   Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

   Внутренняя  опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. ²⁴

   Изменения состава документов дела (изъятия, включения  документов, замена их копиями и  т.д.) отражаются в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие  акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.²⁵  
 

4.Оформление обложки дел

   Дело  считается заведенным после включения  в папку для хранения первого  исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.²⁶

   На  обложку заведенного дела выносятся  следующие сведения:

   - название организации;

   - название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;

   - индекс дела по номенклатуре дел;

   - заголовок дела;

   - срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).

   На  обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.²⁷

   При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.²⁸

   Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.²⁹

   После завершения дела на его обложке указываются  следующие данные:

   - количество листов в деле;

   - дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;

   - архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

   Требования  к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72.

5. Составление и оформление архивных описей дел

   Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.³⁰

   Описи составляются отдельно:

   - на дела постоянного хранения;

   - дела временного (свыше 10 лет) хранения;

   - дела по личному составу;

   - дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела , научные отчеты по темам и т.п.).

   Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.³¹

   В организации, в каждом структурном  подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.³²

   Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

   Описательная  статья описи дел структурного подразделения  включает в себя следующие элементы: